时间管理的责任、步骤与技巧.pptVIP

4．利用意料之外的空闲时间 下列多种因素会导致出现意料之外的空闲时间：旅行延迟、会议取消、约会延迟。这些时间经常会被浪费掉。要养成利用这些空余时间处理事务的习惯。 利用空闲时间的建议： 5分钟 10分钟 30分钟 安排一个约会 打一个简短的电话 浏览刊物、杂志和 写张便条 为某次会议准备议题 安排你的每周计划 更新代办单 阅读并回复电子邮件 撰写一份报告提纲 安排即将来临的旅行 填写一份开支报告 5．利用授权 授权能够让你在你所拥有的时间内扩大你能够完成的工作范围。仔细检查你希望授权出去的工作，并为此挑选适合的人员。如果你没有直接下属，你也许可以将此项工作与某位同事进行交换。你在授权工作时务必要讲清楚你的预期结果和参与程度。要给予授权对象完成任务所需要的权限。 6．文件处理原则 努力做到每次只处理一份文件，一份文件只处理一次，处理完的文件即时或归档、或传递，或扔掉。 7．消除无效会议 参加任何会议之前，确定你是否是最佳代表。如果你肯定会议值得参加，要确保该会议有明确的目标、议程、时限以及时间地点是否合适。 如果是你在主持会议， 要在会议召开之前明确会议的目标、议程、时限以及考虑时间地点是否合适，还要充分做好会议的组织工作，确保参会者准时到场。 在会议进行中要严格按照议程进行控制，避免跑题，注意维持会议秩序严肃会议纪律，避免外界干扰。 会议结束后要留下会议记要，还要跟踪会议决议的执行情况。 如此才能保证所有与会者的时间得到最充分的 利用。 8．拒绝职责外的额外无关事项，学习会说不? 首先，应该明确你为什么要说不，这有助于你坚持说不并避免内疚。尽量只介入那些有助于你实现目标的事务。尽管为了体现作为团队一名成员的素质，你可能很想介入既定目标之外的事务，但只有在这一事务不会危及你的其它工作时，你才可以这么做。如果你没有时间参与，你的介入就不会对任何人有所帮助。 说不时注意三点： 对事不对人； 态度诚恳自信； 帮助推荐合适的人选。 最后再请你分析一下：王鹏的时间管理是否存在问题，如有，应如何改进？ 祝您成功！谢谢！ 80/20原则的启示 启示：20%的工作事项创造80%的工作价值；抓住工作的关键，集中80%的主要精力做20%的主要工作，可以保证80%的工作结果；改进这20%的工作处理方法，可以获得80%的新效果。 误区：面面俱到——都想做好；完全主义——都想做完；平均分配时间和精力。 原则4：符合生理周期 了解你的“兴奋”和“低潮”时间段并以此为依据制定你每天的工作计划。 请做以下测试，了解自己的生活节奏，以便有效的工作： 原则5：养成习惯 送给参训者三句话： 好习惯是在有意识的控制中形成的，坏习惯是在无意识的放任中形成的。 我们先要塑造自己良好的习惯，然后好习惯会塑造我们自己。 形成好习惯的过程同时也是克服坏习惯的过程，形成过程中会比较困难，但好习惯一旦养成也会具有自然的惯性，保持起来相对比较容易；坚持下去，21天可基本形成习惯。 第四章 时间管理的步骤 ——分析当前工作事项和时间支配 ——确定浪费时间的因素 ——审核目标 ——将目标分解成可管理的任务 ——安排时间计划 ——实施计划并力争形成习惯 ——评估计划并进行调整 一、分析你当前的工作事项和时间支配情况 。 分析你在一个工作日内都做了那些工作事项和实际用时，连续记录四周后汇总成星期和月度工作完成情况表； 运用“紧急性”、“重要性”、“效益性”指标对工作事项作出分类，分别归纳到第一至第四象限中； 二、确定浪费时间的因素并列出应对它们的策略。 审查你的时间使用情况，并确定浪费时间的因素。 针对每一种浪费时间的因素，思考适合你的风格的策略。一次对付一种浪费时间的因素。 对你制定的策略进行尝试，保留切合实际的那些。 三、审核目标。 审核你个人的工作目标是否与组织的战略、目标、部门的任务以及岗位职责相适应。 考虑你为每一目标安排的优先顺序、时间资源分配和完成期限。 四、将目标分解成可管理的任务。 采用树杈法（鱼骨法）将工作目标分解成需要完成的多层任务，在此基础上才能制定自己的年度、半年、季度、月度、周工作计划。 根据任务对首要目标的支持程度，给每项任务设定优先顺序，将任务按先后顺序进行排列。 五、安排时间计划。 在任务分解的基础上制定自己的年度、半年、