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1 第四章 采购管理制度 一、目的： 为了规范物资采购管理工作，提高采购资金的使用效益，完善物资设备采购管理监督机制，保证物资设备采购管理工作规范、高效、廉洁运行，特制定本制度。 二、适用范围： 凡公司所需办公物品、医疗器材、药品耗材、电器设备、劳保用品、维修材料等采购，均适用于本制度。 三、内容： 1、 总则 为加强采购部门的管理工作，提高采购工作的效率，保质保量保时的完成各部门、科室的采购计划。所有的采购人员及相关需要采购人员均应以本制度为依据开展物品采购工作。 2、 采购基本流程 采购申请 采购需求 采购计划 寻找供货商 询价、比价、议价 采购洽谈 合同的签订（确定付款条件、配送方式、售后服务） 交货验收（库管） 质检（不合格退货） 入库 计划对账 财务结算 物品采购流程图： 采购需求申请 采购需求申请 分管领导审批财务部确认付款条件及帐期 分管领导审批 财务部确认付款条件及帐期 总经理审批验收不合格入库退货计划对账 总经理审批 验收 不合格 入库 退货 计划对账 财务结算 财务结算 1） 采购计划： 采购员应根据请购单和公司库管计划制订采购计划。 2） 供应商的选择和考核： 物资设备采购相关部门、科室应对供应商资质、信誉等情况的真实性、合法性和完整性进行初审。合格供应商资质证明一般包括：营业执照、税务登记证、法人证明或法人委托书、特殊行业管理生产许可证明、产品质量证明书、年度审验证明书、产品质量检验或鉴定报告等。 3）询价、比价、议价： 采购部门根据申请部门的需求进行市场调研，要求至少不低于3家商家进行询价、比价，并记录存档。需要走招标程序的，根据公司相关制度执行。 4）合同的签订： 买卖双方经过询价、报价、议价、比价及其它过程，最后双方签订有关协议，合约即告成立。采购合同的签订要根据采购商品的要求、供应商的情况、企业本身的管理要求、采购方针等要求的不同而各不相同。需与财务部核实确定付款条件、货运方式、售后服务等情况。 5）交货验收： 采购员必须确定货物品种、数量、质量、交货期的正确无误。以采购员的确定和合同为验收数据。 6）质检： 货物质检合格则入库，不合格的，需安排补救和退货。 7）财务结算：货物入库后，财务结算。 说明：若采购物品无需走合同的（办公耗材等），采购申请流程走完后直接进行实物采购。 3、申请商品采购流程图 总经理审批 总经理审批 1）各部门提出采购需求， 2）采购部制定采购计划，由采购部负责人报分管领导、财务（超过5万的才上报财务申批）、总经理审批； 3）审批通过后，由采购部下单。 4、申请付款流程图 根据供应商帐期限 根据供应商帐期限 采购部审批采购人对账采 购部门负责人/财务部/总经理审批 采购部审批 采购人对账 采 购 部门负责人/财务部/总经理审批 财务部付款 财务部付款 采购商品入仓后，做应付款计划； 计划主管根据供应商账期核对成本金额和付款金额是否一致，不一致的找出原因，调整成本金额直至与付款金额一致后做应付款； 采购部审批到期应付款； 分管领导/总经理批准付款。 库管验货5、商品到货验收流程 库管验货 进 库成本会计审核入库单库管打入库单 进 库 成本会计审核入库单 库管打入库单 库管根据供应商送货单验收产品； 验收后打入库单，核对入库单金额是否与送货单金额一致，一致后方可审核入库，不一致需报采购审核，采购在当日给予答复。 同意退单6、退货流程 同意 退单 退货申请单供应商仓库采购部审核 退货申请单 供应商 仓库 采购部审核 报损 报损 退货部门填写退货申请单，写明原因； 采购部根据供应商合同和合作情况，审核退货申请； 审核通过可退回库管，库管每周以供应商为单位做退货单； 不能退回供应商的，做报损处理，报损比例不得超过0.5%。 四、 采购管理制度： 1、 建立供应商资料管理（表）册，售后服务管理表； 2、 建立、建全比价制度，保证采购产品的质优价廉； 3、每月末将本月付款、欠款、欠票情况进行汇总、总结，并提出下月用款计划； 4、签订采购合同后，应全面了解发货情况，如不能及时供货，应将原因提前两日通知请购部门或请购人； 5、所有货物一律开箱验收，发现问题及时和供应商联系，尽早解决； 6、验收合格后应在一个工作日内办理入库手续。 五、采购部职责 采购部工作职责 1.制定并完善采购制度和采购流程： （1）根据本院的长期计划，拟定采购部门的工作方针和目标； （2）负责制定采购方针、策略、制度及采购工作流