0404会计档案管理制度040806.docVIP

黄海粮油工业（山东）有限公司 会计档案管理制度 黄海粮油工业（山东）有限公司《会计档案管理制度》已由总经理办公会议于 年 月 日通过，现予公布，自 年 月 日 起施行。 黄海粮油工业（山东）有限公司 总经理 张振涛 年 月 日  目 录  TOC \o 1-1 \h \z 第一章 总则 2 第二章 会计档案的整理和归档 2 第三章 会计电算化档案的管理 3 第四章 会计档案的查阅和借用 4 第五章 会计档案的保管期限 4 第六章 会计档案的销毁 5 第七章 罚则 5 第八章 附则 6 第一章 总则 第一条 为了加强会计档案的管理，保证会计档案的安全、完整，及时归档和定期销毁，根据财政部、国家颁布的《会计档案管理办法》，结合本公司实际，制定本制度。 第二条 本制度适用于公司总部、下属全资和控股企业及分支机构。 第三条 本制度所指会计档案，其范围包括：会计凭证、会计帐簿、会计报表、会计报告、查帐报告、验资报告、财务会计制度以及与经营管理和投资者权益有关的其它重要文件，如合同、章程等各种会计资料。会计档案是记录和反映公司经济业务的重要史料和凭据。 第四条 会计档案由财务管理部安排专人或兼职负责管理。 第二章 会计档案的整理和归档 第五条 月度终了，财务管理部要安排专人及时整理装订各类会计凭证和会计报表，年度终了，要及时整理、装订各类会计帐簿。 第六条 各类会计档案的装订要求是： 会计凭证：应按月、按编号顺序每月装订成册，封面按规定标明月份、季度、年起止、号数、单据张数，由会计及有关人员签名盖章(包括制单、审核、记帐、主管)。归档前应严格按始止顺序号排列装订，做到附件齐全、折叠整齐、厚薄均匀、装订牢固美观。装订不要压字。 会计帐簿：应抽掉空白帐页和帐皮，用线绳装订成本，然后逐页编号、贴上封面、分类标号、标注清晰。 会计报表：会计报表应分月、季、年报并分类填制目录。各类报表应齐全、封面按规定填写、盖章，按时归档。 第七条 当年形成的会计档案，原则上可由财务管理部存放保管二至三年。期满后，由财务管理部编造清册，移交公司档案室由档案管理员保管。 第八条 档案室接收保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，个别需拆封重新整理的，应当会同财务管理部和经办人共同拆封整理，以分清责任。 第九条 财务管理部和档案室对会计档案必须进行科学管理，做到妥善保管、存放有序、查找方便。要严格按照安全和保密制度，不得随意堆放；不得毁损、散失和泄密；不得仿造、非法涂改、变更、故意毁坏数据文件、帐册等。 第十条 合并、撤销单位的会计档案，原则上由并入单位负责接收保管，并由交接双方在移交清册上签章。 第十一条 由于会计人员的变动或会计机构的改变等，会计档案需要转交时，须办理交接手续，并由监交人、移交人、接收人签字或盖章。 第三章 会计电算化档案的管理 第十二条 财务管理部应根据帐簿数据准确编制或由计算机正确生成会计报表，报表格式由财务管理部统一设计或认可。 第十三条 报表的编制要求做到数据真实、计算正确、内容完整、手续齐备，做到帐证、帐表、表表之间勾稽严密。有下属单位的应将下属单位的报表数据输入计算机进行汇总，并将本单位报表、下属单位报表和汇总表一并报出，书面报表必须由财务管理部经理、会计主管和制表人签名盖章。 第十四条 电算化会计档案包括：存储在磁盘（硬盘和软盘）上的会计文件和以书面形式存放的会计帐簿和会计报表。 第十五条 存储在磁盘上的会计文件必须按规定及时打印输出书面形式，末打印之前不得抹去。由计算机打印输出的会计档案发生缺损时，必须补充打印，并由操作使用人员在打印输出的页面上盖章注明，由系统管理员签字盖章认可。 第十六条 操作使用人员必须经常对硬盘上的会计数据建立备份。每月备份不得少于一次。不得直接对硬盘上的会计数据和作为正式档案的备份上的会计数据进行任何非法操作，如要对磁盘会计数据进行加工，必须使用备份的副本，不得直接删除硬盘和软盘的数据。恢复系统数据必须使用最新的正式备份。 第十七条 会计档案管理人员必须妥善保管好会计数据的备份软盘，备份软盘应贴上写保护标签并用印章或封条签封。备份软盘应装在保护封套和包装盒中，存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所，并定期进行转储。硬盘和正式备份软盘不得随便乱放和外借。 第十八条 会计数据的备份软盘及自行开发的源程序的备份分别存放在三个地点以上（机房、档案室、财务管理部）。应根据数据量和硬盘空间