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行政管理制度 一、办公用品及财产管理制度 1、办公用品的采购、领用及管理 （1）办公用品管理办法：集团公司各部门所需的办公用品及办公设备，由集团公司办公室统一购置；各子公司需要的办公用品及办公设备，由子公司办公室统一购置，其他部门无权单独购置。 （2）各公司、各部门领用物品需到办公室填写“办公用品申请单”，详细注明申请人及申请内容，经部门负责人签字后到办公室领取。 （3）办公室必须严格遵守公司财务制度，合理开支，及时购置并责成专人负责办公用品的入库、记帐、保管、领用及登记（只计数量）工作，财务部门定期核对。 （4）对于公司新聘工作人员的办公用品，由部门出具办公用品领用单，详细标明物品的名称和所需数量，并由部门经理签字、办公室审批后方可为其配备。 （5）员工应节约使用，杜绝浪费。 （6）各种报刊、杂志由集团办公室统一征订。 2、低值易耗品、固定资产管理制度 （1）公司低值易耗品、固定资产统一由各公司办公室管理，对各公司、部门使用的财产进行造册登记，做到责任到人，专人负责，办公室备案。 （2）办公设施如办公桌、椅、文件柜等因责任人没有做到爱护，在使用过程中因管理失职造成损坏或丢失的，或没有及时维修造成无法使用的，则按其原价负责赔偿，所赔资金上交各公司财务部。 （3）公司人员如因离职、调动等而引起的财产变动，统一由办公室进行调整，并重新办理登记手续。 （4）各公司办公室会同财务部每年组织一次低值易耗品和固定资产盘点工作，对于短缺、丢失、损坏的资产要查出原因，由责任人赔偿；落实不到责任人的，由办公室承担赔偿责任。凡属赔偿的物品一律以人民币计价，办公室向财务部核实所购价格后填写“资产丢失、损坏赔偿单”,由资产盘点人员、办公室主任、赔偿人主管领导、赔偿人签字后，将赔偿款项交到本公司财务部。 二、印章管理制度 1、公司公章及合同用章，由办公室责成专人保管；财务专用章、名章由各公司会计、出纳分别保管。 2、管理人员应严格控制公司印章的使用范围，并应按照签发规定用印。 3、各部门因业务联系，出公函和介绍信等，须经办公室主任签字后方可盖印； 公司内部往来文件经办公室主任审核后加盖公章；对外往来函件经分管副总审核后加盖公章；集团及各子公司对外签订各种合同、协议，必须先由各级领导逐级审核后加盖公章。合同、协议签订后送交公司办公室存档一份。 4、盖章完毕后，需由承办人、负责人在登记簿上签字。 5、空白、空头介绍信、空白表格一律不得用印，特殊情况须总经理批准方可盖印。 6、用印要求与方法： （1）公司印章盖在文件正面； （2）盖印文件应盖骑缝印； （3）盖公司名章除特殊规定外，如另行规定或无固定要求，一般遵循以下要求盖印要求： A、公司名称章一般盖于公司名称、部门名称等右侧。 B、要求位置恰当，骑年盖月，印迹清晰，端端正正。 7、印章管理人员应对印章严密保存，无论何人用印，都应由管理人员亲手盖印。 8、管印人员若有事外出，由分管领导指定专人代管。必须携带印章外出时，要由总经理批准，带印章者要严格管理，防止丢失。 三、档案管理制度 （一）、档案管理的原则： 1、档案资料应合理分类，科学管理，妥善保存。 2、档案指定专人负责管理，注意防水、防虫、防潮、防盗，保证原始资料的完整性。 3、文书类档案交由办公室指定专人保管；员工人事档案由人事专管员保管；财务档案由财务部专人保管。 （二）、档案管理的要求： 1、建立档案登记簿，收文后，由档案员根据日期对文件进行统一编号、分类整理，同时编制档案分类表，存入档案，借阅档案时，需相关领导批准，并进行登记。档案文件资料排列要遵循以下原则： （1）根据文件的形成时间、内容、形式、重要程度、签发部门等进行分类存放、保管； （2）批复、批示在前，请示、报告在后； （3）正件在前，附件在后； （4）正本在前，定稿在后； （5）转发文件在前，被转发件在后。 2、各公司、各部门移交的档案资料，必须完整准确、字迹清晰。 3、合同存档应具备营业执照，法人身份证及其它有效证件的复印件。 4、任何人未经集团董事长批准不得随意销毁公司档案。 5、批准销毁的档案资料，管理人员要认真编制清单，逐级报批。 6、档案管理员应对公司一切档案保密。 （三）、归档范围： 1、本公司的历史、大事及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等载体记载的各种有价值的记录资料。 2、与公司生产经营、业务拓展活动相关的、具有参考、利用价值的文件资料。 3、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件资料。 4、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。 5、上级机关发来的与本公司有关的决定、指示、条例、计划等文件资料。 6、公司的规划、年度计划、统计资料、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案等具有参考价值的文件材料。 7、本公司员工履历表、身份证、学历证