邮件沟通技巧.doc

其他注意事项 定时自动收取邮件 ? 邮箱 ? 修改邮箱账户属性 ? 接收邮件 ? 每隔___分钟自动收 取新邮件 保持邮箱容量 ? 邮箱 ? 修改邮箱账户属性 ? 接收邮件 ? 在邮件服务器上保留 备份（不选中） 自动保存邮件 ? 工具 ? 系统设置 ? 撰写 ? 撰写邮件时自动保存 邮件（选中），间隔 为____分钟 如果邮件较多， 建议隔2分钟， 如果邮件不多， 10分钟即可 邮箱空间为20M， 避免空间满了 邮件被拒收 重要邮件要用 WORD先写好， 避免死机断电 丢失 其他注意事项 邮件收条 ? 设置方法：工具——系统设置——收条——请求阅读收条——对所有 发送的邮件请求收条（选中） ? 设置理由：很重要的邮件，需要知道对方是否读过 阅读回执 ? 设置方法：工具——系统设置——收条——返回阅读收条——对每个 发送的邮件请求都通知我（选中） ? 设置理由：对方希望知道你是否读过，你希望让对方知道你已收取 签名 ? 设置方法：工具——签名管理——新建 ? 设置理由：方便收件人迅速联系上你，知道你是谁 ? 注意事项： ? 1、回复邮件时请取消签名，只留姓名即可； ? 2、不建议使用电子签名，否则每次都显示邮件有附件； ? 3、涉及对外的需保密内容的邮件，可使用保密或免责声明，其他情 况请不要使用，以免占邮件篇幅 其他注意事项 一MAIL一主题 ? 每一封邮件都应该有一个明确独立的主题，能够让 别人抓住重点，采取应采取的行动 ? 邮件的标题应与主题相符，不能用回复不相关邮件 自动生成的标题，不得空标题 ? 写明希望收件人采取哪些行动，如：董丹，请在本 周五dayend前，提交远程中心知识库文档包，涉 及多人及多事，需要逐一列明 ? 含糊不清的内容会浪费双方宝贵时间 ? 电子邮件为正式的沟通工具，对寄件人提到的要求 或问题，应尽快给予必要的回应 ? 如遇不能立刻解决的问题，可先回复对方已接收， 待处理完后及时反馈结果 ? 希望沟通的内容与个人情绪相关时，最好当面或者 电话沟通，避免无声音、肢体语言及面部表情导致 意思不能准确表达，产生距离和误会，达不到沟通 的效果 你想要TA做什么 立刻采取行动 当说不发 其他注意事项 跟进到底 ? 需要经手的邮件，务 必按接收——处理— —跟进——闭环进行 才可关闭 干净整洁 ? 不要使用信纸：除了 增加邮件容量，还导 致转发时不能编辑邮 件内容 关于FYI. ? 不要什么都不写的原 文转发，需批示、需 解答、需协调，请说 明 ? 对邮件任务进行记录 和排除解决序列，确 保不遗漏不出错 ? 不要使用动漫图像， 邮件不是论坛，不需 要个性化图标 ? 慎用FYI，FYI的语 势是平等的或者从上 到下的