材料采购和成本控制程序.docxVIP

无锡市交通工程????有限公司 临海高等级公路东台段?LHDT-LM1?标 材料采购和成本控制程序 本页 /总页 1/8 1、目的规范采购操作流程，提高采购工作效率，有效降低采购成本。 1、目的 2、适用范围 本程序适用于所有从事材料采购的业务人员，只要涉及材料采购业务活动 的，便视为材料采购业务人员。 3、具体流程 3.1?材料申购操作程序 3.1.1?申购部门根据工程进度和实际需求填写物品申购单或工程材料计划单， 要求清晰填写申购单位、申购人、申购日期、希望完成日期、预计需金额、物 品名称、规格、请购数量、预计单价、金额、使用位置等。物品申购单必须先 经由仓库复核并提交采购部门制定产品采购分析表后，再由申购部门结合产品 采购分析表按通知有关财务审批权限规定上呈审批。 3.1.2?采购部门接收各部门的物品申购单或工程材料计划单执行采购任务时， 应初审申购单据和报价单据是否审批完善。一般情况下，接到手续不齐全的物 品申购单应直接退回给申购部门，待审批手续完善后方可操作。对于特殊需急 用的申购材料，必须取得部门负责人同意，超出审批权限还得经由项目经理批 示才可执行采购，且事后必须及时补齐相关审批手续。 3.2?材料样板操作程序 采购责任人接收申购部门提交的物品申购单或工程材料计划单，首先了解 该批材料是否需要样板，并联系相关部门按样操作程序组织材料样板工作。 在项目工程前期，根据项目工程材料要求，对于采用准入制度的材料，先 由材料部组织相关需求材料提交工程管理部作技术评定，待确认标准后由材料 部组织报价并签订合作协议，合同部根据确认报价或协议内容核算工程造价， 通知施工单位执行具体采购工作并对选用材料质量进行反馈监督。 1 3.3?材料库存查核操作程序 采购责任人在跟进各部门申购单或工程材料计划单时，必须对申购材料库 存情况进行查核以合理利用库存资源，避免因材料库存而导致资金积压。 3.3.1?对于尚有库存的申购材料，不能直接将申购单或计划单填写数量作为订 货数量，需分析库存材料是否属于闲置库存，如属于闲置库存应与申购部门沟 通适当作订货数量扣减处理，如不属于闲置库存则考虑进行数量优化处理。 3.3.2?对于没有库存的申购材料，如属于常用产品且有固定供应商签订长期购 销协议，应按申购部门要求的回货时间填写订货单进行订货，如申购材料没有 固定供应商且没有长期供货协议，采购员应以产品采购分析表的形式进行报价 工作。 3.4?产品采购分析表报价操作程序 3.4.1?采购责任人就申购材料的名称、规格、数量、交货周期等订购内容以电 话、传真或电邮方式通知相关供应商进行报价，对于某些特定或复杂的申购材 料还要求附上相应的规格说明书或图示或样品等，以便供应商按特定要求作清 晰报价。 3.4.2?采购责任人收集整理好供应商提供的有效报价后，应当遵循价廉物美和 择优选购的原则编制产品采购分析表。制作产品采购分析表必须具体清晰注明 分析表相关内容，含申购部门、申购单号、制表日期、产品名称、规格、数量、 供应商名称、联系人、联系电话、单价、金额、总额、历史参考价格、送货方 式、结算方式、交货周期、报价有效期以及最终择选供应商分析说明等。 3.4.3?产品采购分析表应后附已审批完善的物品申购单或工程材料计划表以及 供应商提供的原始报价单，在经由采购部门负责人审批后作为呈批申购单的附 件。为进一步提高采购时效性，对于同一区域或项目已有审批完善产品采购分 析表的同类多次申购物品，如申购数量不超过原审批产品采购分析表数量 20%，可于?30?天内作为再申购订货依据，申购数量超过?20%则须另作产品采购 分析表执行采购工作。 2 3.5?订货单制作操作程序 采购责任人制作订货单必须注意内容填写具体明确，包括客户名称、负责 人、联系电话、订货时间、交货时间、传真号码、申购部门、申购单编号、交 货地点、合同或对比表编号、收货联系人、联系电话、材料名称、型号规格、 数量、单位、单价、金额和总额等。 3.6?材料采购成本控制程序 采购人员执行采购任务应充分考虑材料成本因素，通过注重库存量变化、 寻找合适订货方法和合理运用数量策略进行有效的材料采购成本控制。 3.6.1?注重材料库存量变化 材料要拥有多少库存，基本上除涉及经营方针之外，也视材料或零配件的 不同而异。为了保管而须占用仓存位置的货品，有必要尽量减少库存，充分考 虑库存产品的使用，避免由于材料过多积压而增加库存空间并导致资金积压。 3.6.2?寻找合适的订货方法 订货以定期订货和定量订货来决定采购数量，通常订购数量越多则价格越 低，而订货次数越多则费用越高。 3.6.3?合理运用数量策略 订货选择品质和信誉良好的供应商以长期协议或短期合约的方式进行定点 采购，可以有效提高采购批量订货效率，减少因零散采购而现