办公室日常事务概论.pptVIP

办公室日常事务;一、值班工作; 要做好值班工作，应当做到。;值班工作的内容;二、电话接待工作;（一）熟悉常用电话号码;（二）打电话时应注意的事项;（三）接电话时应注意的事项;（四）注意电话礼仪;（五）做好电话记录 ;（六） 做好图文传真; 传真有自动接收功能，秘书用此键要注意保密问 题，当秘书不在的时候或者有外人的时候，自动接受 传真容易失密。 换纸：传真机一般采用210×50M或210×30M两 种规格的热敏纸，因为热敏纸不易留存，目前比较多 地采用复印传真兼可的???备和用纸。 热敏纸传真件要留存需及时复印。 即使是使用热敏纸的传真机同样也有复印功能。; 有时需要运用电话直接口授某些文件或运 用电话设施进行文件传真传递。口授电话稿和 传真文件是发出的文件定稿，应在传输前履行 审批签发手续，传递后应按办毕 文书处置。 ;（七）电话记录的处理;三、来客接待工作;（一）秘书应尽量坚持“约见”制度; 根据“约见制度”，秘书的接待工作自然会分 为有约接待和无约接待两类。秘书应注意;（二）秘书必须坚持“一视同仁”的原则; 无论是来客自行推门而入还是有人引见， 秘书要马上放下手头工作，面带微笑，起身 站立，问候并接待。 如果是到接待室、会客室相见，秘书要 守