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`江苏经贸职业技术学院外事档案管理细则 （经贸院〔2011〕1号 2011年1月5日） 为贯彻落实教育部、国家档案局颁布的《高等学校档案管理办法》，规范学院外事档案工作，充分发挥外事档案在学院对外交流、合作办学、涉外教学与科研等活动中的作用，参照《高等学校档案工作规范》、《高等学校档案实体分类法》，制定本管理细则。 一、基本原则 1.学院与外国团体和个人在学术研究、科技合作、人才交流、友好往来等外事管理和外事活动中形成的具有保存价值的各种载体的文字、图表及声像材料，均属外事档案。 2.外事档案工作必须纳入学院外事工作计划、管理制度之中，落实到院有关部门外事人员的职责范围，做到与布置、检查、总结外事工作同步进行。 3.外事办要有一位领导分管外事档案工作，设立兼职档案员，由兼职档案员负责外事档案的收集、积累、归档工作。 4.外事档案实行集中统一管理，以确保档案的完整、准确、系统和安全，并便于开发利用。 5.外事档案运用计算机管理，逐步实现外事档案的数字化、信息化，为学院的教学、科研、人才交流服务。 二、归档范围 1.归档的主要内容包括外事综合管理的有关文件；出国（境）的有关材料；外国专家、学者、教师、学生来我院任教、讲学、访问、学习、考察或参加国际会议、进行国际合作的文件材料等。 2.归档的重点是重大涉外活动和国际合作项目中形成的各种载体的文件材料。 3.本院人员在国外获得的证书、奖状、奖章，可将原件、复印或影印件存档；国外赠送学院的纪念品、礼品，有保存价值的应归档，不宜长期保管的可保存影印件和清单。 三、部门立卷与归档流程 （一）形成积累 1.学院外事办是学院外事管理、外事活动文件材料归口部门，应在每项涉外活动结束后，负责将各种文件材料收集、汇总、整理立卷，并按规定向学院档案馆移交。 2.归档的外事材料，必须字迹工整、图样清晰。 3.凡出国（境）学习、访问、考察、讲学、参加国际会议的人员，应在归国后将在国（境）外活动中形成的材料交学院外事办验收、归档。 （二）整理组卷 1.根据外事文件材料形成规律，以材料之间有机联系和便于查考利用为组卷原则，将每组外事材料进行整理，组成一个或数个案卷。 2.外事文件材料，按年度进行分类归档。文件材料排列的方式是：各阶段密不可分的材料，正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后；由多种文字形成的同一内容的文件，中文文件在前，外文文件在后。 3.归档文件应按规定的档案分类和排列顺序编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并按归档章的要求填写相关内容。 4.以案卷形式保管的外事文件材料，按顺序编写页码。无论单面或双面只要有书写符号的文件材料，每版均为一页号，页号编在非装订线一侧的下角。 5.拆除文件内易锈蚀的金属物，用不锈钢订书针装订；对破损的文件材料进行修补；大于档案盒的文件材料应进行折叠。 6.在档案的首页填写归档文件目录，在档案的末页填写备考表。 （三）移交办法及时间 1.整理好的档案，经档案馆检查合格后，填写移交案卷目录，一式两份，移交时交接双方按移交目录清点，并履行签字手续，办理移交。移交目录各执一份备查。 2.外事档案应在次年6月底以前归档。 四、岗位职责 （一）分管外事工作的院领导职责 1.组织学习贯彻上级有关档案工作的法规、政策，把外事档案工作列入工作计划。 2.定期检查、研究和解决外事档案工作中存在的实际问题。 （二）外事办负责人职责 1.制定和健全外事档案工作管理制度，确保外事材料的形成积累，将外事档案工作纳入外事管理之中，督促本部门的兼职档案员做好立卷工作。 2.指导、监督按外事活动的程序将整个活动中形成积累的外事材料整理组卷，对按规定向院档案馆移交的档案签字确认。 （三）外事办、国际教育学院兼职档案员职责 1.做好外事档案材料的积累工作。 2.会同部门负责人，检查有关单位交来的外事材料是否完整、准确、系统，经检查合格后办理交接手续。 3.将收集、积累的外事材料，整理组卷装订，做到组卷合理、标题准确、装订整齐，并按规定时间向院档案馆移交。 （四）与外事活动有关联的系（院）、部门负责人职责 1.重视和健全有关的规章制度，确保外事档案工作全面纳入本单位工作计划之中，并认真执行。 2.按本单位外事业务活动的程序、形式，积累收集外事材料。在工作结束后，将材料汇集、检查，主管负责人签字后送交学院外事办，由外事办归档。 （五）学院档案馆职责 1.监督、指导、检查外事办等部门做好外事档案材料的形成、积累、整理、归档工作。 2.负责外事档案的接收、保管、组织鉴定、统计和利用等业务工作。 3.积极开发利用外事档案资源，充分发挥其作用。 4.遵守国家有关法规，保证外事档案的安全。 附件：1.外事类档案归档范围和保管期限表 2.高等学校外事类档案二级类目代号简表