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三生自办国内学术会议流程 大型国内学术会议流程 国内学术年会会议流程 三生自办国内学术会议流程 大型国内学术会议流程 目录 1. 会前准备 2. 会议服务 3. 会后跟踪 1.1 会议组织者工作 1.2 各分工人员协作 2.1 会前动员会 2.2 会议报到日 2.3 会议进行中 3.1 会后总结 3.2 会后拜访、销量跟进 会议流程图 目录 1. 会前准备 1.1 会议组织者工作 1.2 各分工人员协作 2. 会议服务 3. 会后跟踪 2.1 会前动员会 2.2 会议报到日 2.3 会议进行中 3.1 会后总结 3.2 会后拜访、销量跟进 1.1会议组织者工作 明确开会的目的 邀请讲者 邀请大会主席 参会客户确认和分工 安排会议流程 各分工人员协作执行 根据目的确定会议的时间、主题、受众、预算以及宣传重点 由于讲者的地位、繁忙程度及合作关系的不同，需要提前15天至3个月确认时间；一般重要的会议要有备用讲者。 根据实际需要邀请，可以不设；一般大会主席的设立是出于对讲者的尊重、关系的平衡、以及提高会议的号召力等目的 会议签到时间、 正式开始时间、 讲者的讲话时间、提问时间 茶休时间、会后餐时间 审核参会客户品质 确定需要参加会议的部门和人员（公司内部），召开准备会（或简单协商），明确分工和职责 1.2各分工人员协作 可依靠当地销售人员提供会议召开城市的资源：推荐会场酒店、餐饮地点和租车供应商。会议组织者联系考察，确定场地。 1.2各分工人员协作---参会人员审核 2. 审核报名表 不符合要求的，与相关销售沟通返回 审核后的报名表提交总监审核 3. 确认参会名单 产品经理解答质疑 确认参会名单 1. 受众邀请，提交报名表 一般由一线销售人员负责邀请，比较重要的目标客户需要管理人员协访邀请，提交报名表。 目标客户的邀请需要两次以上的确认，即：会前七天确认、会前四天确认、会前一天确认。 4. 根据名单安排会议生活 会务专员根据审核后名单通知一线销售人员联系票务公司出机票。 (会务通知1） 参会客户变更，需要重新审核。会前四天，不可变更参会人员，客户因故无法参加，可取消行程 目的：保障会议品质 1.2各分工人员协作 1、讲者和主席沟通 会议组织者负责会前与讲者过片子，确认需要他重点讲解的内容。 会前与主席沟通，确认需要他重点总结的要点 3、安排会议生活 机票 住宿 餐饮 用车 环境 2、客户生日：预先留意，为客户安排生日庆贺 4、会议物品准备 1.2三生自办会议---安排会议生活 机票 由一线销售联系票务公司预定、退改签 餐饮 住宿 接送站 用车 餐饮： 根据公司标准和会议预算定制不同的餐标 提前确认好菜单 确认是否可自带酒水 容纳人数，餐厅布置 房间—确认房数 分房单间：VIP单间的预留，标间客的分配按照住宿时间、地区和年龄分配 。 房间类型的核实 房间内收费项目取消。 放置水果、欢迎信等餐饮 接送站和用车： 提前与供应商确认服务项目和要求 ：司机礼仪、路线等 制作接送站表：参会人员信息，具体到达离开时间，航班班次 制作接站牌：会议名称、公司名称、产品形象名称 （根据实际情况安排) 根据到达离开时间及人数安排车型起飞前3小时发送接送站短信给客户，告知总调度联系方式。 会前四天取得客户行程信息，联系供应商安排住宿、接待、餐饮、用车。 会前三天发“会务通知2”给销售人员，告知相关服务内容和流程的时间、地点、周边环境、联络人等 会场周边环境介绍 1.2各分工人员协作---会议物品准备 水果点心，数量按照参会人数的1/2安排即可 会议提问及有奖问答的奖品、会后礼品申请购买 电脑、投影仪、激光笔、麦克、无线麦克 酒店指引牌、主席台/讲台/签到台鲜花 茶休 印制品 奖品/礼品 仪器 酒店标识 会议物品准备 提前沟通拍摄流程 提前打印 摄影师/摄像师 签到表/收据/日程 挂旗/横幅/易拉宝/展架/欢迎卡/桌卡、DA资料制作，提前邮寄 1.2各分工人员协作---预算 费用预算申请和审核 预算 确认到账 确认费用到账 目录 2. 会议服务 2.1 会前动员会 2.2 会议报到日 2.3 会议进行中 1. 会前准备 3. 会后跟踪 1.1 会议组织者工作 1.2 各分工人员协作 3.1 会后总结 3.2 会后拜访、销量跟进 2.1 会前动员会 一般参加全国学会会议，会议前一天招集所有内部与会人员参加会前动员会： 主要目的有三个： 一鼓舞士气，要求大家拿出良好的精神面貌； 二是明确第二天的会议分工，做好服务； 三明确意外情况发生的处理办法。 公司自办全国会议，一般会前3天开电话会议，明确各项分工及进度。 会前沟通的时间和形式可根据情况由会议组织者决定 2.2 会议