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第 五 章 采购业务控制制度 第 一 条 总则 为明确审批人对采购与付款业务的授权批准方式、权限、程序、 责任和相关控制措施，规定经办人办理采购与付款业务的职权范围和 工作要求，特制定本制度。 第 二 条 岗位分工与授权审批 1、采购部负责企业所需物资的采购工作；财务部负责采购物资的货款审核、支付工作；物资使用部门提出采购申请；授权审批人审批采购项目。严禁未经授权的机构或人员办理采购与付款业务。 2、采购员应当在职权范围内，按照审批人的批准办理采购与付款业务。 3、 专家论证适用情形 对于重要和技术性较强的采购业务，采购部应当组织专家进行论 证，实行集体决策和审批，防止决策失误而造成严重损失。 第 三 条 采购申请审批控制 1、需求部门请购。使用部门经理签字，授权人审批。 （1）原材料或零配件由需求部门根据实际经营需要提出请购单。 （2）仓库保管员接到请购单后，查看材料保管卡上记录的库存数，将库存数与需求部门需要的数量进行比较。 （3）当经营所需材料和仓库最低库存量合计已超过库存数量时，则同意请购，否则要调整请购量。 2、仓储部门请购。由经理签字，授权人审批。 仓库部门在库存材料已达到最低库存量时提出请购申请。 3、 临时性商品的请购。 （1）临时性商品的采购申请由使用部门直接提出。 （2）使用部门需要在请购单上对采购商品作出描述，解释其目的和用途。 （3）请购单须由使用部门负责人审批同意，并须有经理签字，方可办理采购手续。按规定需授权人审批后采购。 4、 经常性服务项目的请购。 （1）经常性服务项目指的是由同一服务机构或企业所提供的某些经常性服务项目，例如公用事业、期刊杂志、等服务项目。 （2）使用部门需要这些服务时，提出请购单，由经理、授权人审批。 6、 请购单规定 （1）请购单的开列。请购经办人员应根据库存量管理基准、用料预算以及库存情况开立请购单，请购单要按（年或月）顺序编号，一式X份，分别由开单、采购、仓储、财务部门留存。 （2）请购单经使用部门负责人审核后，报有关领导签字批准，送采购、仓储、财务部门。 （3）材料检验必须经过特定方式进行的，请购部门应于请购单上注明要求。 7、 请购事项的撤销。 （1）撤销请购事项时应由原请购部门立即通知采购部门停止采购。 （2）原请购单未能撤销时，采购部门应通知原请购部门。 请购与审批控制流程 业务流程 序号 责任 部门/人 配合/支持部门 不相容职责 监督检查方法 1.根据需求提出采购需求申请 1.根据需求提出采购需求申请 3.库存分析、物资需求分析2.汇总各部门的采购需求4．编制采购申请单提出申请5.权限范围内审批6.制定并完善采购实施方案7.实施采购 3.库存分析、物资需求分析 2.汇总各部门的采购需求 4．编制采购申请单提出申请 5.权限范围内审批 6.制定并完善采购实施方案 7.实施采购 1 需求部门 采购部 审核 审批 检查需求单等是否填写规范、资料是否完备 2 采购部 审核 审批 检查采购需求汇总表单是否填写 3 采购部 仓库 正确、规范监督需求分析、库存分析方法是否科学、合理 4 采购部 审核 审批 检查申请单是否填写规范、资料是否齐全 5 财务部主管、 副总、 总经理 采购 申请 检查是否按规定权限范围进行审批，有无越权现象 6 采购部 审核 审批 检查采购方案是否科学，是否经过审批程序 7 采购部 仓储部、质检部 监督采购过程是否符合国家与企业相关规定 8、 样品需求与供应商送样 （1）如有样品需求，由采购员通知供应商送交样品，使用部门、质量管理部门等相关人员需对样品提出详细的质量要求，如品名、规格、包装方式等。 （2）样品应为供应商正常经营情况下的具有代表性的商品，数量应多于两件。 （3）合格的样件至少为两件，一件返还供应商，一件留在采购部作为今后检验的依据。 第 四 条 采购验收的控制 1、 采购部门和相关使用部门对所购商品质量和其他相关内容进行验收，并签字确认。 2、 验收人员对验收过程中发现的异常情况，应当立即向采购部或有关部门报告，采购部或有关部门应查明原因，及时处理。 3、检验不合格的商品退货时，采购员应开立“退货清单”呈经理签字确认后办理退货。 4、货物需要更换的要与供方协商解决，需要增减货款的要在付款前或有效承付期内通知财务部门。 5、对于已付款但商品在保质期、保修期出现质量问题的采购部门要负责联系索赔或维修 ，索赔收入连同赔偿物品清单及赔偿原因说明等全部上缴财务部门。 第 五 条 采购付款的控制 1、现金使用方法。 （1）采购付款中零星的采购需要支付现金的，采购员向财务部提出申请。 （2）财务部根据企业现金使用规定从库存现金限额中支付。 2、 付账控制 （1）收到供应商发票后，采购员将供应商发票与购货订单进行比较，确