k3v103采购管理手册.docx

1.系统概述 关于本系统 关于本系统 采购管理系统，是通过采购申请、采购订货、进料检验、仓库收料、采购退货、购货发票处理、供应商管理、价格及供货信息管理、订单管理、质量检验管理等功能综合运用的管理系统，对采购物流和资金流的全过程进行有效的双向控制和跟踪，实现完善的企业物资供应信息管理。 该系统可以独立执行采购操作；与供应链其他子系统、应付款管理系统等其他系统结合运用，将能提供更完整、全面的企业物流业务流程管理和财务管理信息。 采购管理系统的主要特点包括： 灵活的业务流程处理 严密的业务控制 丰富的采购管理信息 良好的扩展性 1.1.1 灵活的业务流程处理 采购管理系统采用灵活的设计理念，以满足用户丰富繁杂的业务需要。主要体现在： 系统预置现购、赊购、直运采购、受托入库采购四种采购处理流程，可以满足企业中大多数采购业务的处理； 采用灵活方便的业务流程自定义设置，使业务处理流程灵活方便。 用户可根据自己的实际需要，选用不同的单据流程、自由设置单据关联关系； 采购流程清晰，单据之间可分可合，单据的业务处理、批处理、管理功能分别实现而又协调统一，可以方便灵活地处理业务； 单据之间的联系紧密定义灵活，设置了直接关联、间接关联、三方关联、钩稽、连属等多种联系，以满足用户不同的业务需要； 1.1.2 严密的业务控制 采购管理系统提供采购价格管理、供应商供货信息等多方面的内部控制手段，从而保证企业进行规范化的运作以及相关业务政策强有力的执行。 对于采购价格，系统提供物料基本采购价格、组合的复杂采购价格，可以满足企业对采购价格灵活管理的需求，另外系统还提供最高限价控制等多种控制手段； 对于供应商供货信息，系统提供物料的供应商对应代码和名称的设置，并且可以设置同一物料在不同供应商之间的配额比例，从而使得供应商的确定更加科学合理。 对于可用量，在采购业务的各个环节都可以进行可用量查询，从而为采购决策提供科学的依据； 1.1.3 丰富的采购管理信息 一方面，采购系统在各个业务环节提供了相应的辅助信息供具体的业务人员进行查询，如在采购订单上可以查询即时库存、可用量、采购价格、历史采购价格、供应商应付款等多种业务信息。这些业务信息既可以辅助操作人员进行快速的录入，也可以辅助业务人员完成相应的业务； 另一方面，系统提供了丰富的管理报表。系统为各个业务环节的业务管理人员提供了相应的明细报表、汇总报表以及业务跟踪报表，业务管理人员可以通过报表查询相应的业务进展情况；另外，系统还提供多种分析报表，如供应商供货ABC分析、采购价格分析、材料采购结构ABC分析、订单ABC分析等，主要辅助中层管理人员进行决策。 1.1.4 良好的扩展性 企业在长期的发展中，都会形成自己特定的管理模式，而且不同行业的企业在管理上都会具有不同的行业特色。这些个性化管理部分在实施ERP时一部分需要规范化从而使之符合标准业务流程和业务模板。但是，个性化管理的特色部分往往是企业竞争力形成的一个重要的方面，企业希望作为重要管理工具的ERP能够反映企业的特色。 采购管理系统考虑到企业中个性化管理，提供了采购主数据（供应商、物料等）的自定义、单据自定义、业务流程自定义、报表自定义、套打自定义等多种定制功能，从而可以让企业在标准的流程基础之上进行定制，以满足企业的个性化需求。 本系统在k/3ERP中的位置 与其他系统的接口 与其它系统的接口 1.1.1 与主生产计划系统/物料需求计划系统的接口 采购订单是MPS和MRP的计算预计入库量的一种重要的单据之一，并且主生产计划系统和物料需求计划系统的计划订单可以投放生成采购申请。 1.1.2 与销售系统的接口 采购系统的采购订单可以根据销售订单生成从而处理以销定购的业务，采购发票可以根据销售发票生成从而处理直运销售（采购）的业务。 1.1.3 与仓存系统的接口 采购系统的外购入库单是仓存系统中的一种重要库存交易单据，它会更新相应仓库的即时库存。 1.1.4 与应付系统的接口 采购系统中的采购发票可以直接传递到应付系统作为确认应付的依据，费用发票在保存时会传递到应付系统形成其他应付单； 1.1.5 与存货核算系统的接口 采购系统中的外购入库单是进行入库核算的原始依据之一，入库核算之后的入库成本将反填到外购入库单的单价中，核算完成的外购入库单将根据凭证模板生成相应的凭证；采购系统的采购发票也将作为确认应付的原始依据之一，可以按照凭证模板生成相应的应付凭证。 2.业务模式及应用 企业类型 企业类型 企业类型可以划分为商业企业、工业企业以及工商一体化的企业，不同类型的企业业务不同。针对不同的企业类型，系统提供了不同的解决方案。 1.1.1 商业企业应用 用户在新建账套时可以选择〖账套类型〗＝“商业企业通用解决方案”，则建立商业账套。 新建账套的账套类型为商业方案时，