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合同管理制度 目的 为了加强合同的管理，防范与控制合同的风险，有效维护公司的合法权益，提高经济效益，特制订本制度。 适用范围 本制度适用公司与第三方（不包含公司的员工）之间合同（含订单、补充协议、合同解除协议等）签订、履行、纠纷处理、档案管理等。 职责权限 合同主管部门： 负责合同相对方的资质审查。 负责合同的谈判与签订。 负责合同的日常履行及解决履行中发生纠纷。 决策合同的提前终止或延期。 财务 根据合同主管部门的申请，按照公司的制度及合同的约定安排付款。 法务 负责合同模板的建立并定期补充、修订。 对待签合同的法律风险进行评估，审核并修改合同条款，必要时参与合同谈判。 协助合同主管部门处理合同纠纷，必要时代表公司参与仲裁或诉讼。 总经理（总经理可将其部分或全部职权进行授权） 审批合同文本的最终签署。 审批合同争议或违约情形的最终处理方案。 决策合同的提前终止或解除。 管理要求 合同模板的管理 对于需要重复使用的合同，法务应根据业务需求情况制作合同模板。合同主管部门如有制作模板需求的，可以邮件的形式向法务提出，并明确合同模板的主要用途、要求及注意事项等内容，法务应在十个工作日内完成合同模板的拟定，与合同主管部门沟通确定后发布。 合同模板发布后，法务应于每年的10月份与各部门沟通，搜集合同条款的修改需求以及各部门在使用合同模板时发现的问题或建议，并在每年的12月31日前完成对合同模板的补充修订。 在合同签订过程中公司如有相应的合同模板的，合同主管部门应优先选用公司制定的合同模板，公司如无相应的合同模板的，可与法务沟通起草新的合同模板或者采用对方提供的合同文本。 合同谈判前的准备 合同主管部门应指定合同经办人负责合同对方的资信审查、合同的谈判、签订、履行、纠纷解决等工作。 在合同谈判前，经办人应收集对方的营业执照、组织机构代码证、税务登记证等证照及相关资质证书或其他与提供产品或服务相关的前置行政审批材料复印件（需加盖对方公章），审查对方是否具有签订合同的主体资格。 合同所涉事项如需事前获得审批的，经办人在谈判前应先行按照公司的相关管理规定提起申请，合同事项经审批同意后方可开展合同谈判等相关工作。 合同的谈判与审核 所有合同均需经过法务审核并经总经理审批同意后方可签订，特殊情况须经总经理同意方可未经审核而直接签署。 经办人应在与对方完成初步谈判、并就主要商业条款达成明确共识后，经办人应先行对合同文本进行预审，审查合同各项目内容是否填写清楚、是否符合公司的各项管理要求、是否有表达模糊或歧义、是否与初步谈判结果一致等，应保证发送审核的合同无空白条款、合同主要条款清晰明确、无歧义。 合同文本审核人为合同主管部门负责人、法务，如涉及公司产品相关的合同，品控应参与合同质量条款的审核，如合同履行可能涉及或影响到其他部门的，经办人还应将合同发送至关联部门审核。 经办人在发起合同的审核时，应以邮件发送，并在邮件中介绍合同的主要情况、交易背景、主要风险事项及应对措施等内容。 经办人应提前将合同文本发送至各审核人，审核人的审核时间为二个工作日，如遇有特殊情况需要审核人在一个工作日内审核完毕的，经办人须书面说明情况并取得审核人的同意。 审核人在审核合同时如遇有不清楚、不明确的地方，可要求经办人补充、确认，等待经办人补充材料或与对方沟通的时间，不计入审核时间内。审核意见均应以邮件的形式反馈给经办人，如审核人不能在规定的时间内完成合同的审核的，应提前告知经办人，否则逾期未反馈审核意见的将视为对合同的条款无任何异议。 经办人应根据各审核人提出的意见与对方进行谈判。如谈判中对方提出了新的修改意见或者对我方的修改意见提出异议的，经办人应根据谈判结果对合同进行修改，并重新发起合同的审核流程，第二轮审核的流程和要求与第一轮相同，合同原则上最多只发起两轮审核。 合同的签订 合同谈判结束且合同主管部门决定与对方签署正式的合同文本时，合同经办人应将合同的相对方、合同名称、类型、主要内容、总金额、合同负责人等信息告知合同编码管理人，由合同编码管理人按照《合同编码规则》（见附件一）进行编号。合同编码管理人应建立合同编码的电子台账，并于每月的最后一个工作日将当月的合同编码情况邮件发送至法务。合同编号后如因特殊情况最终未能成功签署的，经办人应及时将合同未能签署的情况合同告知编码管理人，合同编码管理人应在电子台账中注明合同的签署情况。 合同条款经谈判与对方达成一致意见时，经办人应邮件将双方确定的合同终稿发送给审核人确认。经审核人确认无误后，经办人应将合同文本发送至总经理审批。 如合同已经过两轮谈判且经办人已尽了最大努力与对方磋商，但合同仍有部分条款双方无法达成一致意见，合同主管部门最终决定签署的，审核人应在邮件中注明合同的风险点，经办人将合同文本发送至总经理审批时应在邮件中注明对