Access数据库管理与开发案例教程 教学课件 作者 沈大林 等 第3.4章.pptVIP

第3章 编辑与设置表的格式 表是数据库的核心，在上一章中创建了表，在创建表时表中已经设置了字段，但还有很多问题没有解决，例如，表的版面没有经过任何设计；在创建表时根据要求的不同可能已经创建了多个表，这些表在使用的过程中存在一定的关系，表之间的关系需要设定；表中的字段和数据如果需要更改如何解决等。以上问题可以通过本章的学习解决。 3.1【案例4】修改“教务管理系统”数据库 相关知识 3.2【案例5】编辑“学生档案”表中的字段 相关知识 3.3【案例6】设置“教师档案表”表的格式 相关知识 3.4【案例7】“教师档案表”表中数据的排序和筛选 相关知识 3. 5【案例8】建立“教务管理系统”数据库中表之间的关系 相关知识 3.1 相关知识 1．添加和修改数据 表建立好后，常进行的操作是向表中添加数据，如果数据输入时出现错误或数据库运行一段时间后数据发生变化，这时都要修改数据。 （1）添加数据：以数据表视图方式打开表时，表的末端有一个空白行，其行选定器上有一个“*”符号，如图3-1-6所示，用户可以在此行向各个字段添加数据。 （2）修改数据：在数据库的使用过程中用户可能会对已有的数据库进行修改，例如添加表、删除表、复制表、拆分表、改变字段的数据类型、改变主键等。当然，对表进行的任何修改都要进行仔细的考虑，因为表是数据库的核心，它的修改会影响到整个数据库，尤其是在已经设定了关系的数据库中进行的修改，必须将相互关联的表都同时进行修改，所以数据库结构的修改必须谨慎。为了确保安全，在修改之前最好做好数据库的备份，以备修改出错后恢复。 在数据表视图中，可以方便地修改已有数据。在修改之前，必须选择所要修改的数据，使该字段以反白显示，然后直接输入修改后的数据。需要注意的是，当修改某一条记录时，修改的只是屏幕上的显示，并没有将修改后的数据保存到数据库中，只有将光标移动到下一条记录时，用户对该记录的修改才被保存下来。如果撤销修改，只要按【Esc】键即可。 2．复制、移动数据 Access 2003可以利用Windows剪贴板的功能来复制或移动数据，其操作过程如下。 （1）在数据表视图中选中所要复制或移动的字段，选择“编辑”→“复制”（剪切）菜单命令，或按【Ctrl+C】（【Ctrl+X】）键，将选中的字段复制到剪贴板上。 （2）切换到要粘贴数据的对象中，选择粘贴的位置，然后选择“编辑”→“粘贴”菜单命令，或按【Ctrl+V】键，将剪贴板中的内容粘贴到该处。 3．删除记录 如果要删除某一条记录中的一些数据，只要选中该数据，按【Delete】键就可以将其删除，如果要删除整条记录，具体操作步骤如下所述。 （1）在数据表视图中选中要删除的记录，用鼠标单击该行记录的行选定器，如果要选择多行连续记录，可以按住鼠标左键拖过要选的记录。选中的记录呈反白显示。图3-1-7　要求确认删除的对话框 （2）选择“编辑”→“删除”菜单命令，或直接按【Delete】键。弹出要求确认删除的对话框，如图3-1-7所示。 因为删除后的数据无法复原，Access 2003会给出提示，让用户进行确认。 （3）单击【是】按钮，可以将所选定的数据删除。 4．复制表 如果要对表结构进行修改，通过复制表，将原有的表进行备份，可以防止不必要的损失；如果要创建的新表与数据库中的某一个表有类似的结构，也可以通过复制表，然后再进行一些修改，这样可以减少大量的工作。复制表的操作步骤如下所述。 （1）在数据库窗口中，单击选中要进行复制的表，然后单击工具栏上的【复制】按钮。 （2）在数据库窗口的空白处单击鼠标右键，在调出的快捷菜单中选择【粘贴】命令，调出“粘贴表方式”对话框，如图3-1-8所示。 （3）在“表名称”文本框中输入复制后表的名称，在“粘贴选项”栏中单击所需要的单选按钮。 在“粘贴选项”栏中有3个单选按钮，它们的作用如下所述。 只粘贴结构：选中此选项，不管原表中有多少数据，在新表中只会有原表的字段，而不会出现原来的数据。 结构和数据：选中此选项，在新表中包含原表中所有的结构和数据。 将数据追加到已有的表：选中此选项，要求在表名称中输入目标表的名称，而且目标表中的结构应与所复制的表相同，则可以将现有表中的数据与目标表的数据合并。 （4）单击【确定】按钮。 5．重命名表 在进行数据库管理的过程中，用户要经常对表重新命名，使其更有意义，重命名表的操作步骤如下所述。 （1）在数据库窗口中单击“表”对象，在其右侧的列表框中选中要重新命名的表。 （2）用下面的方法之一更改表的名字。 选择“编辑”→“重命名”菜单命令，然后输入新的表名。 选中该表后，稍等片刻再次单击该表，然后输入新的表名。 鼠标右键单击该表，调出它的快捷菜单，选择“重命名”菜单命令，然后再输入