如何进行有效时间管理讲义.ppt

* 以下是如何处理类似问题的一个实际例子和妙招： 　　 有一位职员，每当他应召支见上司时，他手上总是带着一件仍待完成的工作：编写一份报告、检查报告草案、或者阅读必要的资料等，一来可以利用在一旁等待上司打电话或是其他事务处理的时间，二来可以提醒上司自己的工作也是很忙的，希望可以尽快结束对话或事情的安排，三来还可以让主管对他的工作态度留下深刻的印象。 * 年目标 序号 目标内容 起止时间 * 年行动计划 序号 时间 行动简述 完成? 附注：把你的行动计划再分解到每月目标中去。 * 月计划 序号 月目标 期限 月总结 未完成目标的原因和障碍 克服障碍的对策和方法 如何按轻重缓急规划下月目标 * 周计划 上周总结 序号 本周目标 期限 未完成目标的原因和障碍 克服障碍的对策和方法 如何按轻重缓急规划本周目标 * 日志 每日诵读 1今日事，今日毕！ 2我是负责任的！ 3我每天都有新的进步！ 4决不，决不放弃！ 5我的成功来自马上行动！ 6我心、我手、我向上，我拼、我搏、我要强 序号 时间 今日优先事项 期限 今日进步： 今日反省： 今天你快乐吗？ 总分： 健康 工作 人际 家庭 心态 学习 理财 休闲 请用“0、1、2、3”每项打分： 总计量9分以下欠佳：9~15分较好；16~24分优良。 方法二：提高自己的工作效率 * 如何提高工作效率 1.了解自己每天工作时段的特性, 善用之 2.以 PDCA 分布周一到周五的工作性质 3.保持良好的体力; 养成运动的习惯 4.身心均衡地发展; 培养良好的嗜好 * 问问自己 1． 你每天需要花多少时间睡觉才感到舒适？实际上花多少时间睡觉？ 2． 你在一天中的什么时段精力最充沛、反应最敏锐？ 3． 开始一项工作（如写作业、写报告、读书）时，记录自己中途中断了多少次、每次中断占用多少时间。结果也许会令你吃惊。 4． 每天供你自己支配、自己负责的时间有多少个小时？ 5． 你平均每天用多少时间计划以后的时间安排？ 6． 你每天花多少时间与家人、同事、朋友交流？ 7． 你每天花多少时间保护自己的健康？ * 1.工作时段分配法则 早上 中午 13:00~15:00 下午 晚上 活力充沛, 冲劲与勇气兼具 (Do) 思考迟钝, 适合散心, 放松 (Check) 冷静, 沟通 (Action, Plan) 放松,思考 1.发球 2.电话敲定事情/ 做事情 3.给领导方向/ 书架构 4.执行进行中专案 1.面对面跟踪 2.巡视 3.沟通与协调 1.思考问题 2.写计划/ 更新跟踪速度 3.更新/修改进行中专案 1.花 1 小時写作 * 2.每周工作性质分配法则 周一、二 周三、四、五 周六、日 备注 活力充沛, 冲劲与勇气兼具 (Do) 思考迟钝, 适合散心, 放松 (Check) 冷静, 思考 (Action, Plan) 1.大型专案丢球 2.组内专案丢球 3.给予组员做事方向/做事重点 4.创造议题 1.跟踪一二所丢的球 2.调整,修正计划 3.议题收尾 4.倾听沟通 1.想想目的是什么? 意义何在? 2.有沒有办法提升自己的价值? 3.计划/规划 * 方法三： 执行能力的强化 * 備 忘 錄 时间管理的利器: 行动表 备 忘 录 紧急的事情 1.老板今天交待 2.临时状况 重要的事情 1.工作计划 2.人生规划 3.家庭,健康,财富 进度表 1.会议 2.行事历 3.纪念日 日常工作 1.日常工作 2.定期约会 * 良好工作习惯的养成 兵贵速战速决 养成做备忘录的习惯 可以早上做完的事,决不拖到下午完成可以一天做完的事,决不分成两天完成 每天至少完成一件事情, 特别是在工作情绪低潮时 * “执行”的写照 及时执行 奉备忘录的执行-检核表如圣旨 行动才是企划的开始 把掌控著力焦点集中在计划最紧要的20% 执行能力锋利如倚天剑. 剑锋到处, 刀折剑断 * 如何处理情绪低潮 每天至少完成一件事情 完成事情的定义 完整的 相关的 善后的 记录的文件 通常完成一完整任务就会有力气再做第二件事情 方法四：时间管理小技巧 * 如何处理来自下属的打断 （1）你是否曾经训练你的助理，将他人可能的打扰含集中起来，然后每天或每星期一次地向你汇报？ （2）你是不是尽可能地把集体例会列为每日/周工作的一部分？ （3）你是不是每天都会保留一段固定的时间，供下属向你提出问题，同时在一旦发觉某些工作日程发生改变时，会告诉对方何时见面较合适？ （4）你是不是曾经鼓励下属以便条/邮件方式提出问题，而不必亲自上门打扰你的工作？ （5）你是不是立即向下属回话，使他们不至于认为他们必须经常打扰你，才能立刻获得回应？ * 沟通技巧不佳 令部属等候 干扰部属的工作 过分挑剔细