企业文档管理理念.pptVIP

2、为什么要进行电子文件流程管理？ 电子文件管理本身是一项流程性活动 电子文件管理是机构管理活动的必要组成部分 电子文件与机构的业务活动紧密相连 电子文件管理流程是由目标、文件管理活动、文件管理活动之间的关系、文件管理活动的开展方式等构成的系统。 电子文件管理流程包括： 电子文件形成流程（生成电子文件的业务活动） 电子文件业务流程 电子文件流程管理 电子文件管理活动 电子文件质量要求 文件的形成 文件的捕获 文件的组织 文件的处置 文件的保存 文件的利用 文件的传递 机构整体信息化流程平台 电子文件形成流程 电子文件业务流程 业务活动 3、电子文件流程管理的程序与方法 清理数据 评估原有文件管理流程 设计电子文件管理流程 实施新的电子文件管理流程 4、电子文件管理流程的设计 分析业务系统平台的特性，确定电子文件管理流程的软件实现方式 规定电子文件的格式 确定电子文件管理流程的目标 优化电子文件的流程 流程与IT的关系 流程为本，IT支撑 注意： 档案工作者必须以介入电子文件管理为转型契机 机构制定的信息政策应遵循档案工作的各项标准并反映档案管理要求 人们不能再简单地把电子文件看做是一种特殊的载体 档案工作者的知识结构也将日趋多元化，成为掌握网络、数据处理和信息管理知识的专门人才 档案工作日益转变为非实体的、注重凭证价值、面向利用者的信息服务 企业档案管理—理念与方法 讲师：宫晓东 中国人民大学档案学院副教授，管理学博士 　　中国档案学会理事，国际档案理事会法律事务委员会委员。 E-mail: zuishig@ 五矿有色金属有限公司培训专用 时间安排 上午：9：00－12：00 下午：13：30－16：00 目录 新时期企业文档意识的构建 企业文档工作体制 企业文档管理实务 如何面对数字式文档管理 新时期企业文档意识的构建 一、企业文档意识的个性化趋势 历史记录 国家财富 信息工具 信息资源 1、国家文档意识 2、领导文档意识 3、民众文档意识 利益第一，工具第二，发展第三 两种不同的管理目标——国家馆藏与企业资源 计划经济条件下： 国家档案馆 企业 机关 事业单位 国家规模的档案事业：由国家档案行政管理部门掌管，所有组织和个人的档案均为党和国家的财富，基层单位的档案部门是国家档案馆的中转站。 个人 市场经济条件下 国家档案馆 企业 机关或组织 事业单位 个人 在市场经济条件和现代企业制度下，企业作为独立的法人实体，生存与发展是其基本目标。企业文档信息是企业人力、资金、信息三大资源之一。对于文档的管理，必然以企业的基本任务为指针。从资源管理的角度来看，企业文档信息工作应当纳入到企业基础管理活动的范围中来，实现规范化、集约化和自动化。企事业单位的档案不属于国家档案馆的必须进馆范围。企业的档案意识、文档工作目标、管理规范、管理方法、管理体系等都面临着改革。 二、企业文档意识的法治化趋势 1、现代企业制度中的产权制度，是企业文档意识法治化的元动力。 2、国家法治化治国方略的确立，是企业文档意识法治化的重要保障。 3、确保企业文档资源的安全与合理利用，维护企业自身利益，是企业文档意识法治化的主要目的。 4、确保文档工作人员的工作权力，明确其工作职责，是企业文档意识法治化的重要条件 三、企业文档意识的资源配置化趋势 1、把企业文档作为企业重要的信息资源来看待，是现代企业管理进步的必然趋势。 2、企业管理的系统化、高速化和准确化要求，是开展企业文档资源配置的主要原因。 3、计算机技术，特别是网络技术的普及和提高，为企业文档资源合理配置的实现提供了必要的技术平台。 现实工作中，我们常常会因机构职责不清和信息传递不流畅而互相导致扯皮推诿 A B C 1 2 档案部门 企业文档工作体制 制度与规范 文件形成管理 管理体制设计 价值鉴定 归档管理 利用与安全管理 实体分类信息分类 企业文档 管理体系 自动化管理系统 一、集中式 综合档案部门 内部机构 内部机构 内部机构 领导 这种方式起源于80年代后期，在企业升级工作中被认定为最理想的企业文档管理模式。其优点是全部档案资源由一个档案部门掌控，便于安全管理和集中开发利用。不足之处是实体的过于集中，极大地削弱了文件现实作用的有效发挥，不能很好地为企业高速运转服务。 二、分散式 综合办公部门 文书档案室（员） 财务部门 财会档案室（员） 人事部门 人事档案室（员） 技术档案室（员） 科研生产部门 基本建设部门 设备部门 基建档案室（员） 设备档案室（员） 领导 三、集中与分散结合式 管理、指导关系 信息交流关系 文档管理部门 中间性文件中心 领导 各机构 员工 企业文档管理实务 一、企业文档的分类