办公室事务处理项目四日常办公事务处理.ppt

任务描述 李娜担任总经理秘书一职，认真研究了总经理秘书的岗位职责，在印信使用与管理工作上，她特别加以重视，这既是领导的信任，也是自己工作能力提升的表现，因此她认真研究了印信使用与管理相关知识。 会说 会写 会做事 会做人 Company Logo 任务分析 会说 会写 会做事 会做人 　　　　 Company Logo 李娜应该完成两件任务： 2.印章和介绍信的使用 1. 印章、介绍信的保管 知识链接——印章 印章是印和章的合称，是指刻在固定材料上的代表机关、组织、个人权力的图章。印章具有标志、权威、法律和凭证作用。 秘书部门掌管的印章主要有三种：一种是单位公章（含钢印）；二是单位领导人的“公用”的私章；三是秘书部门的公章。 Company Logo Company Logo 印章的管理和使用 2007年长沙民政职业技术学院ISAS竞赛选题 会说 会写 会做事 会做人 名称 释义 适用范围 公章 是一个企业的正式印章，标明企业法定名称，是企业的标志和象征，具有法定的权威和效力 多用于正式文件和介绍信、证明信等 专用章 是指企业为开展某一类专门性业务而使用的印章，这类印章在印文中除刊有企业的法定名称外，还应刊有专门的用途，如“财务专用章”、“合同专用章”等 这类印章不代表整个企业，只代表企业下属某一专门部门的职权 法定代表人私章 又称为手章或领导人签名章。它是根据企业主要负责人用钢笔或毛笔亲自签名制成的印章，其基本作用是以盖章代替手写签名。它代表法人，象征职权，因此具有权威性 银行支票、财务预算或决算、签订合同或协议等，除盖公章和专用章外，还须盖法定代表人私章才能生效 套印章 是指按照正式印章的原样制版而成的印章 专门用于印制大批量文件，它与正式印章具有同等的法定效力。 钢印 不用印色，利用压力凹凸成形 一般用于证明性公文或证件 戳记 是为标志特定信息而使用的印章 如保密章、急件章、注销章等 缩印 是按照正常比例缩小用于印刷的专用公章。 只能用在小型票证上，如税务发票及其他专用票等。不能作为正式印章用于介绍信或出具证明等。 Company Logo 介绍信的管理和使用 介绍信发放登记表 会说 会写 会做事 会做人 编号 发放时间 用途 前往单位 有效期限 使用人 批准人 领取人 备注 Company Logo 会说 会写 会做事 会做人 Company Logo （1）印章的使用程序 （2）介绍信的使用程序 任务实施 Step1 了解印章、介绍信的使用程序 1）印章的刻制 2）印章的启用 3）印章的停用 1）书信式 2）印刷式 会说 会写 会做事 会做人 Company Logo 任务实施 Step1 了解印章、介绍信的使用程序 会说 会写 会做事 会做人 Company Logo 任务实施 Step1 了解印章、介绍信的使用程序 Company Logo 会说 会写 会做事 会做人 Company Logo 初萌接收到的邮件：1、2、4、6 初萌要寄发的邮件：3、5、7 任务实施 Step1 区别收发件 会说 会写 会做事 会做人 Company Logo 邮件接收与处理的基本程序： （1）分类 （2）拆封 （3）登记 （4）呈送 任务实施 Step2 邮件的接收与处理 初萌： 1）将私人邮件与公务邮件分开； 2）将重要或紧急邮件和普通邮件分开； 3）把优先考虑的邮件放在一起。 会说 会写 会做事 会做人 Company Logo 寄发邮件的基本程序： （1）签发 （2）查核 （3）封装和登记 （4）选择寄发方式 任务实施 Step3 邮件的寄发与处理 初萌： 1）给客户的复函原件，邮寄方式——快递、邮局挂号信 2）今天务必寄送给宏远公司王