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第2章 利用Excel 2007分类汇总数据 高效办公“职”通车――Excel数据图表范例应用 创建数据列表并使用记录单 数据列表的筛选与排序 分类汇总和列表的使用 高效办公“职”通车――Excel数据图表范例应用 创建数据列表并使用记录单 数据列表概述 创建数据列表 在记录单中输入数据 修改、删除和搜索记录 高效办公“职”通车――Excel数据图表范例应用 创建数据列表并使用记录单 Excel 2007中文版操作简洁，不要求用户具有特别强的专业知识，提供的服务功能强大，可以完成数据列表的筛选、排序、分类和查询等功能。 当然，Excel 2007中文版也仍然存在如下的局限性： （1）表格容量有限 数据表的容量有限，不能胜任大规模数据库的管理，每张工作表最多可以容纳65536行×256列单元，每个单元可以容纳最多32767个字符（Byte）。 （2）数据完整性差 在数据完整性方面还有很多不足，最常见的就是不允许把文本内容输入到数字序列中。 （3）数据存放占用存储空间大 在系统资源利用方面，整个数据列表内容都存放在内存中，每张数据表存放的不仅是数据内容，还包括数据格式等。相比纯数据而言，所占用的存储空间更大，降低了整个操作系统的工作效率，造成了资源的浪费。 另外，Excel 2007中文版提供了第3方数据库文件格式的转换和导入/导出功能，这样，就可以与各类专业数据库软件进行协同数据处理，弥补其自身的不足。 数据列表概述 高效办公“职”通车――Excel数据图表范例应用 创建数据列表并使用记录单 创建数据列表 利用创建工作表的方法创建一张如图2-1所示的数据列表，其中，列项称为字段，行项称为记录，此工作表共有6列5行，即6个字段5个记录。 创建数据列表要注意如下所述的几个问题： 图2-1 数据列表 （1）不要在同一个工作表中建立多份数据表。 （2）为区分数据表和其他数据表（例如筛选条件数据表），其间要留有空行和空列，同时还要注意，不要在各记录（各行）和各字段（各列）之间放置空行和空列。 （3）为了便于区分字段名，字段名最好与数据库中其他数据应用不一样的格式。 高效办公“职”通车――Excel数据图表范例应用 创建数据列表并使用记录单 在记录单中输入数据 当行数和列数较多时，数据输入就很麻烦，此时在工作表中直接输入数据，既没有效率又容易出错，还不便与修改，但使用Excel的记录单功能则可以轻松解决这个问题。通过记录单操作不仅可以修改和删除数据，也可以查找记录，比直接编辑工作表还要方便很多。 利用记录单功能输入数据时，需要注意：在Excel 2007中的某些命令（比如记录单功能）只能从“Excel 选项”对话框的所有命令列表中访问。若要在Excel 2007 中使用“记录单”命令，则需要将其添加到快速访问工具栏。 在窗口上方单击菜单按钮，在弹出的下拉菜单中单击【Excel选项】按钮，选择【Excel选项】对话框中的“自定义”选项卡。 在“从下列位置选择命令”下拉列表框中，单击“其他命令”选项，在下方的命令列表框中选择“记录单”选项。 在“自定义快速访问工具栏”框中，选择“用于所有文档(默认)”，选择要添加的命令“记录单”之后，单击【添加】按钮。 单击“上移”和“下移”箭头按钮，将这些命令在“快速访问工具栏”上将其按顺序排列。最后单击【确定】按钮，即可完成“记录单”命令在Excel 2007中的添加操作。 高效办公“职”通车――Excel数据图表范例应用 数据列表的筛选与排序 自动筛选与高级筛选 按列和多列排序 自定义排序和按行排序 筛选数据功能就是挑选符合条件的数据，并以特有的方式表现出来。数据筛选是数据库中常见的操作，Excel 2007为用户提供了强大的数据筛选功能，允许用户根据需要选择自动筛选或高级筛选，方便地从庞大的数据库中挑出符合条件的数据。 高效办公“职”通车――Excel数据图表范例应用 数据列表的筛选与排序 当用户需要筛选的数据条件要求比较简单时，可以使用Excel2007中文版提供的自动筛选功能，比如要在如图2-12所示的数据库中，挑选出数学成绩是86分的记录。 具体的操作步骤如下： 单击如图2-12所示数据表中包含数据信息的任意一个单元格之后，选择【开始】→【编辑】→【排序和筛选】→【筛选】命令项，此时数据库中每个字段名右侧将会出现一个向下的三角按钮，如图2-12所示。 单击“数学”字段右端的向下三角按钮，在弹出的下拉菜单中选择“86”命令项之后，单击【确定】按钮，此时工作表中将只显示数据成绩是86分的记录，其中作为筛选依据的字段和筛选出的行标题变为蓝色，如图2-13所示。 自动筛选与高级筛选 高效办公“职”通车――Excel数据图表范例应用 图2-12 筛选数据库 图2-13 筛选结果 高效办公“