商会成立仪式的筹备.docVIP

商会成立仪式的筹备 一、会议筹划及准备 1. 拟定会议计划：①拟定会议主题、名称、地点、规 模等，确定特邀嘉宾和赞助商；②确定会议日期、日程及议程及预备会议内容；③排出会议作息时间及注意事项；④做出会议经费预算和筹资方案；⑤成立会务组，明确会务分工。 2. 发出会议通知：①第一轮通知（告知会议具体时间、地点、参会人员名单等）；②正式通知及回执（包括会址、交通、报道和接站时间、回执时间、住宿要求、返程票预订、是否大会发言、会议壁报准备等等）。 3. 准备会议材料：①会议审稿，确定大会发言名单；②确定开幕式议程、开幕词或致词稿代拟稿；③编印会议指南（包括会议日程、代表须知等）；④准备会议纪要和通讯录。 4. 准备会议标识：①参会证；②会场背景幕布、会标（宾馆门口）、指引标志（会议和就餐）、海报、会议日程（报到处）等；③会议展览布置（宣传标语等）；④壁报。 5. 安排会议生活：①预定交通工具；②预订宾馆，安排住宿、餐饮、会场；③联系安排参观、访问、旅游活动； ④确定财务、接待、保卫人员；⑤安排茶歇和娱乐活动。 6. 选定布置会场：①排定会议座次；②布置环境；③检查并配置电化设备；④展台安排。 （二）会议接待 1. 会议报到：①接站；②填写报到单；③分发会议材料，安排住宿；④收取参会人员费用；⑤通知有关事项。 2. 会场组织：①检查会议设备；②接待嘉宾；③保证会议主持人、发言人到位；④调动与会者提问和讨论；⑤会议记录。 3. 会议生活服务：①及时定购邀请参会领导回程票；②印刷并分发会议参会人员通讯录；③检查住房设施；④征求膳食意见；⑤保证参观、访问及娱乐活动顺利进行。 （三）会后安排 1. 整理会议文件：①整理会议记录；②形成会议决定（简报、纪要）；③写总结向上级汇报情况或发布；④将会议材料分类、立卷、归档。 2. 送别会议人员：①分发邀请领导回程票；②结清会议费用；③根据返程时间安排车辆；④发放会议资料、照片和通讯录。 3. 会后工作：①结算会议开支费用；②归还会议所借物品。 六、其它 （一）各有关人员必须按照此工作方案认真履行好职 责，确保会议顺利召开。 （二）各有关人员应对分工有超前意识提前准备，对可能出现的情况有补救措施。 （三）各工作组提前召集本组成员开好预备会，做好进一步分工。 （四）未尽事宜另行通知。