会务组织的方法与技巧教材.ppt

（五）怎样确定与会人员范围及人数 会议由哪一级人员参加，由哪些单位派人出席，哪些单位派人列席，事先都应全面考虑好。秘书部门平时应掌握本地区或本系统的机关和干部人数的基本资料。在确定会议规模和人数之后，应进一步分配会议人数及名单。大型会议设有“组织组”负责考虑这些工作。 （六）怎样确定会议议程、会议日程和会议程序 (1)、三者的区别 ●会议议程：是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。★★★ ●会议日程：是指会议在一定时间内的具体安排。一般采用简短文字或表格形式，将会议时间分别固定在每天上午、下午、晚上三个单元里，使人一目了然，如有说明可附于表后。★★★ ●会议程序：就是指在一次具体的会议活动中按照时间先后排列的详细工作步骤，它可以让与会者了解每次具体的会议活动的内容及时间顺序，同时也是会议主持人掌握会议的操作依据。 三者的区别 会议议程 会议日程 会议程序 一次会议活动总的安排，其格式包括，包括标题、题注和正文三部分。 是指会议在一定时间内的具体安排。包括时间、内容和地点三大要素。 指在一次具体的会议活动中按照时间先后排列的详细工作步骤。包括标题、题注、正文和落款四部分。 厦门大学授予李云飞教授“终身成就奖”大会程序 2010年12月12日 一、请主席台就座的领导人和颁奖对象入席 二、介绍出席会议的领导人、主要来宾 三、主持人宣布：厦门大学授予李云飞教授“终身成就奖”大会开始 四、校党委书记朱之文 作主题讲话 五、校长朱崇实宣读《厦门大学关于授予李云飞教授“终身成就奖” 的决定》 六、校党委书记和校长向李云飞教授颁发“终身成就奖”证书和奖金 七、学生代表向李云飞教授献花 八、李云飞教授讲话 九、市教委领导讲话 十、主持人宣布：厦门大学授予李云飞教授“终身成就奖”大会结束 时间 活动名称 内容 地点 参加对象 主持人 12月30日上午 830-9：30 党委书记作报告 2010 年工作总结 逸夫楼3楼会议室 全体员工 杨辰 9：30-11；30 分组讨论 讨论2010 年工作总结 101、102、103教室 全体员工 各处处长 12月30日下午 13：30- 15：00 部门工作汇报 教务处工作总结 学生处工作总结 总务处工作总结 逸夫楼3楼会议室 全体员工 杨辰 15：30- 17：00 校长作报告 展望2011年新任务 逸夫楼3楼会议室 全体员工 杨辰 12月30日 晚上 19：30- 21：00 分组讨论 教务工作改革设想 学生工作新思路 后勤工作新举措 101、102、103教室 全体员工 各处处长 上海工商外国语学院2010年度工作会议日程 嘉善市管理协会技术训练专题研讨会议程 一、专题报告： 《当代发达国家经营技术训练情况与发展趋势》 二、销售与服务训练演示 三、座谈讨论 四、大会交流 嘉善市管理协会技术训练中心秘书处 2011年9月8日 (2)安排会议议程和日程要注意的问题。 ●要把握会议目的，即了解会议召开的原因。 *先安排关键人物的时间，要保证重要人物能够出席会议。根据多数人意见安排日程，保证尽可能多的人员都有时间参与会议。 ●例会原则上要定时召开，且时间不宜过长。时间应控制在一个半小时左右，避免出现会议给人们带来的疲劳。 ●如遇几个议题，应按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。尽量保证在最佳时间开会。上午8：00～1l：30，下午3：00—5：30是人们精力最旺盛、思维能力及记忆力最佳的时机。所以，安排会议议程和日程要注意将全体会议应安排在上午，分组讨论可安排在下午，晚上则安排一些文娱活动。 (3)大中型会议的议程一般安排如下: ●开幕式，上司和来宾致辞； 上司做报告； 分组讨论； ●大会发言； 参观或其他活动； 会议总结，宣读决议； ●闭幕式。 （七）印发会议通知 发会议通知可用书面或电话、电报两种形式。 ★★★通知的内容包括会议名称、会议目的和主要内容、会期、地点、与会人员、报到日期和地点、携带的材料和个人支付的费用、主办单位、联系人姓名和电话等。重要的、大型的会议通知要编文号，一般的会议通知不编文号。 ★★★发会议通知一要及时，使与会人员能按时参加；二要准确，防止重发、错发、漏发。 用于涉外业务会议的通知，宜用印制精美、设计独特的请柬。这样，既可表示对被邀者的尊重，又可引起他们的注意并对会议产生兴趣。 关于召开机关各部门2008年工作总结2009年工作 打算汇报会的通知　　 机关各部门： 　　为深入查找2008