档案文件编码规则(试行) 2015.4.22 -1.docVIP

秦皇岛天业通联重工股份有限公司 档案文件编码规则(试行) 文件编号 TL/G2-JT.ZH-11.02 受控状态 受控 版号 A3 执行部门 各部门 监督部门 综合管理部 生效日期 2015.04.20 1、目的 1.1将公司档案作为一个整体，具有统一性。 1.2对原体系文件编码进行补充，避免无编码或重码现象，便于档案的管理、查询与利用。 2、原则： 2.1原文件已经有体系文件编码的，按原编码存档；原文件无编号的，可按原体系文件编号补充的，按体系文件补充；无法按体系文件补充编号的，按本规则补充档案编码后进行存档。 2.2生产技术类档案按产品优先原则分类；职能部室档案中无法按产品分类的，可按综合类档案进行存档。 3、档案收录 3.1在每盒档案的封面和脊背上，均需填写档案盒号；每盒档案首页，均应设有目录。档案盒号由年份编号、具体业务/职能号、档案盒序号组成。 3.2档案文件的目录需设置业务大类、产品/职能项目、具体业务、具体年份、文件编号、保管期限、(档案文件所存放的)档案盒号等项目。 4、档案文件编号项目 档案的档案号由业务大类号、产品/职能项目号、具体业务号、保管期限、年份编号、文件序号组成。 4.1业务大类号：集团档案部门给各立档单位编制的代号。 4.2年份编号：归档文件的形成年度。采用公元纪年，以四位阿拉伯数字表示，如“2010”。　　 4.3保管期限：保管期限分为“永久、*