第章办公自动化系统.pptVIP

第4章 办公自动化系统 ;4．1 办公自动化系统概述 ;（1）办公 办公是指人类处理集体事务的一类活动。按通常的理解，办公已经成为完成各种事务工作的总称，如办理行政事务、商务事务、公检法事务等等。总之，凡是从事非物质生产的活动，都可以统称为“办公”。 ;办公活动主要有3种基本任务： 制定计划(安排) 组织实施(落实) 监督控制(检查) 无论是哪一级办公人员，无论是行政管理首脑还是普通办事员，都是在完成、或者协助完成这3项任务。 ;实现办公的基本条件是： ①办公地点。即办公的专用房间、场所或环境(通常称为办公室或办公系统)。 ②办公目的。指从属于整个组织机构的工作目标，包括具体工作项目的目的、资产的用途、使用电话、传真机、打字机等办公设备的目的等； ③文职工作。包括文字书写、文件分类、接待来访、打字复印、统计等。 ;（2）办公系统 办公系统是人们对办公机构或办公场所的一种笼统的叫法。多少年来，人们试图给办公系统下一个定义，特别是在办公自动化的研究中，人们希望对自动化的对象有一个明确的概念，但事实上存在着各式各样的办公系统。 ;大致有如下3类办公系统： ①事务型办公系统 事务工作是整个办公活动的基础，也是研究办公活动的切入点。 ②管理型办公系统 ③决策型办公系统 ;二、办公系统的基本功能 ①文件阅读、文件批示、文件处理、文件存档等事务 ②草拟文件、制订计划、起草报告、编制报表、资料整理、记录、拍照、文件打印等事务 ③文件收发、保存、复制、检索、电报、电传、传真等事务 ④会议、汇报、报告、讨论、命令、指示、谈话等事务 ;三、办公系统的信息流及其管理控制 ①接收与生成信息 ②记录与保存信息 ③加工处理信息 ④利用信息 ⑤印出与传输信息 ⑥销毁信息 ;4．1．2 办公自动化与办公自动化系统 ;（3）办公系统原则上是一个信息系统。该系统不仅要容纳、处理大量的信息，而且更应成为一个快速反应系统。但是，原有的手工处理方式既无法处理大量的信息，也不可能获得快速反应的能力。 （4）科学决策是办公现代化的主要特征。要实现科学决策，就必须快速准确地获取大量的信息和参考模型。然而，在传统办公系统中，要做到快速、准确地获取大量信息和参考模型，是十分困难的。 ;二、办公自动化与办公自动化系统的概念 (1)办公自动化的概念 办公自动化一词是由美国通用汽车公司D．S．哈特于1956年首先提出来的。此后十几年，办公自动化的专家们对其进行了热烈的讨论，形成了若干个办公自动化学派。 在我国，一般认为，办公自动化是指办公人员利用现代科学技术的最新成果，借助先进的办公设备，并由这些设备与办公室人员构成服务于某种目标的人机信息处理系统，以实现办公活动的科学化、自动化。;(2)办公自动化系统的概念 典型的办公自动化系统主要由人员、组织机构、办公制度、技术工具、办公信息和办公环境六个要素构成；其中，办公人员又可分为三大类，即信息使用人员，系统使用人员和系统服务人员。 ;系统的特点是： ①办公自动化系统是一个人——机系统 ②办公自动化系统是先进科学技术和设备的综合 ;三、办公自动化系统的发展现状 20世纪80年代初，自动化技术、计算机技术和通信技术等三大技术的迅猛发展，为办公自动化奠定了必要的物质基础和技术基础。 (1)国外办公自动化系统的发展 20世纪70年代后期，美、英、日等发达资本主义国家开始办公自动化理论和技术的研究。 ;美国是推行办公自动化最早的国家，其发展大致经历了4个阶段； ①单机设备阶段(1975年前) ②局域网阶段(1975—1982年) ③—体化阶段(1983—1990年) ④多媒体信息传输阶段(20世纪90年代以后); 日本办公自动化的起步稍晚于美国。但是，针对本国的国情制定了一系列发展本国办公自动化的规划，并建立了相应的执行机构，组建了办公自动化的教育培训中心。随后完成的日本东京都政府办公大楼，成为一座综合利用了各种先进技术的智能大厦，是当代办公自动化先进水平的代表。 ;(2)我国办公自动化系统的发展 我国办公自动化的发展，始于20世纪80年代初，近20年的发展，已形成初步规模，其发展大致可分为3个阶段： ①启蒙与准备阶段(1981—1985年) ②初见成效阶段(1986—1990年) ③稳步发展阶段(1992年以后) ;(3)办公自动化及系统的发展趋势 在现代技术、设备支持下，办公自动化及其系统呈现出小型化、集成化、网络化、 智能化及多媒体化五大趋势：