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公文处理培训教程 集团总经办 二00九年十二月十日 第一节:公文的格式第二节公文行文规则第三节:公文的处理 第一节行政公文的格式 眉首: 份号 秘密等级 紧急程度发文机关标识 发文字号 签发人主体: 标题 主送机关 正文 附件 成文日期 公文生效标识 附注 版记: 主题词 抄送机关 印发机关 印发日期 份数 公文的基本格式37㎜±1㎜天头 156㎜ 210㎜ 28㎜±1㎜订口225㎜ 297㎜用纸A4 210㎜×297㎜ 天头:37㎜±1㎜ 订口:28㎜±1㎜ 版心:156㎜×225㎜ 1、眉首:由文件名称、发文字号、签发人、秘密等级、紧急程度组成; 2、主体:由标题、主送机关、正文、附件、发文机关组成; 3、版记:由主题词、抄送栏、印发机关与印发日期、印制份数组成。 公文的基本格式 公文由眉首、主体和版记三部分组成,臵 于公文红色反线上方的 各要素统称之为眉首。臵于红色反线(不含以下至主题词(不含 之间的各要素统称主体。 臵于主题词以下的各要 素统称版记。00001 秘密★机密一年 特急安海政〔×××〕×××号 关于×××××××××××的通知 公司各单位:××××××××××××××××。特此通知二×××年×月×日 主题词: 眉首公文眉首由公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文字号,签发人等部分组成。 眉首要素之一 公文的份数号是将同一文稿印制若干份时每一份文件的顺序编号,公文的份数号用阿拉伯数字顶格标识在版心左上角,如1通常编号为“01”。通常带有密级公文编写份数序号,不带密级公文也可以编写序号,如国务院文件编有份数序号。 眉首要素之二 秘密等级和保密期限用三号黑体字,顶格标识在版心右上角第一行,秘密等级和保密期限之间用“★”隔开,如机密★一年,需要说明的是如不标保密期限,则在保密两字间隔空一字,如需标注保密期限,则保密两字之间不空距离,以使字段不过长。 眉首要素之三 紧急公文就根据公文应根据公文的紧急程度,标明急件或特急,紧急程度标准在版心顶格第二行,急件或 特急两字中间隔一个字的距离。 眉首要素之四发文字号由发文机关代字、发文年度和顺序号组成,标注于版头下方或者左下方,一般标明主办机关的发文代号。在发字号中年度采用六角方括号,年度号不能活省略,如将2009写为“09”,文号中不再编写“字第”行字样,顺序号不编空号,如数字前标“0”等。 眉首要素之五 上报公文需标注签发人姓名,“签发人”三字用仿宋三号字体,签发人后用全角冒号,姓名用三号楷体标注。平行列入发文字号右侧,并右空一字。如有多个签发人,主办单位签发人应臵于第一行,其他单位依次换行类推。 主体公文的主体由标题、主送单位、正文、附件、成文时间等几部分组成。 主体要素之一 公文标题由发文件机关、中心语、文种三部门组成,标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号,公文标题在红线下空两行,用2号黑体可一行或多行居中排布,回行时要作到词意完整、排列对称、间距恰当。 主体要素之二 主送机关是公文受理单位,应当使用全称或规范化简称。标题下空一行,顶格用三号仿宋字体,回行时仍要顶格。最后一个主送机关用全角昌号。如主送机关过多,而使首页不能显示正方时,应将主送机关移至版记主题词之下,抄送之上,标注同抄送。 主体要素之三 正文在主送机关下一行,每自然段行首均空 两字,数字年份不能回行。 主体要素之四 附件在正文下空一行,左空两字用三号仿宋字体标注,后标全角冒号和名称。如文件有多个附件,则在附件后用阿拉伯数字标注,附件名称后不加标点符号。如: 附件:1.×××× 2.×××× 主体要素之五 成文日期,用汉字书写,即俗称“大写”,不能用阿拉伯数字和汉字共用,同时年月日要标全, 规定零要写成”○“。 主体要素之六 附注是需要说明的其他事项,上行文请求必须告知联系人姓名,联系电话,以附注的形式标注。附 注用三号仿宋字体,加圆括号在成文日期下一行左空两字标注。××××××××××××××××××××××××××××××××××××。 附件:1.××××××× 2.×××××××× 3.××××××××二〇〇九年××月××日(联系人:×××,电话:×××主题词: 被发布、批转、转发公文为主体内容,不作为附件!! 注意事项 1、数字、年份不能回行(阿拉伯数字、年份不能分 成两行。 2、标题序号“一、(一、1、(1” 3、除特定需要汉字外,正文中一般使用阿拉伯数字。 在公文中主要使用阿拉伯数字,如表示数量、长度、高度、面积、体积、重量和百分比等。词、词组、成语、惯用语、缩略法和具有修辞色彩语句中做为词素使用的数字应用汉字。 如:“50%”不能写成“百分之五十” “21世纪90年代”不能写成“二十世纪九十年代” “党的十七大”错成“党