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文档一体化文件材料立卷归档业务培训2007年5月25日 　　主要讲四个内容： 　　一、进一步强化两个意识和一个观念 　　二、目前归档工作中需要明确的三个问题 　　三、纸质文件材料的预立卷工作内容和方法 　　四、网络环境下文件材料立卷归档工作内容 　　　一、进一步强化两个意识和一个观念 　　　１．档案意识 　　　学校各职能部门工作活动形成　　　　　　　　 　　　　　　　　　　　　　　　　　　所有档案　　 　　　个人职务活动形成　　　　　　　　　　　　　 　　　　　　　　　　　　　 　　　２．归档意识 　　　 　　　 　　　提倡个人向档案馆捐赠档案，并对重大捐赠的个人予以奖励。 　　　３．档案馆是永久保存档案财富的基地的观念 　　　学校档案馆是永久保存学校历史财富的基地，是学校档案利用的中心。 　　　国家是把档案馆定位为“四位一体”，即两个基地，两个中心，档案安全保管基地、爱国主义教育基地、档案利用中心和现行文件利用中心。 学校的宝贵财富 学校历史的记忆 　　　　各职能部门形成 档案　　　　　　职务活动形成　　　　 　　　　个人： 　　　　　　　　非职务活动　　　档案馆代管 必须归入档案馆保存 　　　二、目前归档工作中需要明确的三个问题 　　　１．明确归档范围　　　 　　　“归档范围”，文件材料归档和不归档范围。　 　　　归档范围的确定原则：以文件材料对日后工作是否具有查考利用价值　作为判断标准。 　　　存在的误区：归档范围由档案馆决定。 　　　归档范围确定：由各职能部门和档案馆共同确定。 　　　各职能部门　　清楚本单位工作的职责范围，工作中形成文件材料的内容、形式、价值，以及是否对日后工作具有查考利用价值。 　　　档案馆　　从档案工作业务方面把关。 ２．明确单位分管领导、各业务科室、兼职档案员在立卷工作中的角色问题 　　　　业务科室　形成某方面的文件材料 职能部门 业务科室　形成某方面的文件材料　有保存价值文件　　　归档保存 　　　　 业务科室　形成某方面的文件材料 　　　 　　　 　　　分管领导：领导、协调 　　　　　　　　　　　　　　　　本科室文件材料收集齐全　　移交兼职档案员立卷　　集中立卷 角色 业务科室：配合兼职档案员 　　　　　　　　　　　　　　　　本科室文件材料收集齐全、立卷　　　分散立卷　　兼职档案员归档　　 　　　兼职档案员：完成立卷归档任务 　　３．明确电子文件归档的双备份的问题 　　“双备份”：同一份电子文件在归档时要求电子和纸质的同时归档。 电子文件 办公自动化系统中的电子公文 本单位形成的电子文件 打印成纸质文件 归档保存 　　三、文件材料预立卷工作内容和方法 　　文件材料预立卷　　文件材料的收集、归类等日常管理 　　　内容方法 　　　任务落实：职能部门的业务科室 　　　准备工作：为本科室的每一类文件准备一个卷皮； 　　　平时归卷：将平时工作中形成的文件材料即时归入所属类别之中；办公自动化系统形成的需要归档的电子文件，即时打印出来归类。 　　　目的　便于文件材料的平时积累、管理和利用； 　　　　　　保证归档文件材料的齐全完整。 　　　具体做法请参见《纸质文件材料预立卷工作方法》 　　 　　四、网络环境下文件材料立卷归档工作内容 　　网络环境下文件材料立卷归档工作内容： 　电子文件立卷归档。 　　　　　（这里的电子文件是指学校办公自动化系统中的公文） 　　　利用两个平台：办公自动化系统平台、档案管理信息系统平台。 　　　 　　　利用两个平台的无缝链接，将办公室自动化系统中流转的具有查考利用价值的电子文件进行网上立卷归档； 　纸质文件的立卷归档 　网上立卷、文件实体立卷。 利用档案管理信息系统，完成纸质文件信息网上立卷归档； 利用网上立卷成果，辅助完成纸质文件实体的立卷归档工作。 　　　网络环境下文件材料立卷归档工作流程如下： 电子文件立卷 纸质文件网上立卷 辅助文件实体立卷 文件实体归档 　　 　 公文中转员 预立卷 专职档案员 兼职档案员 档案管理信息系统 （一）电子文件立卷归档 　　　 　　　归档工作流程： 操作 电子文件信息进入 操作 操作 立卷归档 审核、移交入库 OA系统 电子文件信息 电子文件流转过程及不同操作人员操作权的转移： 公文中转员 OA系统 预立卷 兼职档案员 立卷归档 专职档案员 移交入库 档案管理信息系统 查询权 转移 转移 部门领导 查询权 　　 　（二）纸质文件的立卷归档 　　网络环境下的纸质文件的立卷归档工作内容： 　　　利用一个平台：档案管理信息系统 　　　完成两方面的立卷：文件信息网上立卷、文件实体立卷。 　　　工作流程：网上立卷　　辅助立卷　　实体立卷 网