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行政费用的预算及日常操作流程 目的 为了明确公司行政费用的内容组成、预算方法和日常操作流程，清晰预算管理的思路，进一步加强公司的行政费用透明度和监管力度，特制定本规范。 适用范围 全公司 原则 项目分管负责的原则：从行政费用项目的预算出台到行政费用预算与实际差异的分析都按照费用项目，确定项目负责人，负责预算到差异分析的全过程。 合理监控的原则：费用的预算和实际操作，都要对费用项目进行合理性的分析，针对各项费用支出，要进行监督和控制，并在日常工作中进行改善。 四、行政费用的组成 目前行政费用由十七部分组成，分别为水费、电费、移动通讯费、固定电话费、办公用品费、纸张费、低耗品摊消、行政车费、差旅费、租借宿舍费、外派人员补贴、保险费、修理费、业务招待费、折旧费、中介咨询费和其他行政预算费用。(分公司根据具体情况有项目上的个别增减) 其中行政车费与其他行政预算费用是多项数据的组合。 行政车费包括油费、停车通行费（过路费）、车辆维修费、清洁费与其他行政车费用； 其他行政预算费用（按照财务的要求很多杂项并入这一项）包括日用品费用、快递费、消防安全费、花草养护费、饮用水、水电木工材料费和其他行政预算费用。 行政费用预算的特点 行政管理中心的行政费用预算和其他部门有着显著的区别，它具有这样几个特点： 1.先遣性和分解性。先遣性：其他部门的预算其中很大部分都要行政部门的预算做前提和参考，只有行政预算费用的出台，其他部门才能继续后续预算工作。例如水电费、保险咨询、饮用水等项目的费用都要行政管理中心的预算数额出台后才可以制定本部门预算，所以其具有先遣性。分解性：因为行政办公费用组成的特点，决定了其中很多项目涉及到分摊到各部门，并且涉及分摊的大部分数据具有不可变性和不可抗性，也就是因为这部分预算项目的特点，决定了其他部门相关费用必须沿用此硬性分摊数据。例如水电、行政车费、折旧等等很多费用都是各部门共同使用的资源，不可以由个别部门独立承担，只能根据部门实际使用资源人数的数值进行百分比分摊，所以整个费用处理过程中，需要进行费用的分解，故其具有分解性。 2.项目责任制：项目责任人决定项目费用。这就是说行政费用预算的每个项目都需要负责此费用的对应条线负责人决定，而不是费用预算编制者决定费用的具体数值。费用预算编制者只是汇总和对各项数据提供间接监控，具体只负责各项费用报销流程的操作和相关流程的制定，提出对各项费用数值确定和过程监控的建议，并与财务保持协调的预算管理进程。当然，在具体的项目费用操作过程中，费用管理员对于费用的管理控制和合理性分析具有不可推卸的责任。 3.分析的合理性：在费用发生和处理的实际过程中，对于费用发生的原因和规律要进行合理性分析。实际费用的产生是否与预算制作期间一致，其发生的次数、数额、起因是否在预期内，超预算费用的产生量否具有客观性，预算内费用涉及到数目较多和单个数额较大的项目，能否进行控制和管理。在费用发生期间的前期、中期和后期需要时刻对费用发生相关的各种因素进行分析和总结，为当期费用处理的合理性和下期费用预算的准确性做坚实的基础。 行政费用预算的制作 行政费用预算的制作分项目来论述具体流程、方法和原则：（有些项目进行合并处理） 1.水费、电费：水费电费的预算由相应的费用负责人（如水电管理员）考虑季节（例如夏季的用电、用水量会明显增加）、面积、用电设施的增减、特定项目的实施等等，经过历史同期数据和同年前期数据的综合考虑作出预算。 2.移动通讯费：移动通讯费的预算要考虑部门现有人数和相应级别及预算期间人数与级别的调整（大致预测可询问部门经理或总监），参考公司现行通讯费报销规定，而后综合确定移动通讯费的期间预算。 3.固定电话费：固定电话费用预算针对公司发展较快，部门、人数和岗位调整较大的现状，将以往固定电话费用预算的分摊转换到部门各自针对部门预算制作本部门固话费用。固定电话费用预算的制作应先参考分公司关于办公大楼最近期的实际电话数、话费及对应部门，然后综合本部门发展趋势进行预测，后期的预算编制与移动通讯费的编制方法相同。 4.纸张、办公用品、低耗品摊消：行政管理中心的纸张、办公用品、低耗品摊消预算由部门财产管理（专）员提供，主要考虑相应物品价格的涨跌、公司办公事务的增减、办公设备的增减和其他行政办公用品及相关费用的变化。 5.行政车费：行政车费的预算包括油费、修理费、停车通行费、清洁费和其他行政车费由车辆管理员提供。具体的行政车费用预算的标准和相关规定稍后会出台，具体预算标准见相关文件。 6.差旅费、租借宿舍费、外派人员补贴和业务招待费：这些费用预算的确定是根据部门领导的期间规划和预计，考虑历史同期数据和同年前期数据，再综合预算期间的特点（例如节日的往来和业务馈赠的增减）作出预算。 7.修理费：修理费的预算是相关负责