第8课Excel数据管理和分析.pptVIP

第8课 Excel中的数据管理 Excel2003在排序、 查找、 替换以及汇总等数据管理方面具有强大的功能。Excel不仅能够通过记录单来增加、 删除和移动数据，而且能够对数据清单进行排序、筛选、汇总等操作。 主要内容 数据清单的概念 使用记录单创建与管理管理数据清单 简单与高级排序数据 自动与高级筛选数据 创建数据汇总 查找与替换数据 8.1 建立数据清单 数据清单是指包含一组相关数据的一系列工作表数据行。 建立数据清单的准则 数据清单的大小和位置 避免在一个工作表上建立多个数据清单。 工作表中的数据清单与其他数据间至少留出一个空白列或一个空白行。 避免在数据清单中放置空白行和列。 避免将关键数据放到数据清单的左右两侧。 列标志 在数据清单的第一行创建列标志。 列标志使用的字体、对齐方式、格式、 图案、边框或大小写样式应与数据清单中其他数据的格式相区别。 如果要将标志和数据分开，应使用单元边框在标志行下插入一行直线。 行和列的内容 在设计数据清单时，应使同一列的各行有近似的数据项。 在单元格的开始处不要插入多余的空格。 不要使用空白行将列标志和第一行数据分开。 8.2 使用记录单创建数据清单 输入数据：选定单元格区域，“数据” →“记录单” 与8.2 使用记录单管理数据清单 管理数据：选定单元格区域，“数据” →“记录单” →”条件” →“Enter” 使用记录单查找记录时，当查到若干个满足条件的记录时，在记录单中只显示多个记录中位于最前面的记录。 操作练习 在“员工薪资记录表”工作簿中通过记录单输入数据。 8.3 数据排序 数据排序是指按一定规则对数据进行整理、排列，这样可以为数据的进一步处理作好准备。 Excel 2003提供了多种方法对数据清单进行排序，即可以按升序、降序的方式，也可以由用户自定义排序的方法。 8.3.1 数据的简单排序 对Excel中的数据清单进行排序时，如果按照单列的内容进行简单排序，则可以直接使用工具栏中的“升序排序”按钮 或“降序排序”按钮 。 操作练习 在“员工薪资记录表”工作簿中，按“调整后总基本工资”从高到低排列数据记录。 技巧提示 若在“排序警告”对话框中，选中“以当前选定区域排序”单选按钮，则单击“排序”按钮后，Excel2003会将选定区域排序而其他位置的单元格保持不变。 8.3.2 数据的高级排序 数据的高级排序是指按照多个条件对数据清单进行排序，这是针对简单排序后仍然有相同数据的情况进行的一种排序方式。 选定数据单元格区域→ “数据” →“排序” 操作练习 在“员工薪资记录表”工作簿中 ，设置按“调整后总基本工资”从高到低排序，当该项相同时，则再按“员工编号”从低至高排列数据记录。 8.3.3 创建自定义序列 “选项” →“自定义序列” 8.4 数据筛选 筛选是一种用于查找数据清单中数据的快速方法。经过筛选后的数据清单只显示包含指定条件的数据行，以供用户浏览、分析之用。 8.4.1 自动筛选 “数据” →“筛选” →“自动筛选” →”自定义” 操作练习 在“员工薪资记录表”工作簿中，自动筛选“调整后基本总工资”大于3500的数据。 在“员工薪资记录表”工作簿中，自动筛选“调整后基本总工资”最高的七条记录。 技巧提示 若要再次显示被筛选掉的记录，在菜单栏中选择“数据” →“筛选” →”全部显示”命令 在自动筛选数据时，在字段名成下拉列表框中选择“全部”命令，可以显示数据清单中的所有记录。 8.4.2 高级筛选 使用高级筛选功能，必须先建立一个条件区域指定筛选的数据所需满足的条件。条件域的第一行是所有做为筛选条件的字段名，这些字段名与数据清单中的字段名必须完全相同。条件区域的其他行则输入筛选条件。 注意：条件区域和数据清单不能连接，必须用一空行将其隔开。 操作练习 在“员工薪资记录表”工作簿中，筛选出 “调整后基本总工资”大于3000 并且“调整后的工龄工资”大于800的 “市场部”员工 薪资记录。 * * 1、因为数据清单的某些处理功能（如筛选等），一次只能在同一个工作表的一个数据清单中使用； 2、在执行排序、选择或插入自动汇总等操作时，有利于Excel2003检测和选定数据清单； 4、因为这些数据在筛选数据清单时可能会被隐藏。 1、Excel2003使用这些标志创建报告并查找和组织数据。 5、多余的空格会影响排序和查找。