采购制度及流程-2015--文件公布.docVIP

采购管理制度及操作流程 目的 为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制订本制度。 适用范围 适用于本公司所有采购的物料及耗材品。 三、基本原则 采购是一项重要、严肃的工作，各级管理人员和采购经办人必须高度重视。采购必须坚持“秉公办事、维护公司利益”的原则，并综合考虑“质量、价格”的竞争，择优选取。 四、工作程序（一） 采购基本事项 日常采购（包括但不限于日常办公用品及其它消耗用品）采用现需现采购的原则。 由需方提出申请，供应部统一采购（特殊情况下的急需物料可由急需部门经主管领导批准，先采购后到供应部备案）。 非日常用品采购（包括但不限于较大型办公器材及物料） 采用提前申请，需签订合同的特殊物料，按合同程序进行采购。 申购部门在请购前须将采购计划或申请 （ 对新采购物品提供至少3家以上的供应商报价和联系资料），及时提交供应部，供应部对提供的供应商（但不仅限于）进行询价或实地调查。 对价值超过1000元以上的办公用品及配件、设备、仪器、施工项目等需要由申请人写出比价申请报告，经主管领导签署意见报总经理审批后实施； 对价值超过1000元以下的办公用品及配件、设备、仪器、施工项目等需要由申请人提出申请 ，经主管领导审批后实施。 采购应索要发票，金额小的索要收据（待一定数量后，累计发票），网络采购应保留聊天记录及付款证明。 （二）采购申请1. 采购之前，采购经办人依照所购物件的品名、规格、数量，需求日期及注意事项填写“外购物资申请单或采购定单”。 2. 紧急采购时，由采购部门在“外购物资申请单”上注明“紧急采购”字样，以便及时处理。3. 若撤销采购，应立即通知采购部门 ，以免造成不必要的损失。（三）采购流程1. 采购经办人在“外购物资申请单或采购定单”内需填写所购物品的估算价格、数量和总金额。2. 采购之前必须把“外购物资申请单或采购定单”交到供应部进行审核，报分管领导、总经理审批后，方能进行采购。 (四)采购部职责1. 建立供应商资料与价格记录。2. 做好采购市场行情的经常性调查。3. 询价、比价、议价及定购作业。4. 所购物品的品质、数量异常的处理及交期进度的控制。5. 做好平时的采购记录及对帐工作。（五）采购方式1. 集中计划采购：凡属日常办公用品采取集中计划购买。2. 长期报价采购：凡生产用物料须选定供应商议定长期供货价格。3. 每年第一个月重新审定上年度供应商，与供应商洽谈需两人以上进行，并对供应商评审，且作出相关评审记录。（六）采购实施1.“外购物资申请单”批准签字且到财务部备案后，办理借款手续或通知财务办理汇款手续。2.采购人员按核准的“外购物资申请单或采购定单”向供应商下单并以电话或传真确定交货日期或到市场采购。3.所有采购物品必需由仓库或使用部门验收合格签字后，才能办理入仓手续。（七）采购付款方式1.采购付款按采购物料不同方式进行付款 （包括零星付款、合同条款或批量物料分批付款）。物料采购无论金额多少，一律由经办人签字， 总经理核准签字后方可报销。 2.物料采购付款必须见供应商提供送货单及我司开出的入库单、采购定单、收款收据等单据方可结款或开支票。（八）采购经办人行为规范1. 采购人员应本着质优价廉的基本原则，经过多方询价、议价、比价后填写定“采购定单或物品采购申请单”。2. 采购经办人应尽职尽责，不能接受供应商任何形式的馈赠、回扣或贿赂；若因严重失职或违反原则作出不适当行为者，给予辞退。 （九）采购监督 1.公司审计监察部对日常采购业务实行审计监察制度，原则上以采购金额的10%--20%进行抽查。 2.对所采购的大宗物料、设备、仪器及施工项目等，进行逐一监察。 五、 附则1.各部门需要采购时，凡是没有按上述审批手续审批和流程采购的，财务部将拒绝付款。六、本制度经总经理核准后实施。 ****公司 2015.4.8 总经理签发 ：