展场活动预算与成本控制管理.docVIP

五、展場活動預算與成本控制管理 展場活動預算編列原則 編列預算八項原則 1、考慮運用時間 2、專案專款專用方式 3、盡量清晰明確 4、保留相當彈性與寬鬆度 5、保留相關資料以被查證 6、了解各種報帳程序與流向 7、運用在正確需求上 8、考慮回饋計畫 預算規劃表 專　　案 說　　明 金　　額 場地佈置 會議是主標板、報到接待台位置、指示海報、花藝設計、展覽攤位搭設、同步翻譯設備等 ＮＴ＄１３２，７５０ 文 宣 品 邀請卡、會議手冊、會議光碟、胸牌等設計製作 ＮＴ＄６３，４５０ 行政及人力 事務性費用（郵資、電話傳真．．．．．．．．．） 同步翻譯人員及現場工作人員費用 ＮＴ＄８０，０００ 行政管理 委託執行規劃費用 ＮＴ＄１０５，０００ 合 計　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　ＮＴ＄３８１，２００ 三、展覽活動預算項目 　◎　收入 會務費（註冊費） 由與會代表繳納。 展位租金 由參展商繳納。 廣告收入 由相關刊登廣告的廠商支付，廣告收入可能來自於大會刊物，地方或全國報章雜誌，世界性的專業刊物，國際網路，大會特殊印刷品及現場宣傳看板等。 贊助收入 對本次會展活動有意願提供支援，並提出金錢、物力、人力等資源作為贊助的政府單位、公司或個人等。 雜項收入 各項特殊義賣活動、捐贈，特殊專案（大會出版品、住房、餐飲等），主辦單位代製作代處理專案（如特殊接電、接待人員聘用，特別印刷等）及特殊優惠等。 　　◎　支出 旅行交通費用 為支付出席會展活動的重要貴賓、特邀講師、名人嘉賓等的邀請及旅行費用，這包括住宿的車船機票集相關費用。這筆費用佔全部預算的20%～55%，比重相當大。 場地租金費用 是任何會展活動都有場地租用的費用支出，這包括場大租金、相關會議室、秘書 室、準備室、特殊水電、周邊服務等費用，佔全部預算的10%～ 25%。 餐飲費用支出 大會辦理的宴會、午餐、茶歇、各類參食飲料，工作用餐及相關行程提供的餐飲 費用都包括在這筆費用中，大約佔全部預算的20%～45%。 印刷費用 各項大會活動所需要的印刷製品，如旗幟、看板、手冊、論文集、名牌、海報等， 都屬於這筆費用，通常包括設計費用及版權取得費用。 宣傳費用 包含各類宣傳所需的廣告、文字宣傳、網路、新聞發佈活動、寄發宣傳等費用。 節目費用 是無論在會前、會中及會後所安排的表演節目，還是特殊規劃安排的節目、議程 及參觀等登歸納在這專案中。 行政事務費用 所有相關會展活動的聯繫、翻譯、規劃、專業諮詢、分析及行政安排的費用均可 歸納在這專案中。 雜項支出 包含服務費用、小費、電池、相關視聽、文書紙張、臨時需要、列印服務、錄影、 特殊租用器材及保險等都在這個費用內，佔全部會展活動預算的5%～18%不等。 四、展覽活動預算編列作法 ◎　費用預算編列做法： 直接費用 間接費用 固定費用 變動費用 現金流量表 專 案 收 入 支 出 餘 額 國內報名收入 ８０，０００ ８０，０００ 國外報名收入 ３５，０００ １１５，０００ 政府補助 ５０，０００ １６５，０００ 廠商贊助 ２３，６００ １８８，０００ 場地租金 ４１，０００ １４７，６００ 視聽設備 ２０，５００ １２７，１００ 會場佈置 １６，５００ １１０，６００ 印刷文宣 ８，５００ １０２，０００ 餐飲節目 ３３，０００ ６９，０００ 交 通 ９，０００ ６０，０００ 禮 品 ８，０００ ５２，０００ 人 力 １０，０００ ４２，０００ 行政文書 ５，０００ ３７，０００ 公關宣傳 ２０，０００ １７，０００ 展 覽 ７０，０００ ２３，０００ ６４，０００ 講員機票住宿 ６０，０００ ４，０００ 合 計 ２５８，６００ ２５４，６００ ４，０００ 五、爭取展覽活動募款 　◎爭取贊助之考量 　１、為新產品或新服務打知名度 　　２、提昇或改變大眾對該公司既有產品或服務的形象 　　３、建立公司關懷社會的形象與商譽 　　４、若是菸酒廠商，可規避不得於報章或電視媒體作廣告的禁令 　　５、吸引媒體注意力，讓員工引以為傲，便於招募新員工 ６、展現公司的創意與彈性 　◎尋求贊助資源的做法 擬定目標 區分等級 鑽石級１名 白金級２名 黃金級５名 紅寶級１０名 藍玉級１５名 （ＡＰＰ　２００４）贊助計畫將分五級及單項贊助執行 一、鑽石級－ＮＴ＄１，０００，０００（獨家贊助） 回饋計畫： 公司影片簡介於Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ時間撥放１０分鐘 提供５免費名額參加年會（或４位免費名額＋１個免費攤位展示） 大會手冊封底彩色廣告 提供１位免費名額參加高爾夫球友誼賽 公司名稱Ｌｏｇｏ置於大會主標板 公司名稱列於大會手冊贊助單位 年會網站之公司網站連結 二、白金