07信息沟通管理程序（修改）.docVIP

东莞市美迪格电子科技有限公司 文件编号：DVT—QP—07 适用范围 ISO 13485:2016 文件名称 信息沟通管理程序 版 次 A0 页次 PAGE 3/3 信息 信息 沟通 管理 程序 编写﹕ 审核﹕ 审批﹕_ 修 订 记 录 日 期 版 本 修订情况记录 2017-08-01 A0 新版本发行 目的 规定公司内部、外部信息交流的方法、渠道和有关要求，确保信息得到沟通。 适用范围 适用于公司管理体系信息交流的传递和处理。 3. 权责： 4.1品质部负责组织、协调质量管理相关信息的交流和沟通 4.2各部门及时传递并沟通各信息。 4. 作业程序 4.1信息交流的基本原则 信息交流的渠道、方式、内容，应有助于公司管理体系有效性、管理效率的提高，有助于增进客户及部门间的满意程度或共识。 4.2信息来源 4.2.1内部信息来源于各部门责任者的，由内部相关方的责任者对接沟通； 4.2.2来源于外部信息的要求识别和联络对接可分为以下几种: 1）来自客户的信息：品质要求——工程部、品质部；订单交期询价——业务部。 2）来自供应商的信息：品质要求——工程部、品质部；订单交期询价——采购部。 3）来自其他业务公司的信息：联络和业务办理要求——业务部、采购部、品质部。 4）来自顾问公司和认证机构的信息：联络和业务处理要求——品质部。 5）来自政府机构或者法律法规的信息：行政要求及法律法规要求——行政部、品质部。 4.3 内部沟通 4.3.1 应纳入沟通范畴的主要事项 1）政策要求：包括法规、相关方及公司的政策、要求，如法规、标准、制度等； 2）运行信息：包括体系运行、各项工作进展及结果、各类审核/检查/检验结果等； 3）辅助信息：有肋于政策理解与实施、有助于优化运行过程和结果的其他信息。 4.3.2 沟通范围：公司各层次的纵向沟通、各职能部门的横向沟通。 4.3.3 沟通权责：责任部门/人员均有适当的信息通报义务和适当的信息查询责任。 4.3.4 沟通方式 1）口头/书面报告，适用于任何职能、层次； 2）部门文件发布、会议/培训召集，适用于职能部门及其以上管理层次； 3）跨部门或公司级文件发布、会议/培训召集、宣传资料等，需经总经办或总经理组织、批准或授权。 4）其他：各级文件中有规定的，按规定实施，如相关记录、报表、报告的传递等。 注：《联络单》是公司内部沟通的通用书面格式。 4.3.5 沟通过程的控制 1）信息通报/报告（信息拥有部门/人员） 识别通报内容与对象——确定通报方式——实施通报，传递相关信息 2）信息查询/质询（信息需求部门/人员） 识别查询内容与对象——确定查询方式——实施查询，获得相应信息 4.4 外部信息的接收与回应 1）外部信息，专指与管理体系运行及其绩效有关的来自相关方的信息。 2）任何部门/人员对接收的外部信息（包括口头、书面），均应及时向责任部门负责人或直接责任人通报，具体按内部沟通方管理要求实施。 3）责任部门对获悉的外部信息（除书面信息外），形成文件（包括记录、报告等）。 4）对需作内部交流的信息，责任部门/人员应按内部沟通要求实施。 5）当外部信息需回应时，责任部门/人员应以书面形式确定：反馈的责任部门/人员、反馈时间、反馈形式、内容与要求、反馈对象等。 6）对确定的回应要求，责任部门/人员应组织落实并跟踪回应的实施结果。 5 相关记录 5.1联络单