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PAGE PAGE 1 论金蝶EAS财务软件系统初始化 　　摘要：目前财务软件的使用已经逐渐在各个企业中普及，方便了企业财务工作的开展。但财务软件在使用之前，必须结合企业自身特点和要求，进行初始化工作，这是保证财务软件能够正常运行的基础，本文以金蝶EAS财务软件为例，就财务软件的初始化整个工作过程进行简要阐述，以期对财务软件的顺利使用起到一定的指导作用。 　　关键词：财务软件；初始化；系统；运行 　　中图分类号：F23文献标识码：A文章编号：1001-828X（2013）04-0-02 　　财务软件由于通用性被广泛应用和推广，但要使财务软件能在本企业中正常运行，必须完成系统在本企业的初始化工作。所以在财务软件系统进行正常工作之前，对企业财务初始数据的收集整理、参数设置、数据录入、环境设定等工作即初始化工作就非常重要，初始化是财务软件能正常运行的基础保证。 　　一、财务软件的应用回顾 　　我公司早年就应用了“小蜜蜂”单机版财务软件进行财务核算工作，财务软件使财务人员不再通过手工编制凭证，登记账簿，编制报表，提高了财务人员的工作效率。2004年，公司为了提升财务软件的管理功能，完善财务软件的核算功能，将“小蜜蜂”财务软件更新为“金蝶K3”软件，较好的满足了当时财务核算的需求。随着业务的发展，独立核算主体数量的增加，单机版的财务软件不能实现凭证的在线审核、合并报表的自动编制等功能。公司决定将软件升级为“金蝶EAS”软件，并增加合并报表、预算管理等功能。 　　二、初始化工作重要性 　　初始化工作只能进行一次，并在很大程度上影响其后的核算工作。在系统初始化过程中设定的会计科目属性、系统参数的设置，在初始化结束后将无法修改。无论是从手工核算过渡到电算化处理，还是升级、更换财务软件，都需要做初始化的工作。在初始化的工作中，将本企业要采用的核算程序、方法、规则、基础数据录入电脑，使财务软件能适应本单位的核算、管理的需要。实际工作中，有不少用户因为初始化的不恰当而严重影响了系统的使用效率和质量。 　　三、初始化主要工作 　　（一）前期准备阶段 　　1.建立合理的工作制度和流程。首先，财务人员要对财务软件初始化工作有深层次的理解，重视初始化工作。其次，初始化工作需要财务人员对财务软件功能和流程进行全面了解。最后，要建立一套符合公司特点的财务软件制度和流程，才能顺利、有序的展开。 　　2.数据的收集。财务软件的初始化工作需要收集初始化时间点前，所有会计科目的余额及发生额。包括各级科目的名称、层次、余额、发生额。在此要注意完整地收集最底层明细科目的余额、发生额，避免遗漏，以保证初始化时输入数据的准确、顺利。如采用辅助账核算的会计科目，应收集各辅助账的详细资料。例如，开户银行的名称、账号；供应商的名称，签订业务的合同号等。资料整理要确保准确、完整。 　　3.搭建组织单元EAS系统初始化开始前，需在新系统中搭建本企业的整个组织架构。与过去使用的单机版财务软件不同，EAS软件是集团软件，所有独立核算的财务组织都建立在一个管理单元中，我们按照业务性质在管理单元中再分成工程管理、营运管理、控股公司、参股公司四个组织单元。每个独立核算的单位都按业务类型分配在对应的组织单元中，这样既可以保证同一组织单元内信息共享，又能使不同组织单元的信息彼此独立。 　　4.设置用户权限。在EAS系统初始化开始前应提前设置各组织单元中财务人员的权限，权限的设置既不能放得太松，也不能控制太严。权限放得太松，会出现供应商、合同号新增的重复；权限控制太严，财务人员每一步操作都需要系统管理员配合，将严重影响初始化速度。所以，对于物料、供应商等重要的资料，必须由系统管理员新增，再分配给需使用的组织单元，财务人员做账前应先查询供应商名称再使用，避免重复新增。 　　（二）初始化实施阶段 　　1.建立统一的会计科目体系。组织单元的搭建好比树木的枝干，会计科目体系犹如树木的树叶。新的财务软件这棵大树要搭建得茂盛、树木的根基要建得扎实，必须建立好一套既符合制度要求，又满足业务需求的会计科目体系。公司过去使用单机版的财务软件，各账套有单独的科目体系，名称、代码设置不统一，给合并报表编制者带来较多不便。因此，统一集团科目体系是此次系统升级的重要目标。我们按照新会计准则及上市公司年报披露要求，设置了统一的科目代码。 　　2.设置科学合理的会计科目属性。EAS软件的财务核算功能较全面，要发挥这些功能，必须在会计科目的属性中逐一进行设置。实际操作中，应结合各独立核算单位的业务特点分别进行设置，否则初始化开始，会计科目录入余额后，这些属性将不能再更改，若设置不恰当，会严重影响上述功能的使用。 　　结合公司业务特点，我们对往来科目设置了往来通知单核对功能，各核算单位在会计期末结账前，需核对往来账金额后方能结