2014年监理资料移交与归档管理.docVIP

3 - PAGE 3 - 监理资料移交和归档管理（2014版） 为进一步规范公司监理资料的移交与归档管理，根据《建设工程文件归档整理规范》（GBT 50328-2001）、江苏省《房屋建筑和市政基础设施档案资料管理规范》(DGJ32/TJ43-2012）以及《建设工程监理规范》（GBT50319-2013）等有关规定，结合公司实际制定本规定。 1. 移交监理资料是项目监理机构的一项重要职责，只有完成监理合同约定的内容，并办理好项目监理资料移交手续，项目监理工作才告结束。 2. 监理资料的移交由项目总监理工程师负责，项目监理机构资料员具体实施。 3. 移交的资料必须真实、有效、完整，签字手续齐全。归档资料应为原件，文档、表式应符合规定要求。 4. 移交建设单位（城建档案馆）的资料按有关规定和合同约定。项目监理机构应及时向建设单位办理监理资料移交手续,填写《工程监理资料移交单》（A.0.17）,并附《工程监理资料清单》（参见附件1）,经项目总监理工程师审核签字后连同监理资料一并交建设单位签收。 5. 监理过程中形成的所有监理资料于工程结束后均需移交本单位。其中,存档资料（见“表-1”）应单独整理、组卷。移交时，项目监理机构应填写《工程监理资料清单》（参见附件1）。于项目竣工验收后三个月内向本单位办理监理资料移交手续。 6. 各监理管理部负责督促检查各项目监理机构办理资料移交手续；公司档案管理人员负责资料的审核、签收，对资料中存在的问题，要求项目监理机构补充完善。 7. 归档资料的组卷见附件2，档案管理人员应建立归档资料台账。 8. 其它有关事项 （1） 2014年3月1日开工的项目一律使用江苏省第五套监理用表，记录、台账表式由公司统一制定。以台账形式存档的监理资料，台账记录应与实体文档应一致，保证台账记录的真实性、完整性，并经资料员、总监签字。 （2） 竣工资料（包括：竣工验收记录、监理工作总结、监理资料移交单等）不全的，视为该项目监理工作尚未完成，监理机构应继续做好收尾工作。 （3） 项目因故缓建、停建时，项目监理机构应与建设单位商定资料的移交事宜，并形成会议纪要。缓建或未能及时办理竣工验收手续的项目，监理机构撤走前应将所有监理资料按施工过程中形成的监理资料分类方法经整理后交公司保存；因故未向城建档案馆移交的资料，监理机构应将《工程监理资料移交单》、《工程监理资料清单》连同资料一并交公司暂存，并继续做好未完事项。 （4） 其他资料经公司审核后统一处理(暂存期不少于一年）；施工单位装订成册的施工技术资料不再上交公司；施工图纸、地质勘察报告等建设单位提供的资料应退还建设单位。 （5） 使用《项目监理门户信息管理系统》的项目，监理机构应按公司规定要求及时、准确、完整地上传文档，于工程竣工后将所有上传的文档打包后存档。 监理资料归档目录 表-1 资料类别 资 料 名 称 保存期 备 注 一． 合同与业务手册 1. 监理合同、招投标文件、中标通知书 ● 另行存档 2. 监理业务手册 ● 二． 监理管理文件 总监理工程师任命书（A.0.1） ● 2. 总监理工程师代表委托书（D.1.0） ● 3. 项目监理机构备案人员名单 ● 4. 工程开工令（A.0.5） 附：工程开工报审表（B.0.2） ● 5. 工程暂停令（A.0.11） ● 6. 工程复工令（A.0.12） 附：工程复工报审表（B.0.52） ● 7. 工程联系单（C.0.12） ● 8. 监理通知单（A.0.10） 附：监理通知回复单（B.0.51） ● 9. 监理备忘录（A.0.13 ） ● 10. 监理报告（A.0.14） ● 11. 工地会议纪要（A.0.7） ● 包括：第一次工地会议、监理例会、专题会议 12. 监理工作总结（A.0.16） ● 13. 监理日志（A.0.2） ● 三． 质量控制与验收文件 1. 工程变更单（C.0.2）及附件 ● 2. 旁站记录（A.0.6） ● 3. 见证取样台账（T0.2.1、2.2） ● 4. 平行检验记录(D.4)、检验报告 ● 5. 分部（子分部）工程报验单（B.1.6）及附件 分部（子分部）工程验收记录 主要分部工程质量评估报告（A.0.15）及附件 ● 6. 单位工程竣工验收报审表（B.5.3）及附件 ● 7. 单位工程质量评估报告（A.0.15）及附件 ● 8. 住宅工程质量分户验收汇总表 ● 9. 单位工程验收记录 ● 10. 质量事故报告