公司文件控制的管理办法.docVIP

公司文件控制管理办法 第一章 总 则 1、为规范公司资料管理，加强资料的收集和管理工作，有效地保护和利用资料，为公司各项工作服务，增强公司资料的实用性和有效性，结合公司的实际，制定本办法。 2、适用范围：本制度适用于XXXXX有限公司及下属所有子公司规范性文件起草、制定、提案和管理的各项相关工作。 3、公司内部各中心/部门和个人应当遵守本办法，并应承担收集、整理、立卷、归档和保护文件、资料的义务。 第二章 管理体制及其机构职责 1、实行集中与分散管理相结合的体制。由综合部文档管理员负责主体文件资料的管理，并对其他部门的文件资料管理工作进行督促和指导。信息部配合综合部建立信息档案软件；文控管理员分管公司主体文件资料工作，文控管理员的职责是保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。 2、综合部既是公司文件、文件资料工作的行政职能管理部门，又是永久保存和保护文件资料的机构，同时又是开发利用文件资料资源的信息交流中心。 第三章 文件材料的管理工作 一、文件资料材料的收集： 1．建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限（保管期限分永久保存、长期、短期等）；注明文件的版本号。 2．对遗缺不全的文件资料，采取不同措施，积极收集齐全； 3．及时催办理完毕的文件上交回收，在检查齐全后整理立卷归档。 二、文件资料的归档、立卷与管理： 1．区分全宗，确定立档单位。 2．分类：依据文件资料来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别。分类除按大类外，同时按部门、是否保密、保密程度来分再在同类中依序分为若干小类和案卷号。 2．1档案立卷按永久：Y、长期：C、短期：D 2．2 大类分为：制度/规定：S；文件：F；资料：D；文书档案：A；合同：B。 2．3 部门拼音缩写：；研发：YF；生产：SC； 客服：KF；采购：CG；技术：JS；市场：SC；销售：XS ；工程：GC；财务：CW；总经办：ZJ；综合：ZH；财务：CW；仓库：CK； 2．4 保密用Y表示，非密级则用N表示。 2．5 密级：绝密：AS；机密：CS；秘密：PS；无：OP 编码原则：□（归档期限）□（文件资料大类）□□（部门前两位拼音缩写）□（是否保密）□□（密级程度）□□（年份）□□（大类号）□□（小类号）□□□□（案卷号）。 如：综合管理部人事专员经办的人事档案一件，综合部的部门编号是ZH、人事在综合部的大类编号是03，人事档案在人事这一大类下面的小类编号01，本次经办的人事档案在所有的人事档案中的卷次是0097。那么综合管理部人事专员本次所经办的人事档案的编号就是CAZHYC长期 档案 综合部 保密 秘密 人事类 员工档案 第97卷次）。图例如下： 综合部 综合部ZH 管理01 行政02 人事03 安环04 员工档案01 培训02 卷次0097 3．归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。 4．案卷排列：立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起，编制案卷目录和案内目录。 5．整理案卷，使之厚度适宜，控制在1cm至2cm之间，材料过窄应加衬边；材料过宽应折叠整齐；字迹难辨认的，应附抄件；以每一案卷端正书写标题。 6．对所有公司文件资料系统排列，确定保管期限，编制文件资料目录（卡片），按一定次序排列和存放。 7．每年对文件资料进行一次清理，清除不必要保存的材料；对破损和褪色的材料进行修补和复制。 8．对文件资料的收进和移出、案卷数量、利用等情况进行统计，并定期上报主管部门。各部门及下属公司兼职文控管理员应定期（每月两次，分别于月初、月中）报送相关资料至公司文控管理员。? 9．公司文件资料保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的，保管期限从长。对保管期限已满的文件资料依据有关规定进行鉴定销毁。 10．公司应采取严密管理措施，防止文件资料失密和泄密。 三、公司所有发文将按下列流程进行，具体如下： 1．各相关部门做好所要发放文件的草拟工作； 2．各相关部门在发文之前按公司《发文审批单》的格式详细填写相关内容； 3．各相关部门指定人员做好文件发放前的审核工作； 4．如多部门联合下发的文件还要由各相关部门负责人在会签处签字； 5．将已完成上述手续后的《发文审批单》和所要发放文件的原稿(打印及电子各一份)报公司文控管理员； 6．文控管理员对要发放的文件进行审核，并报分管领导签发； 7．文控管理员将审批齐全的文件按公司规定要求进行排版、编号及发放； 8．文件发放时文控管理员将所有文件均按《发文审批单》中所列的主送人和抄送人通过OA以 PDF 文档格式发送至其邮箱，还将一份（盖有红色“受控”章的）复印件发送给部门文控签收，再由部门文控向部门内员工传阅。公司员工要养成每天收个人邮箱的习惯，否则造成的后果