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深圳市惠程电气股份有限公司 管理建议书 目 录 页 次 一．管理建议书 1—4 管理建议书管理建议书 管理建议书管理建议书 深圳市惠程电气股份有限公司管理当局： 我们接受委托，对贵公司内部控制进行了研究、测试与评价。贵公司管理当局的责任 是建立健全内部控制并保持其有效性，我们是根据 《内部控制审核指导意见》和财政部 《内 部会计控制规范》标准进行审核并发表意见。在审核过程中，我们实施了包括了解、测试和 评价内部控制设计的合理性和执行的有效性，以及我们认为必要的其他程序。内部控制具有 固有限制，存在由于错误或舞弊而导致错报发生和未被发现的可能性。 在审计过程中，我们了解了贵公司内部控制中有关会计制度、会计工作机构和人员职 责、财产管理制度、内部控制制度等有关方面的情况，并作分析研究。现将审计所注意到的 地方及改进意见提供给你们，希望引起你们的足够重视，逐步完善内部控制。必须注意的是， 建立健全内部控制制度，并得到有效执行，是 贵公司股票发行的必备条件之一。 （一） 关于业务管理方面存在的问题和改进意见。 1．制度完整性和执行方面： 我们发现贵公司已取得 ISO9001 证书并制定了一套较为完整的符合 ISO9001 质量认证 的内部控制体系，该质量手册与作业指导书系统地规定了公司各个部门在业务方面的各项控 制程序和方法，从该系统的完整性和科学性来看是比较适合贵公司的实际情况，具有可操作 性。但我们在审计时发现，公司各业务部门没有很好地执行该内部控制制度。例如，公司未 设置专门的内审部门和专职审计人员，而是年终由各部门抽调人员对公司质量体系现状进行 审核。 我们建议贵公司对员工加强业务管理培训，以便每个人都非常熟悉公司的内部管理制 度，要求员工严格按照内部控制体系的要求进行业务操作、管理和控制；加强审计部门的审 1 查、监督职能，审计部门应对董事会负责，重点对公司的业务控制和财务核算方面予以审查 监督，定期向董事会报告。 2 ．采购方面： 我们在审计中发现贵公司制定了 《物料采购程序》，并规定合格供应商的建立应按 《供 应商评价办法》实施。审计过程中，我们抽样抽取了较大的供应商——深圳市兆业达机电设 备有限公司与深圳市惠程捷立电气有限公司，我们发现，他们均不在贵公司提供的 “合格供 应商清单”中。可见，贵公司目前已建立的供应商并没有完全按该评价办法确定，部分供应 商虽有遵循该程序，但评价的过程及其变更修订没有经过严格的程序，其结果不够完整和准 确，不能起到很好的控制作用。 我们发现， 贵公司对关联企业的采购金额较大，截至2002 年末，对深圳市惠程捷立电 气有限公司因采购而发生的应付款余额为 17,080,341.88 元，占应付款总余额的 74.92% 。该 供应商未经过评价办法确定为合格供应商，也未将交易价格与市场价作比较。根据中国证监 会的规定，关联交易在程序上要合规 （履行法定程序）、数量上要减少、价格上要公允。我 们建议， 贵公司完善关联交易的法定程序，逐年减少关联交易，并且价格要与市场一致。 3 ．款项的支付： 贵公司在支付采购款项前，有关人员需填写付款请款单，审批手续比较齐全，但在对付 款情况连续登记，及时获得累计付款情况，有无超过预算，是否符合进度安排等方面尚待进 一步完善。采购人员应经常与供货单位联系，及时核对双方往来金额和发票开具情况。 4 ．销售收款方面： 根据财政部 《内部会计控制规范——销售与收款》，销售部门设置销售台帐时，应附有 客户订单、销售合同、客户签收回执等相关购货单据。审计中发现， 贵公司销售货物，会 计人员做账时，没有客户签收的出库单回执联。虽然 贵公司解释客户基本是供电局，信誉 较好。但缺少货物送抵后的客户签收记录，既不符合规范，对贵公司的销售收款管理也十分 不利。 贵公司一般将产品直接售给供电局，或以较低