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如何设计图表？ 现代企业管理追求 系统化 标准化 科学化 图表设计的目的 图表设计是为了实施各种管理、配合生产经营的需要而进行的。 图表设计与管理制度关系 首先应明确管理制度的功能及图表对管理制度的作用、意义； 其次，设计图表有其自身应遵循的原则、程序。 在此前提下，设计图表才会完整、统一，具有效率。 建立管理制度目的 减少企业组织对人为的依赖，并运用分工、合作的方法处理生产经营过程中出现的各种问题，提高工作效率。 管理制度作用与功能 可增加组织的工作能力； 是群体分工合作的方式； 是集体分工合作方法、稳定工作品质的方法； 是企业组织减少对人员能力与经验依赖的方法。 管理制度的制定、建立，关键是实行及实行的效果、效率及使用弹性。要实现管理制度的功能，使制度真正发挥作用，有很多途径与手段，其中，图表是一种重要工具。 图表对管理制度的作用和意义 确保资料收集方法的一致性，提高资料可信度； 能减少资料收集整理工作的重复，避免管理资料的流失； 能简化管理资料的收集整理过程； 能促进日常管理资料的收集、整理工作自动化，减少决策性资料搜集的困扰； 能明确划分资料的提供、传递权责关系。 设计图表原则（一） 充分考虑图表于管理制度实行的配合关系，以便能更好发挥图表的功能； 图表应有具体明确的功能； 图表流程应力求清楚、简单、迅速； 图表格式应简单、统一、易看、易填、易懂； 资料力求完整； 方便资料填写； 设计图表原则（二） 减少书写工作，避免不必要文字书写； 避免资料重复； 表格便于套写，减少同一资料两次以上填写； 简化表格装订工作，减少不必要重复工作； 格式统一便于归类； 表格联数适当； 流程设计合理； 体制数量适当。 图表设计制作程序 图表系统 属性：部门内部、部门间 销售类、财务类、人事类、行 政类 图表内容 图表格式 横向、竖向、联页 图表流程 工作流程、岗位与部门间 图表管理 使用、保存、归档 图表设计检查分析步骤 （一） 检查图表系统 1．绘出图表的流程； 2．列出图表的功能、作用； 3．对图表重排、合并、增减。 方法：利用图表流程图或作出流程图。 图 表 流 程 图 图表设计检查分析步骤 （二） 检查图表内容： 1．检查图表主要资料、参考资料及来源； 2．检查资料是否真实、可靠； 3．检查资料的时效性； 4. 检查图表包含的资料是否必要； 5. 检查图表名称及编号 。 图表设计检查分析步骤 （三） 检查图表格式 1．图表格式是否易填、易看； 2．图表格式是否统一； 3. 图表格式是否简捷。 图表设计检查分析步骤 （四） 检查图表流程 目的是检查图表用途，检查图表流程是否适当。 方法： 1．绘出图表流程图（如上图）； 2．分析目前图表流程； 3. 利用图表流程图，标出填制单位、参考资料单位、使用单位、审核单位、保存单位。 4. 确定图表流程、填制、审核、联数。 图表设计检查分析步骤 (五) 检查图表的管理 1．检查图表的保密性; 2. 检查图表保留期限、保留单位、保留方法。 图表设计一般流程 图表改善与原图表制定关系 相同之处 无论原图表制定还是图表改善，都要以实际作业人员的作业程序、经验、知识及具体需要作判断，再利用管理人员的联想、判断，进行集体创意整理而设计出来。这是两者。 不同之处 原图表的制定依生产经营情况作业程序等进行设计，而图表改善则是依生产经营变化情况，在原图表的基础上进行改进设计。所以两者又有所。 图表的改善 1、侧重于对原图表的分析、比较，找出原 图表的各种缺陷。 2、运用删除、合并、简化、重排、替代方 法等。 目的： 改善原图表体系，增加表格的有效性和效率，适应生产经营情况的变化。 图表改善的原则 调整原图表系统。 改善图表流程。 简化图表处理方法。 图表改善检查内容 1．图表系统； 2. 图表内容； 图表改善周期 一般情况定为一年 企业可根据自身情况拟定 QA * * 行政部 说 明 第一联 第二联 第三联 第四联 合同评审表 流程联 总经理 财务 总监 审计部 部 部门（岗位） 表格名