第11章 其他办公设备.pptVIP

第11章 其他办公设备——电话交换机/传真机 办公室工作人员使用电话，通常都是以分机形式进行分配的。这种功能的实现，需要使用到电话交换机。 传真机是办公活动中使用最频繁的信息收发设备，能够基于电话网络进行文本、图像的传输与还原。 11.1 电话交换机的使用与维修 11.2 传真机的使用与维修 * * 本章内容提要 电话交换机的使用与维修 传真机的使用与维修 11.1.1 什么是电话交换机 电话交换机又称集团电话，英文名称为PBX或PABX，是一种将内外两端的电话语音进行交换，并提供其他增值功能的设备。当安装电话交换系统后，经常会接触两个名词：外线和分机。 外线：是指向电话公司（电信或联通公司）申请的线路。外线有许多种，总的来说分为两类，一类是模拟线路，即家用的普通线路，一条线只有一个电话号码，同时只能打一个电话；一类是数字线路，包括ISDN的PRI、BRI和E1等，这类数字线路一般一条线路可以提供多个语音通道，也就是说同时能打多个电话，在号码使用上可以是一个号码，也可以是多个号码。 分机：是指从电话交换机上接出来的电话。通常它们没有像家庭电话一样的七位或者八位数的电话号码，而是一个三位或四位数的分机号。 电话交换机不需要专职的话务员和维护人员。当外线呼入时，可自动由相应的分机应答，并可以转给其他分机。任何一部分机要呼外线时，只要按下代表空闲外线的相应键，即可拨号呼叫外线。 在早期的电话交换系统中，无论是外面的人要拨打分机，还是分机要使用外线，都需要总机进行人工接转。现在随着技术的不断进步，这些操作都可以通过各种方法自动实现，分机拨一个代码就可以直接使用外线，而外部用户也可通过如下方法接入到分机。 由自动总机转接，即外部用户首先会听到一段电子语音，然后拨分机号码即可到达分机，而且在分机忙线或者没有应答的时候还可以进行语音提示。 使用数字线路时申请DDI服务，这样可以为每个分机分配到一个单独的外部号码，外部用户拨打此号码即可直接到达分机。 11.1.2 电话交换机的安装与使用 下面以一台2拖6口（电话进线2个，电话分机6个）电话交换机为例，介绍电话交换机的安装与使用方法。 1．电话交换机硬件安装 2．电话交换机功能说明及设置 （1）外线拨打 分机需要拨打外线电话时，只要提机听到电话拨号音，然后直接拨打对方号码即可。若外线此时全部被其他分机占用，提机将听到内线拨号音，此时只能呼叫内部分机。 （2）内部通话 提机听到拨号音后，先拨“*”，再拨分机号码即可。注意，如果此时交换机没有接外线，则不能实现内部通话功能。 （3）转接外来电话 外线打入时，某分机接听后，如需转至另一分机，需快速拍一下挂机叉簧（部分电话交换机是按电话“*”键），在听到拨号音后输入分机号码，根据以下情况实现电话转接： 1．A分机转B分机，A分机不挂机，B分机不接听。 此时A分机听回铃声，B分机响铃，外方听铃声等待，如30秒后B分机仍不接听，则A分机自动恢复与外电通话。 2．A分机转B分机，A分机不挂机，B分机响铃后接听。 此时A分机可与B分机内部通话，外方听铃声等待，如果B分机想与外方通话，A分机挂机即可；如果B分机不想与外方通话，则B分机挂机，A分机恢复与外方通话。 3．A分机转B分机后，A分机挂机。 此时B分机响铃，外方听音乐等待，B分机提机即可与外方通话。如B分机30秒内不提机，若A空闲，则A分机会响铃，B分机停止响铃，A分机摘机可继续通话和转接，不摘机则30秒后自动断线。 （4）代接电话 未响铃的分机亦可接听外电，提机输入“#7”即可。 （5）三方通话 三方通话指二部分机与外线可以同时通话，实现小型电话会议。分机接听来电时，若希望与B分机进行三方通话，则快速拍一下挂机叉簧，在听到拨号音后输入“分机号码”即可，当A或B任意一方挂机，另一方仍可与外线通话。 （6）停电直通1号分机 交换机使用中如果停电，则1号分机将与外线直接连通。 （7）代拨外线 分机拨通外线时，如果需要呼叫另外一部分机与外线通话，需快速拍一下挂机叉簧，在听到拨号音后输入分机号码即可。 （8）通话保密 这一功能大部分电话交换机都具备，即某一分机与外电通话时，其他分机摘机也听不到通话内容。 （9）来电显示触发设置 电话交换机支持来电显示功能，电话分机可以直接显示来电号码。如分机来电显示不正常，可以在1号分机上输入“*#811#”，并在听到“嘟”一声后，将交换机设置为触发式来电显示模式即可。 （10）值班模式 电话交换机