03-文件的颁发与回收制度.docVIP

1.目的 建立标准文件的制定、发放、回收、归档、销毁等一系列管理标准制度，保证文件实施过程准确无误。 2.范围 本制度适用于所有的标准管理制度和标准操作规程。 3.责任人 颁布部门负责人及管理人员、实施部门的负责人及管理人员、实施者、品质管理部负责人、生产部负责人。 4.内容 4.1文件准确无误。 4.2使用最新版文件。 4.3批准使用的文件是一切“行为”的准则，具有“法律”效力，任何人无权任意修改，并必须严格执行。 5.文件的复制和发放 5.1文件复制不允许手抄写。 5.2文件复制可以印刷、复印和电脑复制，但复制的文件必须经过二人核对无误。复制件必须清晰、易识读。 5.3批准后的文件由品质管理部负责复制并颁发给公司内有关部门及人员（必要时由文件的起草部门向品质管理部提供所需份数），发放时使用文件发放回收记录。已收到文件的部门、人员应妥善保管，若有损坏、遗失应书面报品质管理部，并经批准后方可补发。 5.4每次发放修改本时，应在文件执行之日收回旧文件，并填写文件发放回收记录，当分发修改后的某文件中的某页时，同样要收回旧的一页销毁并记录。 5.5文件使用部门原则上不得再复制，若确因培训、使用等原因需要再次复印发放时，使用部门必须到品质管理部记录以保证文件更新时所有下发的文件均能及时得到更新。 5.6文件发放回收记录由办公室妥善保存，对于发出的新文件和收回的旧文件应履行签收手续，避免使用过时的文件。 5.7确因工作需要向领导部门或供户等公司外发放文件时，需经总经理批准，由办公室提供现行版的管理文件，做好发放记录。 6.文件清单 品质管理部QA保存一份所有文件的清单，清单中所列的文件必须是最新的正在执行的文件。 7.文件的控制 检查文件是否到位及文件执行情况是品质管理部、生产部的职责，此项工作通过日常检查及内部自检来进行。在任何必要的情况下，品质管理部、生产部都有权要求文件的起草者修订程序。 8.旧文件的存档 仅品质管理部QA保存一份所有过时的文件，对于仅仅是文字上做了修改的文件，亦应存档。所存档的旧文件上要加盖“过时”字样的印章及过时日期。因此，品质管理部每收到一份新文件，就将相应的旧文件存入“过时文件”案卷中。 9.文件的销毁 凡需销毁的文件，由品质管理部收集、清点，并填写文件销毁记录，由办公室监督销毁。 10.所有程序均属公司内技术秘密，任何个人或部门都有保守企业技术秘密，维护企业权益的职责义务。品质管理部及有关人员均需严格执行第5、7项向外发放文件的流程。 .