合同管理系统更新后操作手册.docx

合同管理系统更新公告 一、合同管理系统更新安排 CRP系统中合同上传、合同管理模块计划7月3日进行系统更新，现有功能模块计划于7月2日晚8:30进行功能下线，预计7月4日可正常恢复使用。 7月份新签约合同经沟通将按新流程进行操作，系统上线期间［7月1日－7月3日］，所有新签约顾客的合同暂停上传，如有上传的审核人员将进行统一驳回。 本次系统更新带来的操作变动如下： 变更内容 更新前 更新后 合同编号 填写随意、不规范 标准GT／BW＋7位数字 凭证信息 顾问填写，财务对账困难 财务填写，顾问提交时绑定凭证 选校／专业数量 无 新增 合同金额细分 无 新增 代收代付费 无 新增 双拼操作规范 1全程＋1单申请 1单签证＋N单申请 资源加一规范 没明确规则 明确加一规则及OA流程 资源与合同关系 一资源可上传多合同 一资源只能上传一个合同 * 本篇中的合同、双拼合同定义 1）合同，特指有合同编号及公司章的合同，附加条款如艺术指导、加校等情况依附在主合同基础上，不算多份合同。 2）双拼合同，特指一个资源签约一份申请2个以上国家的合同，合同编号只有一个。历史合同中的不规范操作，如欧洲［北欧］合同、一份单签证签约多人、赠送签证这种情况也按此类处理。 二、纸质合同填写注意事项 1 客户签名规范 顾问在填写纸质合同时首页与尾页必须有学生签名，如果未满18岁由法定代理人签署合同。不得空白，否则将会被驳回。 2 首页填写规范 纸质合同的首页顾问必须手写正楷，便于审核。 3、尾页填写规范 合同的尾页需要顾问、学生签名，签署日期，并加盖公章或者合同章和骑缝章 三、CRP合同提交规范［新］ 1 合同签约日期 1）CRP系统录入签约日期须按照学生填写的日期为准录入系统。 2）合同签约后须在三天内完成CRP系统录入，请认真完整的填写系统录入信息。 3）顾问如未按要求在三天内提交系统的，从第四天开始，每晚一天提交由顾问交纳违约金300元。违约金从顾问的签约金额中按月扣除。 2 合同有效期［截止时间］ 1）合同上所标明的合同有效期 3 合同编号 1）按照合同上的编号填写 4 合同主体 1）按照签约合同的公司名称提交合同主体 5 合同附件 1）请上传清晰完整的纸质合同，要求扫描上传PDF格式的附件。 2）如有补充协议请与合同一并上传，所有补充协议须由地区负责人或项目经理签字确认，如无签字补充协议视为无效。 6 其他附件 用于追加付款时其他附件上传 7 学生姓名 1）顾问录入系统的姓名须与纸质合同中的名字一致。如需修改请在意向客户模块中，对相应资源姓名进行编辑修改。 8 申请国家 1）顾问根据客户所申请的国家选择相符的合同提交CRP系统，须与纸质合同一致。如需修改请在意向客户模块中，对相应资源申请国家进行编辑修改。 9 申请项目 1）顾问根据客户所申请的学历提交系统，须与纸质合同一致。如需修改请在意向客户模块中，对相应资源申请项目进行编辑修改。 10 服务类型 1）顾问在提交系统时按照纸质合同服务类型填写，须选择与合同相符的类型提交。如遇到无法归类的合同，请先与运营管理部沟通合同归类后再上传。 11 合同选校数量 1）填写主合同中的选校数量，第一次提交合同的实际选校数量需与纸质合同保持一致。合同金额外加校数量不计入主合同选校数量中。 11 合同选专业数量 1）填写主合同中的申请专业数量，第一次提交合同的实际申请专业数量需与纸质合同保持一致。合同金额外另计的加专业数量不计入主合同选专业数量中。 12 合同奖学金数量 1）填写主合同中的申请奖学金数量，第一次提交合同的实际奖学金专业数量需与纸质合同保持一致。 13 合同总金额 1）填写主合同签约实际金额，第一次提交合同的合同总金额需与纸质合同保持一致。 2）一个合同只有一个合同金额，所有追加的加申金额、排名费金额等不计入合同总金额中。 四、特殊合同及协议提交规则 1 排名费附加协议、艺术指导补充协议、补充协议、延期协议的CRP提交规则 1）排名费附加协议、补充协议、延期协议在提交时需要先保存基础合同，不需要新建资源，在保存后的原合同处点击追加付款，金额按照实际填写，如无费用变化，则合同金额和支付金额直接写零。 2）关于美国补充协议排名费规定两种情况： 第一种 如果顾问报价采用的是“不分排名（一口价）”，无论最终被录取结果如何，都不参与退费的情况，合同总价可以写在主合同金额中，不用单独签署补充协议排名费； 第二种 如果顾问采用“基础费用+排名费”式报价，如最终被录取结果需要按照补充协议内容进行金额补差，则要求排名费协议内容单独签署，分离于主合同签约金额（主合同只写基础费用），并且上传CRP系统时要求主合同和补充协议分开上传合同。例:合同总金额3万元，在签署合同时基础合同金额处填写2万元，排名费补充协议金额处填写1万元