2-03内外部沟通管理办法.docVIP

PAGE 3 有限公司 版本/版次：A/0 页 码： PAGE 1/3 内外部沟通管理办法 文件编号： 1目的 规定与质量有关的内外部沟通，规定公司内部之间的沟通方式和公司与外部顾客的沟通方式，确保沟通及时、有效，并对沟通内容做出反应和处理。 2适用范围 适用于本公司的内部沟通和公司外部顾客的沟通。 3职责 3.1管理部负责各职能部门之间的信息及时得到沟通和传递； 3.2质量部负责产品、过程质量有关信息的沟通管理； 3.3销售部负责顾客质量服务信息的收集和传递； 3.4销售部负责供应商交付过程信息的收集和传递； 4工作程序 4.1内、外部沟通 4.1.1总经理应确保在各管理层次和部门之间，就质量管理体系的过程、产品质量要求、质量目标及完成情况和实施有效性进行沟通，达到相互理解，协调一致，实现全员参与的效果； 4.1.2公司各部门在内、外部沟通前，应充分识别所沟通的对象、信息的重要度和关联度以及沟通的目的，以确定不同的沟通方法和不同的沟通工具和沟通的范围，在沟通过程中应注意不单是信息的传递过程，还应注意是双方信息的交换过程，所有沟通后，应确认信息沟通充分性、有效性，以确保内、外部沟通的有效性。 4.2内部沟通的方式 4.2.1自上而下的沟通 公司每月由总经理召开例会，讨论生产、质量、顾客反馈及市场等各方面的情况，及时采取相应的措施，以确保质量管理体系正常运行。 4.2.2自下而上的沟通 各部门在总经理召开例会前，应做好充分的汇报准备，在每月的例会上向总经理报告部门运作情况，以作为总经理进行决策的依据。 4.2.3部门内部的沟通 各部门每月召开质量/工作例会，讨论部门质量目标的实现情况及存在问题，以便及时采取相应的纠正或预防措施，加强对产品实现过程及产品本身质量的监视和测量状况，对出现的不合格品按《不合格品控制程序》执行。 4.2.4各部门之间的沟通 对于跨部门之间需要协调、沟通的事宜，例如制造开发设计、生产、计划、质量等问题，应由综合部主持进行沟通；对于日常事务的沟通，可以采用部门间传递《质量信息反馈单》方式沟通。 4.3外部沟通方式 4.3.1顾客沟通由销售部或顾客代表（当顾客有要求时）负责进行顾客沟通；沟通内容包括产品开发信息、订单需求、体系要求、顾客抱怨或投诉等；沟通方式包括电话、传真、E-mail、MSN等；若顾客要求公司建立电子数据交换如发运订货系统（EDI）或顾客有规定的沟通语言或沟通方式，如CAD、顾客规定的表单格式，公司必须予以充分配合。 4.3.2供应商的沟通 采购部负责与供应商的日常沟通与交流，对于特定的问题或要求如新产品样件确认、供货质量异常等，可由相应的职能部门直接与供应商进行交流；公司相关部门应定期向供应商提出供货绩效状况及存在问题，并根据公司相关文件规定定期对供应商现场进行审核，促进供应商的供货绩效改进，建立互利的供方关系。 4.3.3政府机构的沟通 针对政府相关法律法规的要求，由公司高层管理者负责与政府沟通。 4.3.4认证机构的沟通 在公司的质量管理体系通过注册认证审核后，当由于公司产品质量出现严重不良或交货出现严重异常而使公司接收到汽车整机厂发出重大异常整改通知时，公司必须在顾客要求的期限内完成整改，并在规定期限内及时通知认证机构。 4.4其他的沟通方式 质量管理体系有关的各种信息沟通，也可采用各种会议（包括质量分析会）、布告等予以通报和公布，具体执行《数据分析管理程序》。 4.5沟通内容 1）总经理应在公司内部树立“以顾客为中心”的思想，明确所有顾客的需求和要求，在各个管理层次上实施相应的管理措施，确保顾客要求得到满足，让顾客满意。 2）出现问题要及时采取纠正和预防措施并持续改进，按《改进、纠正和预防措施控制程序》执行。 5相关文件 无 6记录 6.1 《会议记录》 6.2 《工作联络单》