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内部控制 采购环节的内部控制初探 吴义俊 2008?年财政部、证监会、审计署、银监会、保监会联合发布了《企业内部 控制规范——基本规范》，自?2009?年?7?月?1?日起在上市公司范围内施行， 鼓励非上市的大中型企业执行。?这次发布的《企业内部控制规范——基本规 范》（以下简称“基本规范”）标志我国现代企业制度的进一步完善。建立企 业内部控制制度对提高企业经营管理水平和风险防范能力，促进企业?健康 可持续发展?具有重要的现实意义。?随着?“基本规范?”的出台，各大中型企 业更加重视内部控制的重要性，?根据?各自不同?的行业性质、企业规模?、经 营特点制定适合自身?的内部控制制度。 根据“基本规范”要求：内部控制制度应遵循全面性、重要性、制衡性、 适应性和成本效益性原则。各个企业的内部控制侧重点各不相同，但有一个环 节是所有企业都必须重视的，那就是物资采购环节。物资采购作为企业经营活 动的起点对企业的经营活动有着举足轻重的作用，它直接影响企业的生产经营 成本，资金运用效率和经营成果；同时物资采购环节也是滋生腐败的重要环节， 所以采购环节是企业内部控制的重点。 做好采购环节的内部控制，一要有一支思想品德好，业务素质高的采购队 伍，二要有一套严密的内部控制制度，三要有科学的业务流程，四要有良好的 内部控制环境（包括企业文化和激励措施），五要有完善的内部监督体系。在此 基础上抓好采购各个环节的内部控制要点才能达到内部控制的目的。本文仅就 制造业采购各环节的控制要点发表一点浅显的见解。 一般来讲，采购环节内部控制包括：组织控制、预算控制、请购申请控制、 询价和供应商选择、请购审批控制、、签订合同、验收控制、付款控制、退货控 制等方面。下面我们就逐一探讨每一控制点的把握要点。 组织控制：根据“基本规范”：企业应当根据国家有关法律法规和企业章 程，建立规范的公司治理结构和议事规则，明确决策、执行、监督等方面的 职责权限，形成科学有效的职责分工和制衡机制?，从组织上保证内部控制 制度的实行?，在此基础上实行?不相容职务分离控制、授权审批控制?等控制 方法，从而减少人为因素对企业经营活动的影响。?企业应?建立采购事务的 1 内部控制 集体决策机制，成立诸如“采购委员会”之类的集体决策机构。“采购委员会” 由总经理牵头，由采购部、财务部、工程设备部、品管部、法务部等部门人员 参加，对大宗物资和重要商品采购实行集体决策。另外企业还应建立岗位轮换 制度，特别是采购经办人、核价人、财务付款人要定期轮换?，减少舞弊现 象的发生。 预算控制：?预算控制要求企业实施全面预算管理制度，明确各责任单位 在预算管理中的职责权限，规范预算的编制、审定、下达和执行程序，强化 预算约束?。企业对所有采购物资按?ABC?分类法进行分类，对?A?类物资?重 点管理。在编制采购预算时?，对?A?类物资应根据?销售预算和存货周转期确 定采购预算的数量，根据市场行情的预测确定采购价格，根据生产经营特点 确定最优采购批量，推算采购费用。编制采购预算要成立预算编制小组，要 有采购人员、市场调研人员、财务人员、内部审计人员参加。?年度采购预 算批准后?，要按月度生产经营计划调整采购预算，每月采购部门、内审部门 要做预算执行分析，找出与预算的差异原因。?全面预算管理不单是对采购 预算的控制，也是对所有责任部门的经营指标的控制。采购成本不仅是采购 部门的控制指标，同时也是使用部门的考核指标，只有这样才能起到各部门 之间相互监督。 请购?申请控制：?物资使用部门根据生产经营需要提出请购申请?，采购 部门首先要利用内部信息系统了解库存状况，然后确定需采购的数量， 防 止盲目采购造成库存积压。请购部门?在请购时?要考虑?经济性、?需求的?紧迫 性和可替代性?，努力降低经营成本费用。?资产和费用性的采购还要通过预 算确认，严控超预算采购。 询价和供应商选择：询价过程是了解市场行情的过程，也是了解产品性能、 质量的过程，俗话说“货比三家不上当”。询价要有询价记录，最好是书面的传 真以便于存档和审计，询价单作为请购单的附件提交审批人作为审批的依据。 供应商的选择是采购的中心环节。供应商是企业的战略合作伙伴，尤其是?A?类 物资的供应商。对供应商的选择要从质量、价格、信誉、付款条件等方面综合 考虑，重点供应商要走访调查，通过招标或者“采购委员会”投票选择价格低、 质量好、有信誉的供应商。供应商要定期审计，供应商审计由内审人员进行， 2 内部控制 主要查看其经营状况、内部管理、质量控制等方面情况。企业要建立供应商档 案，搜集供应商相关信息：供应商的股权变动、经营环境变化、甚至其主要原 材料价格变动都要及时了解并记录在案。 请购授权审批控制：企业应根据采购金额设置审批权限，金额较小的由部 门或系统负责人审