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计算机管理信息系统设计 第一章 绪言 一、背景介绍 管理信息系统是对一个组织（单位、企业或部门）进行全面管理的人和计算机相结合的系统，它综合的运用计算机技术、信息技术、管理技术和决策技术，与现代化的管理思想、方法、手段结合起来，辅助管理人员进行管理和决策。现在的信息系统不仅广泛地应用了信息技术，还深入地融入了现代管理思想、数学分析方法和系统方法。信息系统的内容与作用在深度与广度上都有了很大的拓展，它包括常规的数据处理、综合信息分析与决策支持等多层次的内容，它不仅对管理还对组织的各方面产生影响，并且承担组织结构与组织运作方面的设计任务。 订单管理信息系统是管理信息系统的一个分支，企业订单管理信息系统以企业订单的控制职能为核心，提供了客户管理、商品管理、订单管理、等较为丰富而且实用的管理功能，具有以下优点： 具有高度的信息综合利用效能，可以对企业的经营管理活动进行有效的管理和控制，进而达到对企业的经营活动过程的全程监控和控制的目的。 彻底改变了企业信息重复、混乱、无法共享的现状，使产品、客户、物料、决策等各个部门可以资源共享、信息共享，从而实现业务、决策一体化。 本系统是根据现代企业急于需要对销售系统的完善化而制作的，集订货和销售为一体，在生成订单的过程中还可以直接调用客户和商品的信息，不容易发生错误且方便使用，系统模块较小，适用于小型企业的管理，操作起来比较简便，对使用人员的要求并不高。 二、需求分析 订单管理信息系统设计是以用户对该系统的需求为基础的，要想把该系统编制的完整，必须首先理解用户的需求，并对该需求有详细、深入的了解，在此基础上才可以进行系统设计、程序编码等工作。 在订单管理信息系统中，最主要的是客户对商品的需求进而形成订单。商品是由客户选定，不同的客户选择不同的商品，相同的客户也可以有多种不同的选择，从而生成多份订单，所以企业在生成订单时应该充分考虑不同的情况，因为客户的需求不是一成不变的，这使得传统的手记订单形式不仅浪费人力、物力，而且经常出现差错。 随着计算机的普及和管理信息系统概念在企业中的深入，企业对于销售效率越发重视，企业信息化管理的不成功必然导致企业在传统管理中的失败。一个快捷方便的订单管理系统不仅能使企业在销售产品中提高订单的获取速度，同样有利于管理信息系统在企业中的深入和发展。 针对传统的订单管理信息系统进行了分析，并找出其中存在的问题，然后结合传统订单流程推出了利用计算机进行订单管理的新流程，即可以满足现在工作人员的习惯，也可以使订单管理更加方便、快捷。 （一）传统的订单流程 我在对订单管理信息系统设计之前，调查了一部分企业的订单流程过程，总结出来了这些企业还在实行的传统订单流程过程，如图1-1所示，由此图我们可以看出： 客户在要求购买商品的时候必须先要提出口头、书面、电子表格等形式的购买申请，只有该申请通过后，企业才能录入订单信息进而生成规范格式的订单。 企业生成订单后，首先必须核查订单的有效性，以免发生不必要的错误，如果检查出错误，必须根据订单的修改需求对订单信息进行修改，这个过程可能使原有的订单作废，因为原则上的订单是不允许有涂改的，所以必须再重新填入另一份新的订单。 如果订单的检查通过之后，就可以通知客户并洽谈交货日期和付款日期，如果双方的洽谈没有成功，那么该订单就会被冻结，成为无效的订单；如果洽谈成功的话，那么该企业的交易才算真正的成功。 客 户 客 户 录入订单信息 口头/书面/电子格式 购买申请 订 单 订单的有效性检查 检查通过？ 交货日期确认 确认订单 订单冻结 修改订 单信息 订单修改需求 未通过 通过 未通过 通过 图1-1 传统订单流程图 图1-1 传统订单流程图 （二）传统的订单流程中存在的问题 根据以上对传统的订单流程的分析，我们可以看出，订单流程中存在着许多显著的问题： 客户在提出订单前必须要提出一个购买申请，企业要根据这个购买申请来查看企业是否能够满足该申请的条件，例如库存数量是否可以满足订单要求等，这个过程必须要有人工完成，不仅时间延迟较长，而且浪费了人力、物力、财力，对于现代企业来说，效率直接影响着企业的效益，在以效率为竞争关键的现代企业中，这种作业方式势必给企业带来管理上的不便。 传统的订单生成后，企业必须要对该订单进行进一步的核实，这一个过程必须有专门的人员来完成，这不仅对现代企业人员削减、效率提高带来不便，而且容易出现错误，如果订单信息错误未被核实出，那么必将带来不必要的麻烦，使企业蒙受损失；即使错误被核实出来，还要根据订单修改需求重新填一份订单，原有的订单因为不能涂改而作废，这就给订单管理工作添加了许多麻烦，不仅造成时间的浪费，还使得企业不能及时安排生产，不能准时的完成订单，给企业形象造成影响。 企业的交货时间和客户