档案室各项规章制度.docx

-WORD格式--可编辑- -- 文件立卷归档制度 1、归档文件材料要收集齐全、完整、教育局各科室形成的具有保存价 值的文件都应收集齐全。 2、立卷时，案卷的组合要符合规定要求，按照文件形成的规律，区分 文件的价值，本着今后查找利用的原则，以文件的内容为主，灵活运用文 件的内容特征进行组卷。 3、立卷后，案卷标题要简明、确切、标题至少要包括三个特征，即： 时间、作者、问题。（即案卷的概括内容） 4、文书卷的装订和封面要整洁美观。装订时首先要去掉文件材料中的 金属物，如：大头针、区别针、书钉等，不能出现圆珠笔和铅笔字迹，文 书卷的右侧和底边要取齐，材料一定要折叠整齐，装订牢固。 5、订卷要用统一的装具，卷内目录和备考表。 6、案卷订好后，由立卷人和科室负责人签字。 档案管理制度 1、档案资料保管工作的基本任务是积极采取切实可行的保护措施，科 学系统的保管文件档案，维护文书档案的完整与安全，保证档案及时准确 的为领导和各部门的工作提供利用。 2、档案要以全宗为单位，科学地进行分类、排列、编目。 3、档案的排列，按不同保管期限，依次排列做到排放整齐。 4、档案资料的管理，按分类大纲，随时进行分类、登记、编目。 5、建立登记、统计制度，对档案的接收、移出、整理、鉴定、销毁、 利用等方面要有详细的统计记录，数字要准确，做到案卷与目录数字相符。 6、档案保管要进行定期检查，发现问题要及时查明原因，并及时向领 导报告。 7、档案管理人员要了解每个档案的性质、 任务、职权范围和历史情况， 熟悉档案内容和成份。 8、要研究和改进档案保护技术，延长档案寿命，对所保管的档案定期 检查，发现被损坏和字迹退色的重要档案要及时修复和复制。 9、档案的接收、移出、查阅要严格履行手续。 10、档案保护方面要做到防尘、防潮、防晒、防虫、防火，文档室内 不准吸烟。 11、档案柜钥匙要由专人统一管理。 12、人员调动时，对所保管的档案必须办理移交手续。 档案借阅制度 1、文档工作人员要认真学习有关文档的知识， 提高对文档工作的认识， 增强责任感。 2、严格借阅文件档案的制度，履行借阅登记手续，并督促及时退回。 3、在一般情况下，文书档案卷不得借阅离室，工作需要，需经分管领 导同意，才能办理借阅手续。 4、凡外单位借阅档案，所借文书档案不得在上面做记号、记笔记，一 定要保持文书档案的整洁、完整。 5、查阅和借阅文件档案，要执行利用效果登记制度。 档案保管制度 一、严格执行档案收集、整理、保管、鉴定、提供利用与销毁等有关制度和规定，确保其完整、系统和安全。 二、档案按档号排放，档案柜编顺序号，库房内悬挂相关档案资料管理规章和制度。 三、借出的档案须按时归还，利用后的档案应随即放回原处。 四、不得窃取、出卖和涂改档案，违者追究法律责任。 五、切实做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防霉工作。 六、做好库房温湿度的监控与登记工作。 七、每学期开学初对库房档案进行全面检查、清点，发现问题及时处理。 档案保密制度 一、高度认识档案保密工作的重要性，严格遵守有关法规和制度。 二、查阅涉密档案或内部材料，须经分管领导批准，必要时报请校长室审批。查阅时须严格履行登记手续，注明查阅目的和内容。 三、未经批准，任何人不得私自带档案出室；档案工作人员不得私自摘抄、复制、传播具有保密性质的档案内容 。 四、因需要经批准摘录或复制涉密档案材料的，须妥善保管，用后销毁，如发生涉密问题，后果由利用者负责。 五、不归档的重份文件及内部材料，须交由学校集中销毁。 六、在校长室的指导下，做好档案密级变更和解密工作。 七、档案馆工作人员或利用者，如有违反保密规定的，视情节轻重按有关规定处理。 档案利用制度 一、查阅利用本馆开放档案、资料者，须持身份证，同时填写查阅登记表；受他人委托者，还须出具他人身份证及委托查阅申请书。 二、查阅重要的或密级档案，按《档案保密制度》办理；查阅本职范围外的重要档案，须经分管负责人批准；查阅珍贵档案时，以复印件代替原件利用。 三、档案、资料一般不外借。确因工作需要外借的，除出具所在单位证明 外，须经学校分管领导批准，并办理外借手续（限 5 天内归还）；若续借，需办续借手续。 四、 查阅利用档案时不得随意涂改、 拆卷或损毁。本室工作人员对违规者，有权给予劝告、责令赔偿或其它处置，直至追究法律责任。 五、未经分管校领导批准，任何单位、个人无权公布档案内容。 档案室人员岗位职责 一、积极宣传党和国家关于档案管理的法规、条例。 二、遵守各项档案业务规章制度。 三、维护档案的完整、系统和安全，定期检查档案保管情况，改进档案保护技术，严守机密。 四、积极开展咨询服务；热情接待档案利用者，迅速、准确提供所需档案和资料。 五、认真开展对兼职档案员的业务培训和指导工作。 档案鉴定制度 一