第四讲__秘书协调工作.ppt

协调工作 沟通协调 1、协调的概述 2、协调解决冲突 3、秘书与领导关系协调 4、秘书与同事关系协调 5、秘书与部门，单位关系协调 一、协调概述 1、协调的概念 从管理学角度看，协调是指管理者从系统整体利益出发，运用各种手段，正确妥善地处理系统之间、人们之间的各种关系，为实现系统目标而共同奋斗的—种管理职能。 协调概述 2、 协调的范围、内容和程序 1）协调的范围 （1）内向协调 内向协调，也称内部协调，这是同一组织机构中部门与部门之间各种关系的协调，（同级之间的关系，包括平行的部门、单位、职位之间的关系） 案例分析： 南方冶金设计院张院长与王副院长，长期以来因工作上的矛盾，两人之间隔阂越来越大。院长办公室李秘书看在眼里急在心里，总想方设法在其间进行协调，但收效甚微。 有一天张院长病了，住进了医院，李秘书长认为调解的机会到来了。当天李秘书就到医院看望张院长，他把带来的礼品放在张院长的床头：“我是代表王副院长来看你的，今天听说你生病了，王副院长就约我和他一齐来看望你，谁知在半路上被科技处的刘处长叫去了。临别前，王副院长再三叮咛要你好好休息，单位上的事情他会妥善处理，处理不了的他会给你联系，请你放心。”张院长听了以后十分感动。 过了一段时间，王副院长的爱人病了，李秘书到医院看望，又买了礼品放到床头，而后对王副院的爱人说：“我是受张院长委托来的，张院长原来决定下班后与我一齐来医院看望你，临时人事部门有个急事，硬把他拉走了。张院长要我转达他对你的问候，并祝愿你早日恢复健康！”事后王副院长十分感动，责怪自己过去错怪了张院长。 结果分析： 李秘书协调领导之间的关系，缓和领导之间的矛盾是非常成功的。领导之间在感情上有距离，在工作上有分歧是正常现象。如果领导之间的矛盾和分歧是原则问题，对于秘书来说，只要坚持原则，站在正确的一方就行了。事实上，领导之间的矛盾，绝大多数是工作中的分歧 ：有的也隐藏着“谁说了算”的意气之争。秘书人员对这种非原则性的问题，就要善于“和稀泥”，避免事态扩大，尽量缓和矛盾，促进矛盾化解，增进团结，而不能搬弄是非，挑拨离间，扩大矛盾。 一个称职的领导要尽力促进领导双方的沟通和理解，使之统一认识，消除内耗，把精力用到工作上。有时，为了消除领导之间的误解， 秘书可以说点善意“谎言”，这是秘书的协调艺术，而不是品质问题。 协调概述 1）协调的范围 （2） 纵向协调 纵向协调，又称上下级协调，即本单位与上级领导机关或本单位与下属基层单位或业务部门之间关系的协调。（上下级之间的关系，包括上下级机关、领导与群众之间的关系） 案例： 王县长收到一封 “县粮食局下属的种子公司卖给当地农民杂交水稻稻种是假冒伪劣品种”的控告信，控告人要求县长“为民作主”。县政府组成由县政府办公室王主任、粮食局办公室李主任、种籽公司女技术人员小张的三人调查组。王主任办事雷厉风行；李主任经验丰富，年龄最大；小张朝气蓬勃，只有20多岁。在王主任的率领下，第二天上午便分头深入农户了解情况，没想到一开始王主任和小张就发生了激烈的争论： 王主任找到写信的农民，并察看了稻种和该农民试育的种籽，出芽率仅为20%左右。回到驻地，他见小张正哼着流行歌曲，便劈头盖脑地责备起来：“你们种子公司为了小集团的私利，昧着良心，竟然干出坑害农民的事情来……”年轻气盛的小张还未等他说完便竖起脖子跟他吵起来。 这时李主任回来了，见王主任一声不吭地吸香烟，觉得气氛不对头。 首先，李主任应向王主任汇报，但李主任发现王主任情绪不佳，便问发生了什么事情。 当王主任大致说完与小张争执的经过后，李主任首先表示歉意： “对不起，我来晚了一些，否则不会发生这种事情。” 接着，李主任就介绍了他了解到的几户农民所买的两类稻种的时间、价格，以及种籽的成色、颗粒均各不相同。最后，他说： “看来是一真一假，有人冒种子公司之名行骗。” 县政府办公室与粮食局办公室虽然没有直接的隶属关系，但仍然有上下级关系，何况王主任是受县长委派，在这三人小组中，他是临时负责人，年纪最大。所以李主任应担负起协调责任来。生气的王主任见年龄比他大的李主任向自己道歉，情绪也逐渐平静。 李主任与小张谈心，一方面鼓励他工作热情，另一方面还应批评他的焦躁的缺点，同时说服小张向王主任道