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绿宏公司会议管理制度
为协调和指导公司经营活动,规范和理顺公司会议流程,明确各部门职责,提高会议质量和工作效率,特制订本制度。
一、会议的类别与安排
本公司会议主要分为三类:一是,全公司性的会议(包括全公司的年会、半年总结会、每月工作例会、中层干部会及扩大会、全公司性的业务培训会等);二是,公司级的专题性会议(包括公司规划组、核约组、验收组等召集的专题会议以及公司综合部门之间为协调处理问题召开的专题会议等);三是,各部门、各分公司、各基地的月例会、周例会、专题工作会议。
(一)全公司性的会议:由公司行政办根据董事长或总经理的指示,负责通知召开,由董事长或总经理主持。董事长或总经理因事未出席会议时,由董事长或总经理指定专人主持。由行政办负责会议纪录和拟定《会议纪要》并经董事长或总经理签发。
(二)公司级的专题性会议:由各专题组组长或部门负责人向行政办提交开会申请获准后,由会议召集人负责通知相关人员参会并主持召开会议,指定专人负责会议纪录和拟定会议议定事项,报董事长审批。
(三)各部门、各分公司、各基地的月例会、周例会、专题工作会议:由各部门、各分公司、各基地负责人通知召开并主持,同时也要指定人员做好记录,以备查询。
(四)时间安排原则:公司月例会原则上安排在每月的27日~30日召开(特殊情况除外,另行安排);半年总结会原则上安排在每年的7月中旬前召开;公司年会原则上安排在每年农历春节前召开;部门级的会议要服从全公司性的会议,避免时间上的冲突;对于参加人员相同、内容接近、时间相适的几个会议,行政办有权安排合并召开。
二、明确会议目的,确定会议主要议题
每次会议要有明确的目的,要确定每次会议的主要议题。可开可不开的会议坚决不开,可参加可不参加的人员原则不参加会议。属于部门职责范围或主管领导有权解决的问题不上会,已有成文规定或先例的事,非特殊情况不上会。
三、充分做好会前相关资料的准备
属全公司性的会议,由行政办整理好会议通知(包括会议议题、时间、地点、参会对象、需准备的会议资料等内容),提前2天以上(特殊情况除外)通知与会人员做好调查研究和会前准备。凡准备不充分,没有提出解决方案的议题不上会;分管部门没有统一意见而“矛盾上交”的议题也不上会。
四、抓住会议议题,力求语言准确、简练
会议主持人既要启发诱导与会者充分发表意见,又要注意控制离题和重复的发言。发言者应力求语言准确、简练,做到言简意赅。到会领导要避免人人必讲话的惯例,要避免开“马拉松式”的会议。
五、讲究会议质量,力求会议实效
各类会议主持人会前应与参会人员充分沟通,做到心中有数。各类会议力求精干高效,用数据说话。部署工作要有完成任务的时间截点。汇报工作要有明确具体可量化的答复,防止和杜绝空洞无物或泛泛而论。与会负责人要按照会议要求,对会议议定的事项、布置的工作任务、提出的办法措施,及时进行传达贯彻,务必使直接执行人明确所要执行的任务是什么、怎么做、何时完成。对经常性工作,要用制度的形式确定下来,力求使每次会议都有具体的成果。
六、严格会议纪律,加强会议管理
与会人员应有机的安排好自己的工作,认真准备、准时参会,做到不迟到、不早退、不缺席或随意指定他人代会。确因个人紧急事务,须向会议主持人请假,同时指定专人代为履行参会。会议中不许随意接听电话,必要时,接听时间不超过10秒钟(特殊情况除外),告知对方“会后联系”。会议中,各人员手机一律调为静音。会上不准交头接耳和开小会。
七、做好会议记录,确保会议决定有据可查和认真贯彻执行
会议主持人应指定专人作好会议记录,公司重要会议应有两名记录者同时工作,并做好录音。同时要求每位与会人员必须认真做好笔记。行政办要整理好记录,每次会议相关资料要装订成册,并按档案管理办法立卷归档。重要会议要求形成《会议纪要》并下发到各部门贯彻执行。行政办负责对会议议定事项和会议决议的督办和催办,并将督办和催办情况报告会议主持人。每次会议决议执行情况,作为对各部门及当事人考核的重要依据。各部门的专题会议也要指定人员做好会议记录,用以备忘和备查。
江西省绿宏实业有限公司
2013年9月2日 .
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