工程项目沟通管理方法技巧及实施方案.ppt

财务软件公司的三人项目团队 老板从这三个办公区各选一人，组成三人项目团队，对新办公区进行分布设计。 陈女士：三层业务主管，为公司工作5年，负责项目。 张先生：第8层工作，计算机专家，为公司工作4年。 李小姐：被收购公司工作1年。 他们的第一次项目小组会议无果而终。 问：应该如何进行会议的管理？ * 1、会前的管理 一定要注意以下细节： （1）分析确定会议是否真正必要。 （2）确定会议的目的。 （3）确定参加会议人员。 （4）安排会议议程。 （5）准备和分发材料。 （6）安排会议场所。 二、项目会议管理的方法与技巧 * 2、会议期间的管理 （1）按时开始会议 （2）指定会议记录 （3）说明会议目的和议程 （4）掌握和控制会议 （5）结束时要总结会议成果 （6）不要超过会议计划召开的时间 二、项目会议管理的方法与技巧 * * 某周一早晨9点整，刚刚出差回来的某知名公司市场部经理小王跟往常一样，一到办公室便机械式的例行他的工作内容：打开录音电话收听留言，去传真室收取传真，坐在电脑前收发邮件。9点15分，正当小王在处理一封重要邮件时，手机响了，电话那头的客户显得十分着急，原来客户部署自己公司的系统出现了问题。小王赶紧跑到技术支持部经理那说明情况，希望给予支援。9点30分，小王重新回到座位处理一些重要的邮件、留言和传真。结果他发现，由于晚了几天收到客户招标信息的传真，公司已经错过一次比较重要的投标机会，这令他郁闷不已。年底就要到了，而自己所在部门的业绩并不乐观。10点30分，闷闷不乐的小王赶到会议室参加公司的电话工作会议。忙碌的一周就这样开始了。 小王非常渴望有一天他能够在任何时间，任何地点，通过任何设备，来访问公司的数据库，同时与主管领导，其它部门同仁以及属下进行不受限制的通信，并能够将电话、传真、电子邮件、手机短信以及任何其它多媒体内容都融合集结到一起，提供工作效率，避免商机的流失。 * 下课“在学校和足球赛场上的含义就不同.医生对病人说不错和还可以，就会产生沟通问题。 * 觉得好笑,奇怪,误解等都会出现. * 如果你想让接收者迅速采取行动,就不要传送冗长的文字报告,而应该打电话或直接到他办公室说明来意.而有时用一张图片可以起到用语言无法表达的效果. * 3、创造良好的沟通环境 计划好时间专用于沟通。 选择安静宽敞的沟通环境。 选择恰当的沟通渠道。 克服沟通障碍 * 五、有效沟通的技巧 1、制定沟通计划 明确沟通目的、沟通对象、沟通信息、采用沟通方法、沟通渠道等。 2、选择适当沟通方法、渠道 3、沟通时保持真诚的态度 沟通从 开始。 第二节 项目沟通方法和技巧 * 五、有效沟通的技巧 4、积极地倾听 5、了解受众 6、及时反馈 7、注意沟通中的文化问题 * 如何有效倾听？ 听 比说难上百倍 * 改善聆听技能的方法 眼神(目光)要和对方保持接触。 不要轻易反驳，全面接受信息。 利用提问,适时进行总结,确认聆听内容的理解。 注意听出话中之话与弦外之音。 最重要的是：让对方说话，说完！ * 项目过程中如何保证有效沟通？ 沟通管理 项目沟通管理的 目标 是及时而适当地产生、收集、发送、储存和处理项目的信息，保证项目的成功实施。 * 项目沟通管理的过程 编制 沟通 计划 管理 收尾 收集 发布 绩效 报告 信息 发送 项目沟通管理目标 沟通内容人员方式时间 项目计划工作成果 状态报告进度报告预测报告变更请求 项目档案总结报告 沟通计划的实施 沟通计划的编制 * 第三节 项目沟通计划的编制 一、项目沟通计划编制工作的内容 确定项目干系人沟通的需求： 谁需要信息？需要何种信息？何时需要？ 对项目全过程的沟通工作作出计划和安排： 沟通的信息、沟通方法、沟通渠道、沟通时间 目的：确保项目过程中沟通顺畅 * 二、如何编制项目沟通计划？ 1、收集各类信息 第三节 项目沟通计划的编制 包括 项目沟通需求与内容方面信息 项目沟通方法和手段方面信息 项目沟通时间和频率方面信息 项目沟通信息的来源和最终用户信息 项目沟通的限制和约束条件 * 2、分析项目干系人对项目信息的需求： 二、如何编制项目沟通计划？ 问：如何获知干系人的信息需求？ 调查问卷法、访谈法、观察法等。 注意： 项目干系人应确认项目信息需求分析的结果。 * 3、确定拟采用的沟通方法： 可以从以下几方面考虑： 沟通需求的时间敏感度 沟通方法的有效性 需要集体研究和决策，采用会议沟通 规章制度的发布通告采用文件公告方式 项目有关人员的能力、习惯 项目本身的规模 二、如何编制项