《企业电子文件归档和电子档案管理情况调查表》.docxVIP

企业电子文件归档和电子档案管理情况调查表 一、说明 １．本表中的“电子文件”是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件， 例如文本文件、 图像文件、 图形文件、 视频文件、 音频文件、电子表格、数据库文件、网页文件等； ２．本表中预留的位置不够时，可自行调整或另附纸； ３．本表中的选择项，如未作特殊说明均为单选项。在 选择时请在左侧“□”内划“√” ，如选择“其他” ，请在其后的横线中注明详细内容； ４．核心业务系统是指承担产品和业务设计研发、生产 制造、销售等业务的系统，如 CAD系统、 CAM系统、 PDM系统、ERP系统等。 ５．本表所称的归档是指将电子文件及其元数据从应用系统中导出，按照档案管理要求进行鉴定（划分不同保管期限） 整理、（分类、排列、编号）后存储于档案系统和档案部门离线载体中。需要特别注意的是，为保证系统安全需要的数据备份或备份盘交档案部门不是归档。 ６．本表所称电子文件不仅包括版式文档， 还包括图形、图像和数据（如数据库的部分数据） 。 ７．本表所称在线归档是指通过系统接口进行归档，离线归档是指不通过接口实施归档。 二、单位联系信息 单位名称 联系人 联系电话 三、电子文件形成及归档情况 （一）填写举例 系统名称 实施时间及获取方 / 系统属性 式（外购及供应商 / 来源 自主开发） 办公自 动 2009年 7月外购，用 OA 系统 友 OA， 月实施 12 化系统 （二）电子文件形成及归档情况 系统名称 / 实施时间及获取方 系统属性 式（外购及供应商 / 来源 自主开发） 办公自 动 化系统 核心业 务 系统（ 如 有多个 系 统请分 别 填写）  产 生 电 子 所产生电子文件 已归档电子 归 档 后 主 要 归档方式（在 归档周期（每年 归档前主要存储 文 件 数 量 存储格式（见 一次 / 每季一次 / 备注 文件数量 线/ 离线） 格式（见说明 4 ） （单位 G） 说明 4 ） 每月 / 不定期） 5G WORD， PDF 4.3G PDF， XLS 在线 每年一次 举例 3.2 万份 2.5 万份 产 生 电 子 所产生电子文件 已归档电子 归 档 后 主 要 归档方式（在 归档周期（每年 归档前主要存储 文 件 数 量 存储格式（见 一次 / 每季一次 / 备注 文件数量 线/ 离线） 格式（见说明 4 ） （单位 G） 说明 4 ） 每月 / 不定期） 人力资 源 管理系统 财务（ 会 计）系统 其他应 用 系统 零散形 成 电子文件 注：电子文件格式扩展名有： TXT、DOC、 DOCX、RTF、DBF、XML、HTML、CEB、PDF、TIFF 、JPEG、BMP、 GIF、 WAV、MP3、 AVI、 MPEG、DWG、 DBF、 MDB、XLS、 XLSX、 WPS等，其他请注明。 四、档案管理信息系统实施情况 内容 数量或内容 备注 系统名称 供应商 实施时间 基础架构（请选择） □.NET □J2EE □ ASP □ 其他， 软件架构（请选择） □B/S □C/S □B/S和 C/S混合 □其他， 条目（目录）数量 条 原生电子文件归档形 份 成档案（全文）数量 G 管理 纸质档案、 实物档案数 份 字化处理形成的电子 数据 档案（全文）数量 G 总量 多媒体档案 （全文） 数 份 量 G 份 其他 G □ 与 OA有接口 □ 与业务系统有接口与财务 具备的归档接口 系统具备的归档接口有接口与人力资源管理 系统有接 □ 其他， 所使用的数据库 服务器型号、性能 在线存储介质 备份存储价质 服务器操作系统 其他需说明情况 注：如无档案管理信息系统请在系统名称中填“无”。 五、电子文件归档管理制度制定情况 制度名称 制发、发布时间 主要内容（主要章节） 六、电子文件归档管理职责分工 职责 部门名称 工作内容 归口部门 制度建设 鉴定 电子 文件 分类 归档 编号 电子档案保管 信息技术支持 其他 七、档案部门参与业务信息系统开发情况 请选择并填写。 １ □ 档案部门／人员参与系统开发、实施，过程中所起的作用或工作内容有： 。 ２ □ 档案部门／人员未参与系统开发、实施 原因：（１）□ 档案部门缺此方面人才，无法参与 （２）□ 信息技术部门没考虑需要档案部门参与 （４）□ 其他原因，请补充： ３□档案部门参与部分系统的开发、实施，参与开发的系统 有： 、 、 ，未参 与开发的系统有 、 。 八、电子档案管理情况 （一）电子档案管理设备 设备名称  名称、型号  数量（台套）  备注 在线存储介质 近线存储介质 离线存储介质 防磁柜 异地在线备份 异地离线备