清华大学管理秘书实务任务二：日程安排与电话管理教学教材.ppt

任务二：日程安排与电话管理; 秘书工作无小事，看似简单的日程安排与接打电话，也包含了秘书事务管理的重要技能，要认真学习、积累经验，才能成为一名优秀的秘书。 ;知识点一：上司的日程安排与管理;二、日程管理的经验与技巧 (1)避免太满 (2)避免急促 (3)防止冲突 (4)不能越权 (5)积累经验;××公司年度日程表;2、月内日程表 （1）参照年内日程安排和近期活动计划制订 （2）注明领导出差、开会、会见等重要活动 （3）时间安排要有充分余地，当月事项当月毕 （4）在上月末要开始考虑，并请示领导确定。 ;3.本周日程表 标注一周主要活动，是领导在本周内工作安排的基本依据 上周五应与领导沟通完成后，请领导审阅和确认。 ;4.当天日程表 （1）依据每周日程表安排制作 （2）把当天的工作标明轻重缓急的符号标识 （3）头一天应请领导确认 （4）可做成卡片大小，在备注栏注明所需电话、地址等信息，便于领导外出时随身携带，随时联系。 （5）领导晚上有应酬时，应进行标注，可将时间标注到晚上。 ;5.出差工作日程表 出差工作日程表依据上司出差的时间和工作安排确定 要灵活设计、便于携带。 设计备忘栏，注明酒店地址、联系人电话 考虑当地天气、时差、交通等要素;四、日程管理的常见工具 1、google日历 日程管理 明晰简便，可设置短信提醒。（详见资料链接） 2、天下桌面秀：支持二次定义提醒日期，免费软件。 3、网易桌面伴侣：小巧，精炼。除了简单的日程提醒功能之外，没有多余的功能。 4、总管家全能行政办公管理软件（OA系统）：最大的优点是日程安排可以关联他人，协同办公使工作更轻松。;1）应用场景：;总管家全能行政办公管理软件（OA系统）——【日程安排】截图： ;秘书在自己办公电脑前就能做好日程安排，直接关联给经理，不用再详列工作清单，并呈交给经理◆经理打开日程安排就能一目了然当日工作，并且能根据时间顺序和重要程度有效地处理事务，完成日程◆即使经理和秘书分隔两地，秘书也能有效地帮经理安排好电子日程 对此软件的介绍来自/ocsyal/2009/0804/9330.html;知识点二：电话管理; 2.在打电话过程中，常见的 不良表现有：;3、转达电话时，常见的不良表现有： ;二、接、打电话的程序： ;三、接、打电话的礼仪及技巧： 1、态度友好，面带微笑，对方可以感觉到。 2、保证声音的平稳、悦耳，使人乐于倾听和沟通。 3、电话机旁常备记事本和铅笔。 4、准确使用谦称、敬辞和礼貌用语。 5、使用称呼时清晰准确，不要随意使用简称。 6、根据对象，选择适当的语速和语调。 7、养成复述重点信息的习惯 8、高效简练，三分钟原则。 9、接、打电话也要注意身体姿态，找到适合自己的位置。 10、永远不要在公务电话中流露出私人情感。;四、转达电话的技巧 (一)态度热情、听清关键。 什么是关键信息： 　5W2H法是第二世界大战中美国陆军兵器修理部首创。简单、方便，易于理解、使用，有助于弥补考虑问题的疏漏。 ; (二)言辞谨慎、注意保密。 1、不能随便告知他人的信息： 2、职务、收入、年龄、婚姻状况 3、出差地点、事由（商业秘密） 4、家属信息、家庭住址等。 5、随身联系方式一般要认真判断对方身份，不要轻易告知。 （三）灵活应对、妥当处理。 ;实训提高： 形式： 案例分析、情境模拟、主题表达 ; 根据提示进行电话实务能力的自检并提出自我改进计划。