档案管理办法-油菜研究中心.doc

PAGE PAGE 2 陕西省杂交油菜研究中心 档案管理办法 第一章 总则 第一条 为了加强档案管理工作，规范档案收集、整理，有效保护和利用档案，根据《档案法》与《档案法实施办法》等有关法律法规，结合单位实际，特制定本办法。 第二条 本办法所指“档案”，主要是本单位党政、科研、人事、财务、基建等业务工作中，直接或间接形成的具有利用价值、应归档统一管理的各类载体的历史记录材料。 第二章 档案管理 第三条 根据工作职能，文书档案、基建档案、科研档案由办公室保管，人事档案由人事科保管，财务档案由财务科保管。 第四条 分工保管档案的科室按照《文件材料归档范围与档案保管期限规定》，对其业务范围的档案材料，进行收集、整理、归档、保管，并提供利用。 第五条 分工保管档案的科室应在每年六月底前完成上年度的档案立卷归档工作。 第六条 科研档案由科研科收集整理，项目结题验收后一个月内移交归档；基建档案由基建办收集整理，项目竣工验收后一个月内移交归档。 第七条 分工保管档案的科室须建立完善的档案移交登记制度，并指定档案管理人员，负责督促对档案材料及时移交并归档验收，办理移交登记手续。不符合归档要求的档案材料不予接收。 第八条 个人持有归档范围的档案资料应及时移交给业务归口档案保管科室。任何人不得将档案资料擅自处理或据为己有。 第九条 分工保管档案的科室必须建立档案室管理规定，定期检查档案室电源线路、保管设备，发现隐患，及时报告并整改。 第十条 各档案室应配备防火、防盗、防虫、防潮、防尘、防强光、防高温、防霉等设备，确保档案保管安全。 第三章 电子档案 第十一条 “电子档案”指本单位业务活动形成的各类档案的电子版，包括在科研、党政管理、内外交流等活动形成的图片、影像等多媒体的数码文件，建设、使用数据库及其数据库管理系统备份件以及其它具有保存价值的电子文档。 第十二条 办公室建立电子档案管理系统和电子档案保存库，做好各类介质电子档案的保存与管理，定期检查和备份，确保电子档案安全。 第十三条 分工保管档案的科室应对业务范围的电子版档案进行收集、整理，与纸质档案一同归档。 第十四条 归档的电子档案必须是最终数据信息。归档时，档案管理人员要认真鉴定其有效性和完整性。 第十五条 技术加密的电子档案，应将加密方法和相关软件一并归档。 第十六条 电子档案归档时应将其内容、创建时间、存储格式与文件类型等信息书面说明，说明文件一并归档 第四章 档案利用 第十七条 需要查阅利用档案资料的，需经主管领导批准，一般在档案室随查随还，档案管理人员要做好档案利用服务登记。 第十八条 需要复制或外借档案的，须经档案保管科室负责人批准同意签字后方可提供，明确归还时限。 第十九条 外单位人员查阅档案资料，由业务归口科室负责人介绍，经主管领导签字同意后方可提供查阅。 第二十条 机密文件及档案的管理，专柜存放并单独设锁，专人负责管理，工作人员要严守机密。 第二十一条 借阅或查阅档案者必须爱护档案材料，保证其安全完整，及时归还。严禁涂改、拆散、撕毁、折叠、勾划、抽取。 第五章 档案销毁 第二十二条 按照档案保管期限规定，定期对档案进行鉴定，对保管期满确无保存价值的档案材料进行销毁。 第二十三条 销毁档案必须编制清册，经分管领导审核、法人代表签字同意后，在有关人员监销下执行。 第六章 法律责任 第二十四条：有下列行为之一，对相关责任人员依法给予处分，造成损失的，责令赔偿损失。构成犯罪的，依法追究 刑事责任。 （一）损毁、丢失档案的； （二）擅自提供、抄录、公布、销毁档案的； （三）涂改、伪造档案的； （四）擅自出卖或者转让档案的； （五）倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的； （六）明知档案保存面临危险而未采取措施，造成损失的； （七）玩忽职守，造成档案损毁的。 第七章 附则 第二十五条 保密档案的管理和利用，密级的变更和解密，按照国家有关保密法律和本单位《保密工作规定》办理。 第二十六条 本办法由办公室负责修订和解释。保管档案的科室根据本办法制定专门档案管理制度。 第二十七条 《文件材料归档范围与档案保管期限规定》是本办法的有效组成部分。 第二十八条 本办法自公布之日起施行，以前与之不一致的以本规定为准执行。 附件：文件材料归档范围与档案保管期限规定