某地产企业办公室秘书职务说明书及KPI指标.docVIP

某地产企业办公室秘书职务说明书 岗位名称 秘书 岗位编号 ZJ403 所在部门 总经理办公室 岗位定员 直接上级 总经办主任 职系 行政事务职系 直接下级 无 所辖人员 无 岗位分析日期 本职： 负责印制公司报告和文件；负责文书处理工作；负责前台接待工作；及其他程序性工作 职责与工作任务： 职 责 一 职责表述：负责印制公司报告和文件 工作时间百分比：40% 工作 任务 负责规定范围内的文稿录入、校对和排版打印工作 负责文档的复印工作，保证复印质量，并认真、准确填写复印记录单 对录入后的文稿做到及时上交、送还或销毁 负责计算机内文件的安全和保密工作 职 责 二 职责表述：负责文书处理工作 工作时间百分比：25% 工作 任务 负责印制公司报告和文件 负责公文收发、传阅、送审和催办工作 参加公司一般行政和办公例会及有关会议，负责制作会议纪要 办理来、发文登记，填写文件传阅单，上交总经理办公室主任 负责信函的处理、回复 办理公司文件、信函的邮寄工作 负责公司印鉴、介绍信使用和保管 职责 三 职责表述：负责前台接待工作 工作时间百分比：30% 职责四 职责表述：完成总经理办公室主任交付的其他工作 工作时间百分比：5% 权力： 办公室文件传递的督促权 印鉴、介绍信的管理权 工作协作关系： 内部协调关系 公司各部门 外部协调关系 任职资格： 教育水平 专科以上学历 专业 中文、文秘或者其他文科类专业 培训经历 经过文秘及相关专业的培训 经验 2年以上相关工作经验 知识 具备相应的行政管理知识、秘书知识、文书撰写知识。 技能技巧 具有较强的写作能力和表达能力；能够熟练使用办公室软件，并具备基本的网络知识；有较强的英语应用能力，具有一定的人际能力、沟通能力、计划与执行能力 其它： 使用工具设备 计算机、碎纸机、一般办公设备（电话、传真、复印机、文件柜） 工作环境 办公室 工作时间特征 正常工作时间，偶尔需要加班 所需记录文档 通知、会议纪要、印章使用记录、介绍信、公司大事记 备注 总经理办公室秘书关键绩效考核指标 KPI 考核目的 绩效标准 公文起草的及时性和准确性 提高公文质量 没有按时起草好公文的次数不超过[ ]次，出错不超过[ ]处 会议记录的准确性 建立完整的会议过程档案 对重要问题的漏记不超过[ ]处，漏记会议次数不超过[ ]次 会议纪要制作的及时性和准确性 通过完整的会议纪要，及时向外传达会议内容 没有按时制作会议纪要的次数不超过[ ]次，纪要出现错误的次数不超过[ ]次 日常文书工作的准确性、及时性 提高文书管理的水平 信函的处理不当次数不超过[ ]次，文件的传递催办失误次数不超过[ ]次 印章、介绍信使用的准确性、合理性 严把印章、介绍信使用关，避免重大失误的发生 印章误用次数不超过[ ]次，或为[否决性指标]，介绍信使用不合理的次数不超过[ ]次 打字复印工作的准确性、及时性 提高工作效率 打字出错率不超过[ ]处，打字复印未及时完成的次数不超过[ ]次