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山东广播电视大学档案实体分类方案说明 一、编制目的 为了适应学校事业日益发展的需要，实现档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化，达到学校档案和档案工作的科学化管理，促进整体业务建设的深化，充分发挥学校档案的作用，根据《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案规范》，结合我校实际情况，编制本方案。 二、编制原则 本方案的编制，以辩证唯物主义为指导，引入系统论的观点和现代化管理的方法，源于实践，高于实践，把档案工作的历史性、现状和发展前景结合起来，具有较强的思想性、科学性和适用性。 （一）体现思想性 档案工作是党性、政治性很强的工作，学校档案实体分类体系结构、类目设置、序列编排都必须以辩证唯物主义为指导，以国家的有关档案工作的法规标准为依据。坚持党的“一个中心，两个基本点”的基本路线，从实际出发，突出教学、科研档案在电大档案的中心地位和党政管理档案统率全局的作用，力求反映新时期电大职能活动的新情况、新特点。 （二）符合科学性 本方案规定的各项内容，既要实事求是，符合学校档案工作的实际，又要遵循档案学基础理论和形式逻辑原则，在理论与实践的结合方面，有较强的科学性，力求有所发展，有所创新。 1、以学校全部档案为对象，按照高校档案形成的领域范畴将形成于同一活动领域的档案作为一个整体归入相同的类别。 2、在充分反映高等学校档案的形成规律和内容、特点的前提下，确定统一的实体分类体系，把同一门类档案的管理性材料集中在一起，适度注意与《中国档案分类法—教育档案分类表》体系协调，体现电大的特色。 3、类目设置必须相对稳定，不受偶然因素、短期行为的影响，在较长时期内不随意改变。 4、类目排列、档号结构的确定必须符合逻辑的原则。做到各类之间，各类相同级位之间划分标准一致。下位类目的外延之和等于上位类目的外延。同位类目之间界限清楚，不相互交叉和包容。 （三）重视适用性 为了方便掌握使用，本方案在类目名称，档号模式、标识符号等方面，力求做到准确、简明、易懂、好记。 三、体系结构 本方案由编制说明和主表两部分组成 编制说明是本方案的编制目的、编制原则、体系结构、类目设置、档号模式、标识符号以及若干重要问题的说明，是使用主表的指南。 主表由类目、标识符号、注释等组成 （一）一级类目的划分与标识 一级类目是我校档案实体分类的最高层位。根据我校档案产 生的领域范畴，结合档案记述的内容性质，确定为十个一级类目，其名称、标识符号和主要内容如下： DQ党群 主要包括学校党群部门在工作中形成的文件材料 XZ行政 主要包括行政职能部门（教务、科研、开发、基建、设备、外事、财务等部门除外）工作中形成的文件材料。 JX教学 主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。 KX科学研究 主要包括科学研究管理和科研实践活动过程中形成的文件材料。 CP主要包括产品生产、科技开发管理及活动过程中形成的文件材料。 JJ基本建设 主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。 SB仪器设备 主要包括仪器工作管理和仪器设备申请购置，开箱验收，安装调试，管理使用，维修改造，申请报废等各个环节的文件材料。 CB出版 主要包括出版工作管理和出版过程中形成的文件材料。 WS外事 主要包括外事工作管理和外事活动中形成的各种文件材料。 CK财会 主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。 一级类目的的标识，采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母，如“XZ”即“XING ZHENG”（行政）的简称。 （二）二级类目的设置和标识 二级类目是对一级类目的细分。细分的标准是根据该类目档案的形成规律和特点结合档案记述和反映的内容性质，进行设置，一经确定，不得随意变动。 二级类目的标识，采用“双位制”。如：“综合”为“11”其余二级类目依次层累为12，13，……99，但10，20……等带“0”的数字不用。 （三）三级类目的扩展和标识 在二级类目确定的设置原则，范围，方法的基础上，根据需要和可能，扩展三级类目，其标识方法与符号和二级类目相同。 四、档号的编制 （一）档号 是存取档案的代号、排架的依据，反映学校档案的分类体系和物理位置。 （二）档案的编制原则 必须符合唯一性、合理性、稳定性的要求，即同一部门内的档案不得重号，方便插卷，使其有充分的扩展余地；不能随意变动；能适应计算机管理的需要，发挥排架、检索的双向功能。 （三）档号的结构、模式和标识 1、档号包括年度号、分类号和标识 年度号由四位阿拉伯数字组成。 分类号是档号的主体，一般由一、二级类目代号组成，如：“党委会议记录”的分类号由一、二级类目组成为“DQ11”。 案卷号同样有特定的含义。它是所选择的分类号中最下位类顺序编码。由于案卷数量不同，案卷号可不限级数。 2、档号的模式 年度号+分类号+案卷号 3、档号的标识 采用汉语拼音