公证卷宗要求及检查问题处理方法.pptVIP

9、卷宗排架 1）由档案室人员根据卷宗规律及要求按大小依次排架。 二OO九年之前的公证档案，每年按公证分类的不同按公证书的编号依次排架。 二OO九年之后的档案，按保管期限的不同分别分为永久外证、永久内证；长期外证、长期内证；短期外证、短期内证六大类按流水号大小依次排架，（原按办证类别的国内经济、国内民事公证统汇入各期限的内证，涉外民事、涉外经济、涉港、澳、台的公证统汇入各期限的外证，按档案存放期限统一分类管理）。 二O一一年起，新增加一类遗嘱卷宗单独排卷，其它卷宗排列方式同第33条规定。 10、卷宗改错。 公证文书有改错的，卷宗未移送归档的由承办人自行剔除错误的文书，已经归档上架后的公证文书改错的，需由承办公证员将改错申请报档案管理人员备案，经主管部门批准后并视情况调取实物卷宗，改错后的文书需在十日内将相关材料移送至档案管理人员，由档案管理人员对档案进行必要调整，并按上述规定要求装订后补充归档，并视情况由档案管理人员在备考表中进行必要记载。 上架卷宗具体改错的办法： 1、公证书内待证材料有误的，公证词不发生变化的，发出的公证书替换后，直接交一份正确的材料回档案室换档，信诚系统内不用做操作。 2、公证书证词或公证书译文要改错的，需发送改错申请（目前为口头通知档案室），由档案室将卷宗状态从上架发回改错状态，公证员在系统内进行改正后，公证员要替换当事人持有的错误公证书。并且要把正确的公证文书多用白纸打印一份交回档案室更换档案，档案室接到更换材料后，会将卷宗的电子状态重新调回上架状态。 3、当事人的错误公证书无法收回或其它原因的，要求在发出的文本上采取直接盖校对章的形式的，档案要求信诚系统如上述2正常走程序修改系统内的电子公证书文档，并且要到档案室申请调出实物档案，对存档的公证书文本也需盖校对章使其与发出的公证书正本做同样的修改，做到形式一式。 根据司法部、国家档案局发布的《公证文书立卷归档办法》、《公证档案管理办法》，并结合省厅、市局出台的卷宗整理细则、以及年底市局对我处公证规范化建设考核标准中制定的一系列有关卷宗质量考核的要求，结合我处近年来工作的实际情况，对我处公证卷宗历次检查所涉及的有关问题，以及我处于二O一一年一月一日准备实施的南京公证处档案卷宗立卷、归档的工作操作指引的部分要求，与大家对卷宗立卷、移交、装订中发现的一些问题进行共同研究和探讨。 根据办证的流程，首先是受理环节所因注意的问题。卷内材料要求公证事项不能显示出超越公证法所规定的受理范围。 1、其中一些符合法律规定的可以由他人代办的公证事项要求有完备的授权或委托材料入卷。授权委托材料的形式和要求由处里的质量监督委员会研究决定。到底是需要公证后的授权还是只要当事人只要有授权的意思表示材料入卷即可？其中涉外民事公证，委托他人代办的也有很多，希望能尽可能的要求当事人提交委托办理公证的材料入卷，以备检查。 有相应全面的告知内容入卷。我们学习了其它公证处，有的处要求很严格，要求除涉外民事类公证其余均应有相关的告知内容。我们可以做为参考。 1、我处的每本卷宗都是根据信诚系统中每个流程号的受理内容为标准立卷的。所以要求流程号的设立与公证受理内容要符合卷宗的立卷要求。 2、就是希望大家在流程号受理的环节，如果一个受理号，尽可能的根据材料实际情况不要一次性受理太多，以免卷宗过厚，不宜装订和保管及运输。 1、申请资料应完备。表格要求填写完整，当事人姓名、出生日期、证件号码、联系方式等是必备要件，上述项目是卷宗质量检查的扣分项。 其中提请大家注意的是：填写的公证的申请人要为公证书的当事人，并且当事人的姓名要求正确录入。符合规定由他人代办的，要把来办理公证的人姓名输在代理人的位置。该事项的正确录入，才能保证信诚系统中卷宗封面上当事人的姓名能够正确生成，保证卷宗的质量。 其中提请大家注意的是：公证的事项要求选取准确：如遗嘱和遗嘱继承，声明书和委托书都是大家比较容易选错的项目。该项的选取错误，包括当事人姓名的录入错误，都直接导致后面系统内打印出来的流转单、发送回执、流程表及卷宗封面的同项内容发生错误，该项内容发生错误，卷宗流转到后面我们档案部门再发现都不好在系统中做修改。 公证事项的选取不准确还会造成系统对保管期限自动选取发生偏差，有可能致使短期卷宗变成了长期卷宗，保管时间的延长，增加人力，物资的巨大浪费。 发证时间，在系统更新后将改为预约发证时间，该时间在卷内的流转单上会有反映，我们多次发现上述时间有的卷宗会早于公证受理时间，从卷宗质量角度来看，肯定是不合适的，希望大家在该项内容的录入时，做一个关注，我们也在查找原因，处内也在积极要求电脑公司积极查找原因并做出应对办法最好能做出强制的限制，但这段时间还请大家多多注意。在申请界面保存前要核实该项内容有无出入。