高酸原油项目文档管理规定及程序(1版).docVIP

PAGE / NUMPAGES 项目文档管理规定及程序 业主名称：青岛石油化工有限责任公司 项目名称：青岛石化加工高酸原油适应性改造项目 项 目 号：168071 项目地点：中国.山东.青岛  目 录 TOC \o 1-1 \h \z \u 1 范围 3 2 引用文件 3 3 文档控制目标 3 4 文档控制体系的建立 3 5 项目文档管理人员工作职责分配 4 6 分类建册 7 7 编号、格式与签署 8 8 文档出版 9 9 文档分发 11 10 文档收存 12 11 外来文档管理 13 12 有效版本控制 14 13 项目归档 14 14 DOCUMENTUM应用 15 15 PDIS项目文档信息系统应用 15 16 专项重点文档控制 16 17 文档保密控制 16 附录A 18  1 范围 本规定适用于青岛加工高酸原油适应性改造项目的文档控制和管理。目的是在项目运行过程中对项目文档进行规范、高效的控制和管理，以期提高项目管理水平。本文件将根据项目实施的具体情况和需要予以完善和修改。 2 引用文件 08AP0113-2005 项目文秘的职责与主要任务 08AP0120-2005 项目文档控制工程师的职责与主要任务 08AP0701-2006 项目文档管理规定 08AP0703-2006 项目文档分类规定 3 文档控制目标 对项目文档的准备、审批、出版、分发、存档、作废和外来文档管理等一系列处理过程进行控制，保证文件流的畅通。 运用PDIS项目文档信息系统对文档状态信息进行全过程记录、跟踪和分析，保证文档的可追溯性及有效性。 运用DOCUMENTUM系统辅助文档管理，建立项目远程、异地、实时共享的协同工作与文档管理平台，加强项目电子文档的管理与利用，提高工作效率。 4 文档控制体系的建立 项目文档控制工程师负责在项目开始后建立项目文档控制体系，奠定文档控制工作实施的各项基础。 在项目策划阶段与项目领导沟通，根据合同要求和项目实施的需要，确定项目文档控制的工作范围、人员配置和基本工作流程。 进行项目应用DOCUMENTUM系统和PDIS项目文档信息系统的运行环境设置、系统定制、培训等应用准备工作。 5 项目文档管理人员工作职责分配 项目文档管理人员由项目文档控制工程师、项目文秘、设计文秘、采购文档工程师、施工文档工程师组成。具体工作职责分配如下： 项目文档管理人员工作职责分配矩阵 序号 工 作 内 容 项目文档控制工程师(1人) 项目 文秘 (1人) 设计 文秘 (1人) 采购 文档 工程师 (1人) 施工文档工程师(1-2人) 备注 1 文档控制体系建立与运行 　 　 　 　 　 　 　 　 1.1 　 资源配置（人力、设备） 　 ★ 　 　 　 　 　 1.2 　 工作范围与工作流程确定 　 ★ 　 　 　 　 　 1.3 　 文档控制程序 　 ★ 　 　 　 　 　 1.4 　 DOCUMENTUM定制与培训 　 ★ 　 　 　 　 　 1.5 　 PDIS定制与培训 　 ★ 　 　 　 　 　 1.6 　 培训与指导 　 ★ 　 　 　 　 　 1.7 　 文档控制体系运行情况检查 　 ★ 　 　 　 　 　 1.8 　 沟通、协调与优化改进 　 ★ 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 2 文档实体管理(P/E) 　 　 　 　 　 　 　 　 2.1 　 合同商务文件 　 　 　 　 　 　 　 2.1.1 　 　 项目 　 ★ 　 　 　 　 2.1.2 　 　 设计 　 　 ★ 　 　 　 2.1.3 　 　 采购 　 　 　 ★ 　 　 2.1.4 　 　 施工 　 　 　 　 ★ 　 2.1.5 　 　 行政 　 ★ 　 　 　 　 2.2 　 项目联络文件 　 　 　 　 　 　 含公文起草 2.2.1 　 　 项目 　 ★ 　 　 　 　 2.2.2 　 　 控制 　 ★ 　 　 　 　 2.2.3 　 　 设计 　 　 ★ 　 　 　 2.2.4 　 　 采购 　 　 　 ★ 　 　 2.2.5 　 　 施工 　 　 　 　 ★ 　 2.2.6 　 　 质量 　 　 　 　 ★ 　 2.2.7 　 　 HSE 　 　 　 　 ★ 　 2.2.8 　 　 行政 　 　 　 　 　 部门经理负责 2.2.9 　 　 财务 　 　 　 　 　 部门经理负责 2.3 　 项目管理文件 　 　 　 　 　 　 含公文起草 2.3.1 　 　 项目 　 ★ 　 　 　 　 2.3.2 　 　 控制 　 ★ 　 　 　 　 2.